09:42 AM 08/02/2021  |   Lượt xem: 527  | 

Bài viết này giới thiệu đến độc giả một cách nhìn nhận khách quan về vấn đề xác định những hoạt động nghiệp vụ và liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ cần thực hiện xã hội hóa.

    Xã hội hóa là một trong những chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước đặt ra từ cuối thế kỷ XX và ngày càng được đẩy mạnh đối với các ngành, các lĩnh vực chịu sự quản lý của nhà nước. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, xã hội hóa hoạt động lưu trữ nhận được hai luồng ý kiến khác nhau. Một số ý kiến cho rằng, lưu trữ mang tính cơ mật, vì vậy cần lựa chọn những hoạt động mang tính dịch vụ để thực hiện xã hội hóa, không nên thực hiện xã hội hóa liên quan đến các hoạt động có tiếp cận trực tiếp với thông tin tài liệu lưu trữ. Trong khi đó, một số ý kiến khác cho rằng, xây dựng chính phủ trong thời đại mới là hướng tới dịch vụ hóa mọi hoạt động của cơ quan nhà nước. Chính vì vậy, xã hội hóa cần được đẩy mạnh trong các ngành, các lĩnh vực và các khâu nghiệp vụ chuyên môn cụ thể của từng ngành, từng lĩnh vực, kể cả lĩnh vực lưu trữ. Nền hành chính dịch vụ sẽ hướng tới sự phát triển chất lượng hoạt động của các cơ quan nhà nước, đặc biệt là các hoạt động cần sự hợp tác giữa các cơ quan nhà nước, giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp và công dân.

    Bài viết này giới thiệu đến độc giả một cách nhìn nhận khách quan về vấn đề xác định những hoạt động nghiệp vụ và liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ cần thực hiện xã hội hóa thông qua một khảo sát được tiến hành đối với cơ quan nhà nước và cơ sở đào tạo công lập về văn thư, lưu trữ.

    Nhóm nghiên cứu đã lập câu hỏi về sự “cần” hoặc “không cần” xã hội hóa đối với từng khâu nghiệp vụ và hoạt động lưu trữ. Các hoạt động nghiệp vụ và liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ được đưa ra gồm: thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào lưu trữ; sưu tầm tài liệu quý hiếm vào lưu trữ; bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu lưu trữ; thực hiện báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; cung cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ; phổ biến chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng và chuyển giao khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ.

    Nhóm nghiên cứu đã thực hiện khảo sát trong các cơ quan nhà nước từ trung ương (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ cơ quan bộ, ngành cơ quan trung ương) đến địa phương (Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư và Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh). Đối tượng tham gia khảo sát gồm lãnh đạo cơ quan; lãnh đạo đơn vị; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin và công chức; giảng viên chuyên môn văn thư, lưu trữ tại các cơ sở đào tạo.

    Kết quả khảo sát từ 90 phiếu hoàn thiện tử cơ quan nhà nước và 10 phiếu hoàn thiện từ cơ sở đào tạo công lập, sắp xếp theo tỷ lệ lựa chọn từ cao đến thấp, cụ thể như sau:

Bảng 4. Ý kiến của CQNN về hoạt động lưu trữ cần thực hiện xã hội hóa

TT

Hoạt động lưu trữ

Câu trả lời “cần”

1

Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng và chuyển giao khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ

96%

2

Số hóa tài liệu lưu trữ

91%

3

Sưu tầm tài liệu quý hiếm vào lưu trữ

88%

4

Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ

86%

5

Cung cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

83%

6

Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

80%

7

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

78%

8

Bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ

77%

9

Phổ biến chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ

71%

10

Thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào lưu trữ

68%

11

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

58%

12

Thực hiện báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ

50%

13

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan

49%

    Kết quả khảo sát chỉ ra rằng, công chức, viên chức đang làm việc trong các cơ quan nhà nước cơ bản mong muốn hầu hết các hoạt động lưu trữ đều được xã hội hóa. Trong đó, 96% công chức, viên chức tham gia khảo sát cho rằng cần thực hiện xã hội hóa hoạt động “Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng và chuyển giao khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ” và 91% câu trả lời cần xã hội hóa hoạt động “Số hóa tài liệu lưu trữ”. Điều đó chứng tỏ, hiện nay việc các cơ quan nhà nước gặp khó khăn trong việc tự triển khai tổ chức hai hoạt động này, việc huy động lực lượng ngoài nhà nước tham gia hoạt động này là cần thiết.

