03:51 PM 21/01/2021  |   Lượt xem: 791  | 

Sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ năm 2011 là nhiệm vụ trọng tâm của ngành Lưu trữ trong bối cảnh hiện nay. Mục tiêu sửa luật là đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử 2.0 cần được xác định ngay từ đầu để cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền và Ban xây dựng xác định những nội dung phù hợp nhất.

Chính phủ điện tử 2.0 (viết tắt là Gov 2.0) là một mô hình mới của Chính phủ, đã và đang được thực hiện tại các nước phát triển và là mục tiêu hướng đến của nhiều nước đang phát triển. Từ khía cạnh quản lý, Willson và các cộng sự [1] cho rằng “Gov 2.0 là việc sử dụng công nghệ thông tin để xã hội hóa, thương mại hóa các dịch vụ, thủ tục và dữ liệu của Chính phủ nhằm xây dựng Chính phủ mở và minh bạch”. Các chuyên gia công nghệ thông tin lại cho rằng, Gov 2.0 chính là việc các Chính phủ sử dụng công nghệ Web 2.0 trong quá trình hoạt động. Web 2.0 là sự tiến hóa của các trang web nhằm cung cấp các kết nối, sự hợp tác, sự tương tác và chia sẻ nội dung thông tin giữa các trang web, bao gồm cả các phương tiện truyền thông xã hội, người dùng tạo ra nội dung thông tin và tích hợp thông tin. Trong khi đó, từ khía cạnh nghiên cứu về mối quan hệ giữa Chính phủ và công dân, các học giả định nghĩa Gov 2.0 “là kết quả của việc Chính phủ sử dụng khoa học công nghệ để đặt công dân vào trung tâm của mọi hoạt động, phá bỏ các rào cản để thúc đẩy sự cởi mở, minh bạch của Chính phủ, sự tham gia của công dân vào các hoạt động của Chính phủ” [2].

 

 

Một số nhà nghiên cứu nhấn mạnh sự so sánh giữa Chính phủ điện tử (e-Gov) và Chính phủ điện tử 2.0 (Gov 2.0). E-Gov đề cập đến việc Chính phủ sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ví dụ như Internet) để thúc đẩy hoạt động cung cấp thông tin và dịch vụ công đến công dân [3, 4]. Mục đích của e-Gov là cung cấp thông tin và dịch vụ của Chính phủ, khuyến khích sự tham gia của công dân vào các hoạt động của Chính phủ và nâng cao sự giao tiếp giữa Chính phủ và công dân [5]. Các mục đích này trở nên dễ thực hiện hơn từ khi Gov 2.0 ra đời với sự tiện lợi của Web 2.0 và các phương tiện truyền thông xã hội. Trong khi e-Gov tập trung vào việc sử dụng các ứng dụng web-based Internet (Web 1.0) để cung cấp thông tin và dịch vụ [6, 7], Gov 2.0 tập trung vào việc sử dụng các công nghệ mới (như công nghệ di động, Web 2.0 và các phương tiện truyền thông xã hội) để tạo nên cộng đồng trực tuyến, các mạng lưới xã hội và sự tích hợp, chia sẻ thông tin [7, 8].

Như vậy, xét về khía cạnh quản lý thông tin tài liệu lưu trữ, việc xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử 2.0 đặt ra yêu cầu sau:

1. Minh bạch thông tin

- Để bảo đảm tính minh bạch, mọi thông tin về hoạt động của Chính phủ và hệ thống cơ quan nhà nước phải luôn luôn ở trạng thái sẵn sàng cung cấp cho công dân khi có nhu cầu kể từ thời điểm hình thành tài liệu. Như vậy, quan niệm về lưu trữ tài liệu và quản lý tài liệu lưu trữ phải bắt đầu từ thời điểm tài liệu được tạo lập và phát hành. Với quy định hiện hành tại Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ (Khoản 3 Điều 2), được tính từ thời điểm sau khi công việc kết thúc, cần được xem xét lại. Bởi lẽ, đã là bằng chứng thì hình thành khách quan, minh bạch, không phụ thuộc vào sự lựa chọn của quan điểm, cá nhân, tổ chức nào khác.

