03:42 PM 06/11/2019  |   Lượt xem: 343  | 

Chính phủ Australia giao cho Lưu trữ Quốc gia là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng và thực hiện chiến lược quản lý thông tin số trong phạm vi toàn quốc.

     

 

       Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh phổ biến các nội dung của Thông tư số 01/2019/TT-BNV tại buổi tập huấn tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ngày 21/6/2019.

         Australia là một trong những quốc gia có chính phủ và nền hành chính được đánh giá minh bạch, trách nhiệm và dân chủ nhất trên thế giới [1]. Australia cũng là một đất nước có nền tảng khoa học công nghệ và tốc độ ứng dụng Chính phủ điện tử ở trình độ cao, luôn được xếp thứ hai toàn thế giới theo đánh giá của Liên hợp quốc trong những năm gần đây [2, 3]. Chính vì vậy, các nhà khoa học và quản lý tại Australia có quan điểm rất cởi mở về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử. Trong chiến lược quản lý tài liệu điện tử của Chính phủ Australia, các nhà quản lý cho rằng, tài liệu điện tử có thể thay thế hoàn toàn tài liệu giấy, lưu trữ điện tử có thể thay thế hoàn toàn lưu trữ giấy và tiến tới năm 2020, Chính phủ Australia sẽ là Chính phủ không giấy [4].

       Theo quan điểm của Australia, quản lý tài liệu là một nội dung quan trọng của quản trị thông tin. Chính vì vậy, quản lý tài liệu điện tử chính là quản lý thông tin điện tử và nằm trong Chương trình xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử. Chính phủ Australia giao cho Lưu trữ Quốc gia là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng và thực hiện chiến lược quản lý thông tin số trong phạm vi toàn quốc.

       Lưu trữ Quốc gia Australia xác định lộ trình quản lý thông tin điện tử trong khoảng thời gian 5 năm một.

      1. Giai đoạn 2010 - 2015

       Mục tiêu chung của giai đoạn này là “Bảo đảm khả năng truy cập và sử dụng thông tin” của các cơ quan, tổ chức. Mục tiêu này được đưa ra nhằm đáp ứng mục tiêu “Chính phủ mở” trong lộ trình xây dựng Chính phủ số của Australia. Trong giai đoạn này, Chính phủ Australia khuyến khích việc áp dụng công nghệ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận tài liệu trong khu vực công. Lưu trữ Quốc gia Australia đã xây dựng chương trình “Các phương châm Số bền vững”. Số bền vững là một cách tiếp cận bảo đảm thông tin số được giữ gìn, bảo quản và đưa ra sử dụng khi cần thiết [5]

       Sáu mục tiêu cụ thể của hoạt động quản lý tài liệu điện tử, đồng thời đề xuất các chỉ tiêu cụ thể phải đạt được.

       Mục tiêu 1: Thông tin số là nguồn tài nguyên có giá trị bằng chứng của cộng đồng, cơ quan, tổ chức và cần được quản lý

       + Xác định thông tin nào có giá trị cần được giữ lại, giữ tại đâu và sử dụng như thế nào, ai sẽ là người sử dụng;

       + Khẳng định giá trị pháp lý của thông tin số.

       Mục tiêu 2: Quản trị thông tin số được tích hợp với quản trị cơ quan và xác định rõ vai trò, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân

       + Xác định những yêu cầu cụ thể của việc quản trị thông tin số hiệu quả;

       + Quản trị thông tin số hiệu quả để đáp ứng sự tích hợp với hệ thống quản trị hành chính;

       + Xác định vai trò của quản lý thông tin và trách nhiệm của từng cá nhân trong cơ quan, tổ chức;

       + Xác định cách tiếp cận nhiều chiều, bao gồm sự hợp tác của các vị trí công tác khác nhau: quản lý tài liệu, quản lý chuyên môn nghiệp vụ, chuyên gia công nghệ thông tin, chuyên gia quản lý sự cố, chuyên gia kiểm toán, chuyên gia pháp lý;

       + Đào tạo về vai trò của thông tin số và trách nhiệm của mỗi cá nhân.