    Nhiều hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ cơ bản cũng nhận được ý kiến đồng thuận của trên 80% công chức, viên chức tham gia khảo sát trong việc cần thực hiện xã hội hóa. Cụ thể gồm: sưu tầm tài liệu quý hiếm vào lưu trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ; cung cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó, trên 70% công chức, viên chức tham gia khảo sát cho rằng, một số nghiệp vụ lưu trữ đang được các cơ quan, đơn vị lưu trữ thực hiện thường xuyên cũng cần được xã hội hóa, chẳng hạn như: tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ; phổ biến chính sách, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.

    Trong đó, ba nghiệp vụ lưu trữ chưa nhận được sự đồng thuận của công chức, viên chức tham gia khảo sát trong việc cần hoặc không cần xã hội hóa, cụ thể gồm: tiêu hủy tài liệu hết giá trị; thống kê tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan. Trên 50% ý kiến nghiêng về hướng xã hội hóa các nghiệp vụ này cho rằng, các nguồn lực ngoài xã hội có tính chuyên nghiệp hóa cao, thực hiện mọi khâu nhanh gọn và khoa học. Chẳng hạn, khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị, việc tìm địa điểm tiêu hủy, làm việc với các cơ sở sản xuất, tái chế giấy cũng tốn nhiều thời gian, công sức của các cơ quan nhà nước. Nếu xã hội hóa, các doanh nghiệp thực hiện các khâu này lại không quá phức tạp. Ví dụ khác nữa là, việc lập báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ, hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng các thiết bị, phần mềm hiện đại sẽ giúp các kho lưu trữ thống kê một cách chính xác, khoa học những khối tài liệu đang được bảo quản. Xã hội hóa là cơ hội để các cơ quan, đơn vị lưu trữ tiếp cận với thiết bị, phương pháp làm việc mới. Tương tự, theo quy định hiện hành về định mức lao động cho các khâu nghiệp vụ lưu trữ, xác định giá trị là khâu nghiệp vụ phức tạp, yêu cầu nhân lực thực hiện là Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc Lưu trữ viên bậc 7/9. Hiện tại, nhiều cơ quan, đơn vị không có nhân lực đáp ứng yêu cầu để thực hiện nghiệp vụ này. Vì vậy, xã hội hóa sẽ giúp các cơ quan, đơn vị tận dụng được nguồn lực xã hội là cần thiết để tạo cơ chế thuê mướn chuyên gia thuận lợi. Tuy nhiên, số ý kiến khác lại cho rằng, cả ba nghiệp vụ này là công việc hàng ngày, là trách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ, không quá tốn kém về mặt nhân lực và kinh phí… nên không nhất thiết phải xã hội hóa.

    Tóm lại, xã hội hóa là một phạm trù tương đối phức tạp đối với một ngành, một lĩnh vực cụ thể, đặc biệt là việc quyết định thủ tục nào, khâu nào, bước nào của quy trình nghiệp vụ đang được nhà nước thực hiện ra xã hội thực hiện và nhà nước đóng vai trò kiểm soát. Chính vì vậy, việc ra quyết định cần căn cứ trên cả quan điểm của cơ quan nhà nước và xã hội (cá nhân, tổ chức tham gia thực hiện xã hội hóa). Bài viết tiếp theo chúng tôi sẽ giới thiệu nội dung xác định hoạt động lưu trữ cần thực hiện xã hội hóa dưới góc nhìn, quan điểm của xã hội.

(Còn tiếp)

Chú thích:

1. Trích kết quả nghiên cứu đề tài cấp bộ “Cơ sở xã hội hóa hoạt động lưu trữ”, Bộ Nội vụ, 2020.

2. Thông tư 03/2010/TT-BNV Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy

Hà Chi