 

 

- Lưu trữ là hệ thống độc lập: Để bảo đảm tính khách quan của bằng chứng đối với quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước thì Hệ thống Lưu trữ cần được thiết kế độc lập, được quản lý độc lập. Điều này sẽ khả thi đối với Hệ thống Lưu trữ điện tử. Chẳng hạn như, thiết kế Hệ thống Lưu trữ dùng chung trong phạm vi một cơ quan, ngành, lĩnh vực, địa phương hoặc toàn quốc. Hệ thống này sẽ kết nối liên thông với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trích xuất toàn bộ tài liệu để lưu trữ độc lập ngay tại thời điểm tài liệu được tạo lập và ban hành. Đồng thời, Hệ thống Lưu trữ dùng chung có trách nhiệm bảo đảm tính chân thực và toàn vẹn của tài liệu trong suốt vòng đời của nó. Đây chính là chính sách lưu trữ tập trung. Để thực hiện chính sách này, cần nghiên cứu điều chỉnh những quy định liên quan đến Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ.

2. Tăng cường sự tham gia đóng góp của xã hội vào hoạt động của Chính phủ

Chính phủ điện tử là hình thức Chính phủ mở nhằm huy động sức mạnh của toàn xã hội nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Chính phủ nói riêng, hệ thống chính quyền địa phương và cơ quan nhà nước nói chung đối với mọi lĩnh vực do nhà nước quản lý. Để thực hiện mục tiêu này, xã hội hóa đã và đang là chủ trương lớn của Đảng và Nhà nước.

Kết quả nghiên cứu đề tài “Cơ sở khoa học xã hội hóa hoạt động lưu trữ” của Bộ Nội vụ năm 2020 đã chỉ ra rằng, xã hội hóa hoạt động lưu trữ là mong muốn, là nhu cầu cấp thiết của cả khối cơ quan nhà nước và doanh nghiệp. Pháp lý hóa những vấn đề về xã hội hóa hoạt động lưu trữ là một trong những giải pháp trọng yếu quyết định hiệu quả và chất lượng của hoạt động dịch vụ lưu trữ trong bối cảnh hiện nay. Kết quả nghiên cứu đề tài chính là cơ sở khoa học quan trọng để bổ sung chính sách xã hội hóa trong dự án Luật sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011. Những quy định cụ thể của chính sách này cần tập trung vào những vấn đề sau đây:

- Khái niệm, mục đích, yêu cầu của xã hội hóa hoạt động lưu trữ;

- Những hoạt động lưu trữ thực hiện xã hội hóa (Danh mục dịch vụ sự nghiệp công lĩnh vực lưu trữ) và những hoạt động lưu trữ không thực hiện xã hội hóa;

- Điều kiện đối với tổ chức, cá nhân thực hiện xã hội hóa hoạt động lưu trữ;

- Định mức kinh tế kỹ thuật đối với các dịch vụ sự nghiệp công lĩnh vực lưu trữ;

- Lưu trữ tư và Lưu trữ tư nhân.

Chính sách xã hội hóa đưa vào Luật sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 đặc biệt phù hợp với vấn đề quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiện nay, trong bối cảnh nguồn lực về công nghệ thông tin của hệ thống cơ quan nhà nước còn hạn chế. Trong thực tế, việc hợp tác, đặt hàng dịch vụ lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước đã và đang diễn ra mặc dù chưa có quy định pháp lý cụ thể. Ví dụ điển hình là hầu hết Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan nhà nước đang do các doanh nghiệp triển khai và tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước đang được lưu trữ trong IDC của các doanh nghiệp.

Trước thực tế trên nhiều người cho rằng, Luật sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 cần quy định cho phép doanh nghiệp lưu trữ tài liệu của cơ quan nhà nước. Theo chúng tôi, vấn đề quan trọng hơn là những quy định về tiêu chuẩn của Kho Lưu trữ số và trách nhiệm cụ thể của các bên tham gia vào quá trình xây dựng và vận hành Hệ thống lưu trữ số tại Việt Nam.

Bên cạnh đó, có thể thấy một trong những mảng trống trong hệ thống pháp luật lưu trữ hiện hành là sự thiếu những quy định về trách nhiệm lưu trữ tài liệu hình thành trong các tổ chức, cá nhân ngoài Nhà nước. Điều này vô tình dẫn đến việc sẽ thiếu hụt nguồn cứ liệu quan trọng cho thế hệ sau nghiên cứu toàn diện về lịch sử dân tộc. Ví dụ: một khu thương mại lớn, một cây cầu lớn… tại các tỉnh, thành phố… được xây dựng bằng nguồn vốn tư nhân thì tổ chức, cá nhân đó có trách nhiệm lưu trữ tài liệu về công trình đó cho mai sau hay không? Lưu ở đâu? Lưu trong bao lâu? Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng?... Liên quan đến vấn đề này, mặc dù Khoản 2 Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định về việc ký gửi tài liệu, nhưng không mang tính bắt buộc thực hiện.

3. Tối đa hóa việc cung cấp, chia sẻ thông tin của cơ quan nhà nước

Mục tiêu của Chính phủ điện tử 2.0 là thúc đẩy chia sẻ thông tin trong hệ thống cơ quan nhà nước và cung cấp thông tin cho người dân, doanh nghiệp 24/7, trong đó có thông tin lưu trữ. Điều này đặt ra yêu cầu các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan cần phục vụ người dân 24/7, cần xây dựng Luật sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 theo hướng Lưu trữ phục vụ, Lưu trữ dịch vụ. Những quy định pháp lý là cơ sở quan trọng của việc thực hiện quyền được thông tin của người dân trong bối cảnh Chính phủ điện tử 2.0, tức là phục vụ 24/7 và được khai thác, sử dụng tài liệu của các cơ quan nhà nước từ thời điểm hình thành tài liệu. Điều này sẽ khó thực hiện đối với Hệ thống lưu trữ truyền thống, nhưng không khó thực hiện đối với Hệ thống lưu trữ điện tử/lưu trữ số.

Để thực hiện được mục tiêu nêu trên, trước tiên, quy định về thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tại Điều 30, 31 Luật Lưu trữ năm 2011 cần được làm rõ hoặc sửa đổi, cụ thể như sau:

- Tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi: cần quy định cụ thể hơn các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu và trách nhiệm của các Lưu trữ lịch sử, Lưu trữ cơ quan trong việc triển khai quy định này trong bối cảnh Chính phủ điện tử.

- Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng: điều này tương đối phù hợp với tài liệu lưu trữ giấy (vì chỉ có 01 hồ sơ gốc), tuy nhiên, chưa thực sự phù hợp với tài liệu lưu trữ số

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình: điều này tương đối phù hợp với tài liệu lưu trữ giấy (vì chỉ có 01 hồ sơ gốc), tuy nhiên, chưa thực sự phù hợp với tài liệu lưu trữ số.

Tóm lại, sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ năm 2011 là nhiệm vụ trọng tâm của ngành Lưu trữ trong bối cảnh hiện nay. Mục tiêu sửa luật là đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử 2.0 cần được xác định ngay từ đầu để cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền và Ban xây dựng xác định những nội dung phù hợp nhất. Ngoài những phân tích nêu trên, chúng tôi đề xuất dự án sửa đổi Luật cần có những quy định cụ thể về lưu trữ số như: các trường hợp tài liệu lưu trữ số thay thế hoàn toàn tài liệu lưu trữ giấy; hệ thống lưu trữ số, kho lưu trữ số đạt chuẩn; thẩm quyền xác thực tài liệu số theo thời gian; chứng thực số; trách nhiệm và giải pháp bảo quản lâu dài tài liệu số; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia xây dựng và triển khai thực hiện lưu trữ số trong và ngoài nhà nước.

------------------------

Chú thích:

1. Willson, J., et al., Government 2.0 Issues Paper. 2011, Department of Premier and Cabinet: Tasmania. p. 37.

2. Veljković, N., S. Bogdanović-Dinić, and L. Stoimenov, 'Building E-Government 2.0 - A Step Forward in Bringing Government Closer to Citizens'. Journal of e-Government Studies and Best Practices, 2012(2012): p. pp. 18.

3. Layne, K. and J. Lee, 'Developing fully functional E-government: A four stage model'. Government Information Quarterly, 2001. vol. 18(no. 2): p. pp. 122-136.

4. Heeks, R., eGovernment for Development: Success and Failure in eGovernment Projects. 2008, University of Manchester.

5. Streib, G. and I. Navarro, 'Citizen Demand for Interactive E-Government: The Case of Georgia Consumer Services'. The American Review of Public Administration 2006. vol. 36(no. 3): p. pp. 288-300.

6. Dawes, S.S., 'Governance in the digital age: A research and action framework for an uncertain future'. Government Information Quarterly, 2009. vol. 26: p. pp. 257–264.

7. Chun, S.A., et al., 'Government 2.0: Making Connections between Citizens, Data and Government'. Information Polity, 2010. vol. 15(no. 1-2): p. pp. 1-9.

8. Citron, D.K., 'Fulfilling Government 2.0's Promise with Robust Provacy Pritections'. The George Washington Law Review, 2010. vol. 78(no. 1): p. pp. 1-24.

TS. Nguyễn Thị Chinh (Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử)