05:06 AM 03/07/2018  |   Lượt xem: 899  | 

Trong bối cảnh lượng thông tin ngày càng phong phú, phức tạp, đa chiều thì việc được tiếp cận các nguồn thông tin có độ chính xác, đảm bảo tin cậy cao như tài liệu lưu trữ trở nên thực sự quý hiếm.

       Đặt vấn đề

      Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong thời gian gần đây để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thông tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các lợi ích của xã hội. Nói cách khác, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là thông qua các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu để đưa các giá trị thông tin từ tài liệu lưu trữ vào thực tiễn cuộc sống, nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ đất nước.

      Bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ luôn là hai mục tiêu lớn của ngành Lưu trữ nói chung. Trong những năm trước đây, do điều kiện kinh tế, cơ sở vật chất còn gặp nhiều khó khăn, các hoạt động lưu trữ chủ yếu tập trung cho việc bảo quản an toàn, xử lý sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ. Vì vậy, công tác phát huy giá trị tài liệu hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng. Những năm gần đây, trong xu thế phát triển chung của đất nước cũng như nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội, đòi hỏi công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần phải được đẩy mạnh. 

      Luật Lưu trữ nước CHXHCN Việt Nam năm 2011 mặc dù không giải thích khái niệm “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, nhưng tại Chương IV: Sử dụng tài liệu lưu trữ đã quy định khá chi tiết cho hoạt động này. Cụ thể Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 quy định rõ các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm:

     - Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

     - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

      - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử;

      - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;

      - Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu;

      - Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

      Có thể nói từ khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, các hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hay nói rộng hơn là hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được định hướng một cách có quy củ và đi vào nền nếp. Trong thực tế, hầu hết các Lưu trữ quốc gia nói chung và Trung tâm Lưu trữ quốc gia I nói riêng đều đã và đang áp dụng tất cả các hình thức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của Luật, nhằm phát huy tối đa, có hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ.

      Bài viết sẽ tổng kết một số kết quả đã đạt được đối với công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I trong thời gian qua, đặc biệt từ khi áp dụng Luật Lưu trữ đến nay và đề xuất một số giải pháp mới nhằm thúc đẩy hoạt động này trong thời gian tới để phù hợp với thực tiễn phát triển của xã hội.

       1. Hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I sau khi có Luật Lưu trữ

       Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là một lưu trữ lịch sử đóng, có nghĩa rằng tại đây hàng năm không có hoạt động thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu của các cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật. Công tác bảo quản cũng như các hoạt động xử lý nghiệp vụ chỉnh lý, sắp xếp đối với các tài liệu tại đây cũng đã tương đối ổn định. Vì vậy, hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trở thành hoạt động chính và cũng là thế mạnh của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.

       Từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực năm 2012 đến nay, các hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã đạt được một số kết quả sau:

      - Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Đọc:

       Phục vụ độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Đọc là hình thức phát huy giá trị tài liệu truyền thống của ngành Lưu trữ. Những năm gần đây, cùng với việc hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu tài liệu, thủ tục hành chính trong lĩnh vực khai thác sử dụng tài liệu cũng được giản tiện nhanh chóng khiến cho lượng độc giả đến với lưu trữ ngày càng tăng.

      Theo thống kê của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, trong 6 năm trở lại đây, từ 2012 đến 2017, trung bình mỗi năm số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu tại Phòng Đọc là khoảng 1.500 lượt, đột biến một số năm là trên 2.000 lượt (năm 2014, 2015), so với giai đoạn trước tăng khoảng 200%. Lượng độc giả trong nước đến với Lưu trữ cũng tăng so với giai đoạn trước, trong đó, độc giả trong nước chiếm khoảng 4/5, độc giả nước ngoài khoảng 1/5. Số liệu so sánh giai đoạn trước năm 2012 và từ năm 2012 đến nay như sau:

 

Trước năm 2012

Từ 2012 đến nay

Số lượt độc giả đến khai thác tài liệu tại Phòng Đọc

Khoảng 700 lượt/năm

Khoảng 1.500 lượt/năm

Số lượt độc giả trong nước

Khoảng 400 lượt/năm

Khoảng 1.200

lượt/năm

Số lượt độc giả nước ngoài

Khoảng 300 lượt/năm

Khoảng 300

lượt/năm

 

      - Xuất bản các ấn phẩm lưu trữ:

      Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ là công việc khá thường xuyên trong các năm trước đây của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Nhiều ấn phẩm do Trung tâm Lưu trữ quốc gia I biên soạn đã tạo được dấu ấn rất tốt trong xã hội như: Mục lục Châu bản triều Nguyễn (tập 2) năm 1998; Mục lục Châu bản triều Nguyễn (bản tiếng Anh) năm 2000; Địa danh và tài liệu lưu trữ về làng xã Bắc Kỳ năm 2000; Tuyên truyền cách mạng trước năm 1945 năm 2004; Chiến tranh Đông Dương qua tiếng nói binh lính Pháp năm 2004; Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa (tái bản) năm 2006; Kiến trúc các công trình xây dựng tại Hà Nội 1875-1945 năm 2009; Hà Nội qua tài liệu và tư liệu lưu trữ 1873-1954 (2 tập) năm 2010; Mục lục Châu bản triều Nguyễn (tập 1) năm 2010; Quy hoạch đô thị và địa giới hành chính Hà Nội 1873-1954 năm 2011.

      Từ năm 2012 đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tiếp tục phát huy năng lực trong các hoạt động nghiên cứu, công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ và đã biên soạn, xuất bản được nhiều ấn phẩm có giá trị như: Tổ chức bộ máy các cơ quan trong chính quyền thuộc địa Pháp ở Việt Nam qua tài liệu và tư liệu lưu trữ (1862-1845) năm 2013; Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn (1802-1945) năm 2013; Ngự phê trên Châu bản (1802-1945) năm 2016; Giáo dục thời Pháp thuộc qua tài liệu lưu trữ (1862-1945) năm 2016; Địa danh làng xã Việt Nam qua tài liệu Địa bạ triều Nguyễn (Tập 1 - Bắc Kỳ) năm 2017; Cải lương hương chính qua tài liệu và tư liệu lưu trữ năm 2018. Trong đó, có một số ấn phẩm đã nhận được giải Sách Hay, Sách Đẹp do Bộ Thông tin và Truyền thông, Hội Xuất bản Việt Nam, Hội đồng Giải thưởng Sách Quốc gia tổ chức như: Cuốn Tổ chức bộ máy các cơ quan trong chính quyền thuộc địa Pháp ở Việt Nam qua tài liệu và tư liệu lưu trữ (1862-1845) nhận được giải Sách Hay cuốn Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn (1802-1945) nhận được giải Sách Đẹp năm 2013.

     - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử:

      Sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin số dẫn đến sự bùng nổ các phương tiện truyền thông mới như báo điện tử, mạng xã hội… Đồng thời với đó là sự thoái trào của các phương tiện truyền thông cũ như: báo giấy, sách giấy, tạp chí, truyền thanh, truyền hình. Thói quen tiếp nhận thông tin của công chúng cũng vì thế thay đổi, nếu như trước đây chủ yếu thông qua các kênh thông tin như: nghe đài, đọc báo, đọc sách, xem TV thì nay chủ yếu là lướt mạng trên điện thoại, trên máy tính.

      Từ những thay đổi cơ bản trong thói quen tiếp cận thông tin của công chúng, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I cũng đã từng bước thay đổi cách tuyên truyền cung cấp thông tin về tài liệu lưu trữ. Năm 2016, Trung tâm đã xin phép Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ và Bộ Thông tin truyền thông xây dựng một trang thông tin điện tử riêng (http://luutruquocgia1.org.vn) và một fanpage (https://facebook.com/luutruquocgia1/) để tuyên truyền giới thiệu tài liệu. Sau 2 năm thiết lập và đi vào hoạt động, website và fanpage Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã tạo được những dấu ấn nhất định, nhiều độc giả, phóng viên báo chí đã xác nhận đây là một trong những kênh quan trọng để nắm bắt thông tin về tài liệu lưu trữ và các hoạt động của lưu trữ. Thống kê riêng năm 2017, trang thông tin điện tử của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã có lượng tìm kiếm truy cập đạt xấp xỉ gần 600.000 lượt, trong đó lượng tìm kiếm truy cập từ các công cụ tìm kiếm là 67,87% và truy cập giới thiệu từ mạng xã hội là 37,13%.

      Để duy trì lượng thông tin trên các trang điện tử luôn được cập nhật và hấp dẫn công chúng, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã nghiên cứu đăng tải nhiều bài viết, nhiều video clip vừa mang tính thời sự vừa có giá trị nghiên cứu. Tính riêng năm 2017, Trung tâm đã đăng tải trên 30 bài viết, 84 tin, 32 clip, 2 triển lãm trực tuyến, 6 ấn phẩm điện tử trên các trang điện tử của Trung tâm. Ngoài ra, còn nhiều bài viết, hình ảnh, clip được đăng tải trên các kênh chia sẻ ảnh, video như: Youtube, Instagram, Twitter.

      Cùng với việc tuyên truyền giới thiệu tài liệu trên các kênh thông tin hiện đại, các kênh thông tin truyền thống vẫn tiếp tục được duy trì. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã phối hợp với các Đài truyền hình xây dựng nhiều phim tư liệu phát sóng trên các chương trình: Tiêu điểm sự kiện, Câu chuyện văn hóa, Điểm hẹn văn hóa, Gõ cửa ngày mới, Khám phá Việt Nam, Nẻo về nguồn cội VTV1; Cà phê sáng với VTV3; Kiến thức xã hội VTV2, VTV4; Biển - Đảo quê hương của Truyền hình Thông tấn TTXVN, Tiếng vọng thời gian của Truyền hình Quốc hội và nhiều kênh truyền hình như: HTV1, HTV7, HTV9, VOV, Truyền hình Nhân dân, Truyền hình Quốc phòng…

      - Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ:

      Triển lãm tài liệu lưu trữ là một trong những hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiệu quả, đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với công chúng. Từ năm 2012 đến nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã tổ chức thành công nhiều triển lãm như: Ngự phê trên Châu bản triều Nguyễn 1802 - 1945; Bút phê của các Hoàng đế trên Châu bản triều Nguyễn 1802 - 1945; Quan hệ Việt - Pháp qua bốn thế kỷ; Côn Đảo qua tài liệu lưu trữ; Giáo dục Việt Nam giai đoạn 1802 - 1945 qua tài liệu lưu trữ; Tuyên truyền Cách mạng trước năm 1945 qua tài liệu lưu trữ; Triều Nguyễn với việc biên soạn chính sử qua Châu bản, Mộc bản - Di sản tư liệu thế giới; Văn bản hành chính nhà nước qua Châu bản triều Nguyễn; Tài liệu Châu bản, Mộc bản - Những giá trị lịch sử từ ký ức; Lịch sử hình thành tỉnh Đồng Tháp trước năm 1975 qua tài liệu lưu trữ; Hội An - Quảng Nam - Những dấu mốc lịch sử qua Di sản tư liệu thế giới; Kiến trúc Pháp trong lòng Hà Nội; Dấu ấn Văn hóa Pháp qua tài liệu lưu trữ.

      Trong đó, nhiều triển lãm được phối hợp giữa các Lưu trữ quốc gia, Trung tâm Hoạt động khoa học Văn Miếu-Quốc Tử giám, Nhà hát Lớn Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội, Trung tâm Bảo tồn Di tích cố đô Huế, Trung tâm Quản lý bảo tồn Di sản văn hóa Hội An, UBND tỉnh Đồng Tháp, Cục Lưu trữ quốc gia Pháp, Lưu trữ quốc gia Hải ngoại Pháp… tổ chức tại nhiều nơi trên cả nước.

      Đặc biệt năm 2017, lần đầu tiên triển lãm tài liệu lưu trữ “Kiến trúc Pháp trong lòng Hà Nội” được đưa ra Phố Sách Hà Nội. Tiếp theo đầu năm 2018, triển lãm “Khoa cử xưa trong Di sản tư liệu thế giới” sau khi trưng bày tại Văn Miếu-Quốc Tử giám đã được đưa ra phố đi bộ bên bờ Hồ Hoàn Kiếm. Đây là một cách làm khá mới đối với các cơ quan Lưu trữ trong nước. Qua những phản hồi tích cực từ công chúng, có thể nhận thấy việc đưa tài liệu lưu trữ ra trưng bày rộng rãi trên phố thực sự là một trong những cách tuyên truyền, giáo dục tốt để mọi tầng lớp nhân dân, đặc biệt là giới trẻ có thể hiểu hơn về truyền thống lịch sử của dân tộc đồng thời có cơ hội được tiếp cận gần gũi với các giá trị tư liệu lưu trữ.

       - Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ: 

       Những năm gần đây, ngoài việc lượng độc giả đến đọc tài liệu tại các cơ quan Lưu trữ ngày càng tăng thì số lượng tài liệu, tư liệu yêu cầu khai thác và cung cấp bản sao, chứng thực cũng tăng theo từng năm. Có thể so sánh số liệu năm 2012 và năm 2017 như sau:

 

Năm 2012

Năm 2017

Số lượng tài liệu, tư liệu yêu cầu sử dụng

4.729 đơn vị

7.428 đơn vị

(trong đó ½ là khai thác tài liệu điện tử)

Số lượng tài liệu yêu cầu sao chụp

31.000 trang

58.904 trang

(trong đó ¾ là sao in từ tài liệu điện tử)

Số lượng tài liệu yêu cầu chứng thực

103 văn bản

232 văn bản

 

       Qua các số liệu thông tin trên có thể thấy: Nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là tất yếu và thiết thực trong một xã hội phát triển. Trong bối cảnh lượng thông tin ngày càng phong phú, phức tạp, đa chiểu thì việc được tiếp cận các nguồn thông tin có độ chính xác, đảm bảo tin cậy cao như tài liệu lưu trữ lại trở nên thực sự quý hiếm.

       2. Một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong thời gian tới

       Mặc dù tài liệu bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I chủ yếu là các tài liệu cổ thuộc giai đoạn trước năm 1945, viết bằng chữ Hán Nôm và tiếng Pháp tạo ra không ít khó khăn trong việc tiếp cận đối với công chúng nói chung. Tuy nhiên, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã nỗ lực không ngừng để đưa các giá trị quý hiếm của tài liệu lưu trữ ngày một đến gần hơn với công chúng bằng rất nhiều hình thức và đã đạt được những thành tựu nhất định như: lượng độc giả đến với lưu trữ ngày càng tăng và bày tỏ sự hài lòng nhiều hơn với các thủ tục hành chính đang được cải cách nhanh chóng thuận tiện; các ấn phẩm công bố giới thiệu tài liệu luôn được xã hội đón đợi, thậm chí một số ấn phẩm trở thành những cuốn sách bán chạy và được tìm mua của rất nhiều đối tượng độc giả; nhiều triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ đã tạo ra những hiệu ứng tốt và nhận được nhiều phản hồi tích cực từ công chúng…

      Tuy nhiên, trong thực tế, tốc độ phát triển của truyền thông và mạng xã hội như hiện nay đang đặt ra những thách thức mới cho ngành Lưu trữ cũng như Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Qua thực tiễn đánh giá, những kết quả đã đạt được trong công tác tuyên truyền phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần đặt ra nhiều giải pháp mới phù hợp trong giai đoạn tiếp theo.