       Mục tiêu 3: Thông tin số là xác thực và đáng tin cậy

       + Kiểm soát hợp lý việc tạo lập, bảo đảm an toàn, khả năng sử dụng và thời hạn lưu trữ của thông tin số;

       + Thông tin số phải được bảo vệ để tránh sự truy cập trái phép và sự thay đổi về nội dung hoặc phá hủy không theo quy định của pháp luật.

       Mục tiêu 4: Thông tin số có thể phát hiện, truy cập và sử dụng được

       + Sử dụng công cụ hợp lý cho việc quản lý thông tin số;

       + Người sử dụng nên tìm kiếm, truy hồi và sử dụng thông tin số;

       + Thông tin số phải luôn sẵn có ở một dạng thức nhất định để được sử dụng và tái sử dụng.

       Mục tiêu 5: Thông tin số được quản lý điện tử (kỹ thuật số)

       + Thay đổi quy trình xử lý công việc, giảm tải việc sử dụng giấy, đẩy mạnh sử dụng thông tin điện tử;

       + Chấm dứt việc in ra giấy.

       Mục tiêu 6: Thông tin số được quản lý, bảo vệ và bảo quản theo thời hạn bảo quản cho đến khi loại hủy hoặc có phương pháp xử lý thích hợp

       + Lập kế hoạch và chuẩn bị cho việc chuyển sang cuộc sống số;

       + Thực hiện những quy định và hướng dẫn của Lưu trữ Quốc gia và tuân thủ Luật Lưu trữ năm 1983.

       2. Giai đoạn 2015 - 2020

       Mục tiêu chung của giai đoạn này là thực hiện nhiệm vụ Chuyển đổi số trong lộ trình Chính phủ điện tử trên cơ sở phối hợp giữa các yếu tố: thông tin, công nghệ, con người và quy trình. Lưu trữ Quốc gia Australia đóng vai trò lãnh đạo, chỉ đạo việc triển khai Chính sách Số bền vững 2020, Văn phòng Chuyển đổi số của Chính phủ đóng vai trò phối hợp.

       Để thực hiện thành công nhiệm vụ Chuyển đổi số, ba mục tiêu cụ thể được đặt ra trong Chính sách Số bền vững 2020 [6] với lộ trình cụ thể như sau:

       Mục tiêu 1: Thông tin có giá trị

       Lộ trình xây dựng chính sách quản trị và nguồn nhân lực:

       Ngày 31 tháng 12 năm 2015: Các cơ quan quản lý cấp cao xây dựng chính sách quản lý tài liệu và hồ sơ số; Lưu trữ Quốc gia thực hiện khảo sát và làm báo cáo.

       Ngày 30 tháng 6 năm 2016: Thành lập Ủy ban Quản trị Thông tin tại các cơ quan, tổ chức.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2016: Các cơ quan hoàn thành Khung Quản trị Thông tin.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2017: Các cơ quan bổ nhiệm Giám đốc Quản lý thông tin.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2018: Thực hiện đào tạo cán bộ chuyên gia, chuyên trách.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2020: Quản lý thông tin theo thời hạn bảo quản.

      Mục tiêu 2: Thông tin được quản lý điện tử

      Lộ trình quản lý tài liệu số:

       Ngày 31 tháng 12 năm 2015: Các cơ quan đã giảm tài liệu giấy và sự trùng lặp giữa tài liệu giấy và tài liệu số. Xác định những quy trình công việc nào còn phụ thuộc tài liệu giấy.

       Ngày 01 tháng 01 năm 2016: Tất cả thông tin phải được tạo lập dạng số, sau ngày này thông tin sẽ được quản lý điện tử.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2016: Các cơ quan xác định những thông tin có giá trị và thời hạn bảo quản lâu dài, đánh giá về yêu cầu quản lý, rủi ro khi thực hiện chiến lược.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2017: Chuyển đổi toàn bộ quy trình công việc dựa trên giấy thành số.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2018: Các cơ quan xác định những thông tin có giá trị và thời hạn bảo quản lâu dài, đánh giá về yêu cầu quản lý, rủi ro khi thực hiện chiến lược.

