10:31 AM 04/02/2020  |   Lượt xem: 1458  | 

Việc triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử liên quan đến sự thay đổi đáng kể đối với tổ chức. Từ một nền hành chính, văn thư, lưu trữ với hệ thống mục lục tra tìm tài liệu giấy, được lưu trữ trong tủ hồ sơ và phòng lưu trữ được thay thế bằng Hệ thống điện tử.

   

 

Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh tại Hội nghị Tập huấn thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ do Sở Nội vụ - Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Bình tổ chức ngày 23-24/5/2019.

 

       Chuyển đổi số là một chủ đề hiện đang rất được quan tâm tại các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử. Chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, điều hành công việc là chìa khóa bảo đảm sự thành công trong khu vực hành chính công trong quá trình quản lý điều hành của các cơ quan, tổ chức. Công cụ chính, hỗ trợ đắc lực cho việc thực hiện chuyển đổi số thành công trong lĩnh vực này chính là Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

       Triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là bắt đầu một nền văn hóa làm việc mới, đòi hỏi người lãnh đạo cần có một số kỹ năng cơ bản để nắm bắt tình tình của cơ quan, tổ chức và xử lý những tình huống phát sinh. Theo cách thức truyền thống, sử dụng tài liệu giấy xử lý công việc là thói quen của các cá nhân trong tổ chức. Chính vì vậy, việc bắt buộc phải sử dụng tài liệu điện tử thay thế tài liệu giấy đã và đang là một thách thức với nhiều cơ quan, tổ chức tại Việt Nam.

       Bài viết sẽ trao đổi một số vấn đề liên quan đến sự thay đổi của cơ quan, tổ chức khi triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (sau đây gọi tắt là Hệ thống) và một số kỹ năng cần thiết của người lãnh đạo trong quá trình quản lý sự thay đổi tại cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là tổ chức).

       1. Sự thay đổi khi triển khai Hệ thống

       Tổ chức được tạo thành từ con người, hệ thống và quy trình. Nói cách khác, sự kết hợp giữa ba yếu tố “con người”, “hệ thống” và “quy trình” tạo nên những đặc trưng riêng biệt của một tổ chức - đó là văn hóa công sở của tổ chức đó. Một số loại hình tổ chức chuyên biệt có thể sẽ hình thành nên những nét văn hóa công sở tương đồng, tuy nhiên sẽ không giống y hệt nhau và vẫn luôn luôn có những nét khác biệt.

       Khi triển khai Hệ thống, có nghĩa là tổ chức sẽ cơ bản sử dụng tài liệu điện tử thay thế tài liệu giấy trong quá trình xử lý công việc. Điều này tạo ra sự chuyển đổi về mặt quan điểm, tư duy, hành động và tất nhiên sẽ tác động đến cả ba yếu tố “con người”, “hệ thống” và “quy trình” cũng như sự kết hợp giữa ba yếu tố này.

       Con người

       Con người là yếu tố then chốt để thực hiện mọi nhiệm vụ của tổ chức. Khi triển khai Hệ thống, sự thay đổi sẽ diễn ra đối với từng cá nhân (cấp độ cá nhân). Nó đòi hỏi mỗi cá nhân phải thay đổi tư duy, từ việc sử dụng tài liệu giấy với mọi bằng chứng cá nhân đó có thể kiểm soát một cách dễ dàng, sang một tư duy hệ thống, có nghĩa là mọi bằng chứng về hoạt động của mỗi cá nhân, của tố chức sẽ được kiểm soát bằng hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Sự thay đổi về tư duy sẽ dần dần thay đổi thói quen xử lý công việc bằng tài liệu điện tử trên Hệ thống của mỗi cá nhân. Sự thay đổi của tất cả cá nhân trong tổ chức sẽ dẫn đến sự thay đổi của toàn tổ chức, làm thay đổi nền văn hóa công sở của tổ chức đó.

       Hệ thống

       Việc triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử liên quan đến sự thay đổi đáng kể đối với tổ chức. Từ một nền hành chính, văn thư, lưu trữ với hệ thống mục lục tra tìm tài liệu giấy, được lưu trữ trong tủ hồ sơ và phòng lưu trữ được thay thế bằng Hệ thống điện tử. Tuy nhiên, lợi ích của việc triển khai Hệ thống cần được nhấn mạnh, có thể kể đến như: tiết kiệm về chi phí mua giấy, in ấn và chuyển giao tài liệu; thông tin nhanh hơn trên Hệ thống; xử lý công việc nhanh, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc... Những lợi thế này sẽ giúp cho việc thay đổi Hệ thống thuận lợi hơn trong quá trình triển khai.