      Thứ nhất, giản tiện thủ tục hành chính và thời gian xét duyệt hồ sơ, phiếu yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu của độc giả. Bắt đầu từ năm 2018 toàn bộ hồ sơ yêu cầu đọc và sao chụp tài liệu tại Phòng Đọc của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã được lãnh đạo Trung tâm duyệt trực tiếp trên phần mềm quản lý. Các đầu mối cung cấp khai thác thông tin, thu lệ phí sử dụng tài liệu cũng dần được tinh gọn về một mối theo tinh thần “Thủ tục một cửa”.

      Thứ hai, tổ chức khoa học thông tin tài liệu, tăng cường điện tử hóa tài liệu lưu trữ và hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu khai thác thông tin. Có nghĩa rằng tài liệu giấy sẽ dần được số hóa tiến tới ứng dụng nhiều giải pháp tiên tiến như mã vạch, mã QR… trong quản lý tài liệu để giảm thiểu việc cung cấp sử dụng tài liệu gốc tránh làm hư hỏng mất mát tài liệu, giảm thời gian tra cứu của độc giả và tạo khả năng khai thác kho “dữ liệu dùng chung” để chia sẻ tài nguyên thông tin.

      Thứ ba, đa dạng hóa ngôn ngữ khai thác cơ sở dữ liệu và các giao diện tiếp xúc với công chúng. Trong thực tế, đối tượng tiếp cận khai thác thông tin tài liệu tại phòng đọc và trên các trang điện tử của các Lưu trữ quốc gia ngày càng mở rộng. Để công chúng rộng rãi ở nhiều nơi trên thế giới có thể dễ dàng tiếp cận khai thác thông tin tài liệu, cần đa dạng hóa ngôn ngữ, có thể trước mắt là tiếng Anh, hoặc tiếng Pháp đối với cơ sở dữ liệu tra cứu tại Phòng Đọc của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I.

       Thứ tư, tăng cường, đổi mới nhều phương pháp phát huy giá trị tài liệu. Tổ chức phòng đọc trực tuyến, triển lãm ảo, sách điện tử để phục vụ độc giả khai thác thông tin tài liệu từ xa; họp báo, thông báo định kỳ các nguồn tài liệu, tư liệu, phim ảnh mới thu thập, sưu tầm hoặc mua được; đa dạng các hình thức đưa tin bài; ứng dụng các kênh truyền thông mới… Chọn lọc, phối hợp nhiều nguồn tư liệu để đưa ra trưng bày triển lãm, biên soạn sách, phim tư liệu những chủ đề mang tính phổ quát dễ tiếp cận với công chúng. Đổi mới cách chú thích, giới thiệu sao cho gần gũi để mọi tầng lớp đều có thể tiếp nhận một cách dễ dàng nhất, tiến tới tài liệu lưu trữ trở thành một kênh phổ biến kiến thức không còn xa lạ với người dân. Cần coi độc giả, khách thăm quan là “khách hàng” của lưu trữ để có chiến lược truyền thông, marketing phù hợp cũng như đánh giá mức độ hài lòng đối với các dịch vụ do cơ quan lưu trữ cung cấp.

      Thứ năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần có văn bản hướng dẫn đối với một số hoạt động khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ. Các tổ chức, cá nhân không thuộc cơ quan lưu trữ ngoài việc sử dụng tài liệu lưu trữ phải “trích dẫn trong công trình nghiên cứu” có được phép thực hiện tất cả các hình thức phát huy giá trị tài liệu khác, ví dụ: Triển lãm, trưng bày tài liệu, xuất bản ấn phẩm từ nguồn tài liệu lưu trữ, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các kênh truyền thông và mạng xã hội…/.

ThS. Nguyễn Thu Hoài (Trung tâm Lưu trữ quốc gia I)