       Ngày 30 tháng 6 năm 2019: Thực hiện hoàn toàn các quy trình công việc số, kể cả những việc ủy quyền, phê duyệt.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2019: Thực hiện chiến lượng quản lý toàn bộ thông tin như tài sản.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2020: Quy trình tương tác, ra quyết định và ủy quyền đều được thực hiện dạng số. Thông tin ở định dạng tương tự được chuyển sang định dạng số.

       Mục tiêu 3: Thông tin, hệ thống và quy tình phải tương thích

       Lộ trình quản lý siêu dữ liệu và tiêu chuẩn:

       Ngày 31 tháng 12 năm 2016: Tất cả hệ thống phải đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu quản lý siêu dữ liệu.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2017: Tất cả hệ thống có chứa tài sản thông tin có giá trị và thời hạn bảo quản lâu dài phải đáp ứng các tiêu chuẩn siêu dữ liệu.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2018: Tất cả hệ thống được đánh giá dựa trên Khung đánh giá để bảo đảm đáp ứng các yêu cầu chức năng quản lý thông tin.

       Ngày 31 tháng 12 năm 2020: Thông tin được quản lý dựa trên các tiêu chuẩn định dạng, siêu dữ liệu của quản trị thông tin và khả năng tương tác.

       Tóm lại, mục tiêu và lộ trình quản lý tài liệu điện tử của Australia tương đối rõ ràng trong 10 năm trở lại đây. Trong quá trình thực hiện các mục tiêu đề ra, hàng năm, Lưu trữ Quốc gia Australia đều tiến hành điều tra khảo sát, đánh giá mức độ đạt được của các mục tiêu và điều chỉnh khi thấy cần thiết. Chẳng hạn, qua khảo sát thực tế năm 2015, Lưu trữ Quốc gia Australia nhận thấy Mục tiêu 2: Thông tin được quản lý điện tử (kỹ thuật số) có những phát sinh trong thực tế như tài liệu vẫn được in ra giấy sau đó số hóa. Để điều chỉnh vấn đề này, Lưu trữ Quốc gia Australia đã nhấn mạnh trong tài liệu hướng dẫn tháng 7 năm 2016 tạo lập thông tin ở dạng điện tử. Theo đó, Mục tiêu 2 đã được thay bằng “Toàn bộ tài liệu được tạo lập ở định dạng số từ sau ngày 01 tháng 01 năm 2016”.

       Để thực hiện nhiệm vụ này, Lưu trữ Quốc gia Australia đã đưa ra các tiêu chí đánh giá đối với từng mục tiêu cụ thể trong tài liệu Hướng dẫn số (Check-up Digital) [4].

       Theo đó, các tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý thông tin điện tử gồm 5 mức độ (Mức độ 1: Bước đầu; Mức độ 2: Xây dựng; Mức độ 3: Xác lập; Mức độ 4: Quản lý; Mức độ 5: Tối ưu), đồng thời đưa ra những yêu cầu cụ thể cho từng mức độ đối với từng mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể [4].

       Về tổ chức: Chính phủ Australia giao cho Lưu trữ Quốc gia xây dựng và thực hiện chiến lược quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử, phối hợp với Ủy ban (Văn phòng) ứng dụng công nghệ thông tin, Văn phòng Chuyển đổi Số và Bộ Tài chính trong suốt quá trình thực hiện.

 

       Tài liệu tham khảo:

1.  Waugh, P., Open Government Partnership: Introduction. 2015, Australian Government: Australia.

2.  United Nations, E-Government Survey 2018: Gearing E-Government to Support Transformation towards sustainable and resilient societies. 2018. p. 300.

3.  United Nations, E-Government survey 2014. 2014.

4.  National Archives of Australia, Check-up Digital. 2016, Australia Government.

5.  National Archives of Australia, Digital Continuity Principles. 2012: Australia.

6.  National Archives Australia, Digital Continuity 2020 Policy. 2015, Australia Government.

 

TS. Nguyễn Thị Chinh (Trung tâm Khoa học và Công nghệ VTLT)