       Quy trình

       Quy trình xử lý công việc thông qua Hệ thống cũng có những khác biệt so với quy trình truyền thống. Bước đầu, có thể phát sinh một vài khâu công việc mới so với truyền thống như các cá nhân tiếp nhận tài liệu giấy phải số hóa và đưa vào Hệ thống để bảo đảm tài liệu giấy không trực tiếp được phân phối đến các cá nhân, phòng, ban chức năng, thay vào đó tài liệu điện tử sẽ được phân phối trên Hệ thống. Tuy nhiên, qua thời gian quá độ, việc tạo lập hay nhận tài liệu giấy ở bộ phận văn thư sẽ không còn nữa, lúc đó quy trình hoàn toàn điện tử, từ khi tạo lập tài liệu, đến khi chuyển giao, xử lý và lưu trữ đều trong Hệ thống. Khi đó, quy trình giải quyết công việc điện tử hoàn toàn khép kín và được kiểm soát tương đối chặt chẽ bởi Hệ thống. Điều này sẽ dẫn đến sự thay đổi cách làm việc của tổ chức và yêu cầu mọi cá nhân phải thay đổi phương pháp làm việc của mình.

       2. Kỹ năng quản lý sự thay đổi 

       Từ những phân tích ở trên chúng ta có thể thấy, khi triển khai bất kỳ một hệ thống mới nào cũng sẽ dẫn đến việc có những thay đổi trong tổ chức. Việc triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử cơ bản sẽ tác động đến ba yếu tố cốt lõi tạo nên tổ chức là “con người”, “hệ thống” và “quy trình”. Sự thay đổi đó đòi hỏi người lãnh đạo, đặc biệt là người đứng đầu tổ chức phải có những kỹ năng cơ bản để xử lý sự thay đổi một cách hiệu quả. Theo tổng kết của tác giả Adam (2008) (1)  và kinh nghiệm thực tế chuyển đổi số của một số quốc gia trên thế giới, để quản lý sự thay đổi, người lãnh đạo cần có những kỹ năng sau đây:

       - Hiểu được sự thay đổi của tổ chức

       Trong thực tế, sự thay đổi về “hệ thống” và “quy trình” sẽ tác động trực tiếp đến các cá nhân đang làm việc trong tổ chức (con người), thúc ép sự thay đổi về tư duy, thói quen xử lý công việc và dẫn đến sự thay đổi văn hóa công sở (Hình 1). Điều đó có nghĩa là, quản lý sự thay đổi là phải kiểm soát được những tác động qua lại giữa các yếu tố này, phải lấy yếu tố con người làm trung tâm, phải tạo động lực để tất cả cá nhân trong tổ chức hiểu việc triển khai Hệ thống là cần thiết, từ đó dẫn đến sự thay đổi trong quy trình làm việc và các cá nhân phải sẵn sàng đón nhận sự thay đổi đó.

 

 

       - Hiểu được quan điểm khác nhau đối với sự thay đổi

       Khi một cái mới được đưa ra, bao giờ cũng có những ý kiến tiếp nhận và đánh giá khác nhau. Đặc biệt, việc áp dụng cái mới có những khác biệt so với thói quen truyền thống. Vì vậy, người quản lý tổ chức cần nắm bắt tình hình để thúc đẩy, biểu dương những đơn vị, bộ phận đã đạt được những kết quả tốt trong quá trình triển khai Hệ thống. Những đơn vị, bộ phận còn gặp vướng mắc thì cần có sự trao đổi, thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm áp dụng để tìm giải pháp tháo gỡ.

       - Kỹ năng phân tích, khảo sát, đánh giá tình hình của tổ chức

       Người lãnh đạo hoặc người tham mưu cho lãnh đạo cần phân tích cụ thể các yêu cầu liên quan đến sự thay đổi của các phòng, ban, cá nhân khác nhau trong tổ chức. Khả năng phân tích, đánh giá một cách chính xác tình hình của tổ chức là yêu cầu đặt ra đối với người quản lý. Sự đánh giá tổng quan, khách quan sẽ cho người lãnh đạo có những quyết định đúng đắn, phù hợp trong quá trình sắp xếp lại các phòng, ban chức năng cũng như việc sắp xếp lại nhân sự vào các vị trí công việc phù hợp với sự thay đổi của tổ chức khi áp dụng Hệ thống mới.

       - Kỹ năng giao tiếp và tương tác

       Tổ chức được tạo thành từ con người, do đó người lãnh đạo cần phải có những kỹ năng nhân sự tốt, khéo léo và có nghệ thuật giao tiếp với nhiều người khác nhau trong tổ chức. Kỹ năng giao tiếp và tương tác với nhiều người sẽ giúp người lãnh đạo nắm bắt được nhu cầu và yêu cầu cụ thể của từng cá nhân đối với việc triển khai hệ thống mới cũng như tác động đến thói quen làm việc hàng ngày của họ. Người lãnh đạo cần thu thập và phân tích thông tin để xây dựng phương án thay đổi tốt nhất cho các cá nhân, phòng, ban và các nhóm trong tổ chức.

       - Kỹ năng quản lý công việc khi có sự thay đổi

       Người lãnh đạo cần phải nắm được quy trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và sự tác động lên quy trình khi triển khai Hệ thống. Từ đó, sẽ có những chỉ đạo cụ thể trong việc sửa đổi quy chế làm việc của tổ chức. Kỹ năng nắm bắt xu hướng phát triển của ngành nghề, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng là điều cần thiết để người lãnh đạo có những định hướng tốt nhất trong việc xây dựng chiến lược phát triển.  

       Triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong các tổ chức là điều bắt buộc để thực hiện chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử tại Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Nắm bắt được yêu cầu này, người lãnh đạo cần có những chỉ đạo quyết liệt hơn trong việc hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiện có của tổ chức, bảo đảm đáp ứng những yêu cầu của pháp luật và sự toàn vẹn thông tin trong quá trình triển khai thực hiện. Những định hướng tiếp theo trong kế hoạch, chiến lược công tác cũng cần lưu ý đến những nhiệm vụ cụ thể của tổ chức, hướng tới thực hiện chủ trương của Chính phủ về Chính phủ điện tử.

       - Kỹ năng triển khai Hệ thống mới

       Có ba cách thức triển khai Hệ thống mới vào một tổ chức được áp dụng phổ biến trên thế giới, bao gồm: theo kinh nghiệm, theo tiêu chuẩn và sự cưỡng chế.

       Theo kinh nghiệm có nghĩa là việc triển khai bất kỳ hệ thống mới nào nói chung, hay Hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói riêng là cần thiết và cấp bách. Tất cả cá nhân đều phải hiểu bản chất của việc triển khai Hệ thống là sử dụng tài liệu điện tử thay thế tài liệu giấy trong quá trình xử lý công việc.

       Theo tiêu chuẩn có nghĩa là triển khai Hệ thống đang là chuẩn mực của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh xã hội hiện nay. Do vậy, tổ chức cần xác định lại các quy trình xử lý công việc khi triển khai Hệ thống và hướng mọi người sử dụng các quy trình mới. Trong trường hợp này, việc đào tạo đội ngũ nhân viên là cần thiết và việc triển khai Hệ thống sẽ thành công hơn khi đội ngũ nhân viên của tổ chức hoàn toàn thích ứng với Hệ thống.

       Sử dụng sự cưỡng chế có nghĩa là việc triển khai Hệ thống là quy định pháp lý, bắt buộc phải thực hiện. Các nhân viên trong tổ chức bắt buộc phải sử dụng tài liệu điện tử trên Hệ thống để xử lý công việc, bởi vì họ không có lựa chọn nào khác.

       3. Lời kết

       Sau khi Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức, các cơ quan, tổ chức đã có đầy đủ cơ sở pháp lý để sử dụng tài liệu điện tử thay thế tài liệu giấy trong quá trình giải quyết công việc. Sử dụng tài liệu điện tử cũng là xu thế tất yếu để thực hiện thành công Chính phủ điện tử. Tuy nhiên, trong thực tế, việc thực hiện nhiệm vụ này cũng gặp không ít khó khăn, vướng mắc. Điều đó đòi hỏi đội ngũ lãnh đạo tại các cơ quan, tổ chức có sự chỉ đạo quyết liệt, đặc biệt là vượt qua hai trở ngại sau đây:

       Vượt qua thói quen để buông bỏ tài liệu giấy

       Một yếu tố chính khi triển khai Hệ thống là yêu cầu hoặc và khuyến khích nhân viên không sử dụng tài liệu giấy. Việc triển khai Hệ thống trong toàn tổ chức có nghĩa là phải dừng sản sinh và nộp lưu hồ sơ giấy vào lưu trữ (trừ trường hợp những văn bản, hồ sơ pháp luật có quy định khác). Thay vào đó, tài liệu sẽ được tạo lập, phân loại và lập danh mục ở định dạng điện tử. Hãy tránh trường hợp, nhân viên hoàn toàn sử dụng Hệ thống để xử lý công việc nhưng lại tạo cho mình các hồ sơ giấy để lưu trữ và sử dụng riêng. Người đứng đầu phải tiên phong, đó là một cách tiếp cận và thuyết phục hiệu quả nhất

       Thay đổi tại bộ phận văn thư

       Vẫn có thái độ khác nhau khi đón nhận tài liệu điện tử tại bộ phận văn thư.  Người đứng đầu cũng cần giải quyết vấn đề này bằng việc đào tạo và hỗ trợ cho bộ phận văn thư cũng như các vị trí công việc liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư trong quá trình quá độ từ văn thư giấy sang văn thư điện tử.

       Tóm lại, triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là một nhiệm vụ phức tạp, bởi lẽ việc này tạo ra sự thay đổi đối với từng cá nhân trong tổ chức, trước tiên là người đứng đầu. Vì vậy, việc có đầy đủ các cơ sở pháp lý, ý chí của người lãnh đạo và sự đồng thuận triển khai quyết liệt ở tất cả các cấp, các khâu trong hệ thống chính trị và toàn xã hội sẽ giúp thúc đẩy một Chính phủ điện tử thành công./.

       Chú thích:

       1. Adam, A. (2008). Implementing Electronic Document and Record Management Systems. In.

Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh