04:29 PM 30/10/2019  |   Lượt xem: 151  | 

Lớp tập huấn cung cấp các thông tin về quy trình thực hiện, điều kiện bảo quản, các thiết bị, không gian, phương án, phần mềm xử lý, quản lý tài liệu cũng như cấp quyền truy cập đối với dữ liệu của tài liệu nghe nhìn.

     Tài liệu nghe nhìn là những tài liệu mang nội dung thông tin bằng hình ảnh và âm thanh trên các vật liệu khác nhau, chúng có khả năng ghi và làm tái hiện lại những hình ảnh và âm thanh đúng như đã xảy ra trong thực tế khách quan và những gì mà ống kính máy ảnh, máy quay phim và ghi âm đã được chứng kiến và ghi lại. Do vậy, cùng với loại hình tài liệu giấy thì loại hình tài liệu nghe nhìn là một thành phần không thể thiếu trong phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, việc hình thành, bảo quản và sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ nghe nhìn là một yêu cầu hết sức cấp thiết.

     Trên cơ sở đánh giá vai trò, thực trạng khối tài liệu nghe nhìn đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chủ động đề nghị và nhận được sự chấp thuận của Trung tâm Nghiên cứu, Bảo quản và Tu bổ phục chế di sản văn hóa (ICCROM)* về việc cử chuyên gia tổ chức tập huấn phương pháp bảo quản và xử lý tài liệu nghe nhìn cho công chức, viên chức tại một số đơn vị thuộc Cục.

     1. Những mục tiêu hướng đến

     Lớp tập huấn này nhằm hướng đến những mục tiêu cơ bản như:

     - Nâng cao nhận thức, hiểu biết về công tác bảo quản và xử lý tài liệu nghe nhìn, đồng thời đây là cơ hội tốt cho việc tìm hiểu để đề xuất xây dựng các quy định pháp luật cụ thể đối với hoạt động lưu trữ loại hình tài liệu nghe nhìn, phù hợp với nhu cầu, xu hướng phát triển của xã hội.

     - Mở rộng cơ hội học tập, trao đổi kinh nghiệm, từ đó củng cố, phát triển kỹ năng, trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn; hướng dẫn, cung cấp các phương pháp, thông tin về lịch sử, xu hướng phát triển,… trong bảo quản, xử lý và phát huy giá trị của tài liệu nghe nhìn.

     - Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trở thành cầu nối tích cực và luôn chủ động trong lĩnh vực hợp tác quốc tế, trở thành điểm đến đáng tin cậy của các giới độc giả đến tham quan, làm việc, khai thác tài liệu; tổ chức các khóa học chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ cho Việt Nam và Việt Nam với nước ngoài.

     2. Những nội dung cơ bản và kết quả đạt được của lớp tập huấn

     Nhằm cụ thể hóa những mục tiêu đã đề ra, nội dung học tập được xây dựng, thiết kế hợp lý, sát với nhu cầu và thực trạng của công tác bảo quản, xử lý tài liệu nghe nhìn.

     - Giới thiệu chung về tài liệu lưu trữ nghe nhìn và tìm hiểu những giá trị tự thân, vốn có cũng như những tác động nhằm khai thác, nâng cao các giá trị của tài liệu nghe nhìn.

     - Các phương pháp nhận biết, xác định chất liệu, thành phần cấu tạo, đánh giá tình trạng vật lý của các tài liệu nghe nhìn, tìm hiểu những yếu tố, nguyên lý, cơ chế tác động dẫn tới việc hư hại của tài liệu nghe nhìn để lựa chọn được hình thức, điều kiện, biện pháp bảo quản, nâng cao tuổi thọ tài liệu.

     + Đối với băng ghi hình thì âm bản có viền ngoài màu trắng, còn dương bản có viền ngoài màu đen hoặc đối với những cuộn băng ghi âm được làm bằng chất liệu acetate thì có thể nhìn thấy được ánh sáng xuyên qua cuộn băng; hay lớp bột phản quang phía trên của tấm phim có chất gelatin (được tạo ra từ xương cá hoặc xương bò), chất này có tính bền, không gây ra phản ứng hóa học, nhưng lại dễ bị tác động bởi axit, nên khi gặp axit thì gelatin sẽ phồng lên và hấp thụ nhiều nước, từ đó dẫn đến tình trạng phim sẽ tự bị hỏng; Đối với những cuộn phim được làm bằng chất liệu polyeste thì chất liệu này có đặc điểm phẳng, nhiều liên kết với nhau bền vững, chuỗi dài, khó bẻ, xé, tuy nhiên lại dễ bị tách, dãn; hoặc đối với những cuộn phim bị dính thì có thể sử dụng ethanol để hòa tan chất PPP (đây loại chất khi vỡ sẽ tạo ra axit, làm cho phim bị dính lại với nhau), từ đó làm cho việc bóc tách các phim bị dính được dễ dàng hơn;

     + Bên cạnh đó, có thể sử dụng hạt hút ẩm đặt trong các hộp phim để bảo quản tài liệu; dùng găng tay chuyên dụng khi cầm các tài liệu là băng, đĩa; thực hiện hút chân không đối với những tài liệu bị nấm, mốc, chua, nhão hoặc đặt ở kho riêng để tránh tình trạng vật lý của những tài liệu này ảnh hưởng đến những tài liệu đang còn tình trạng vật lý tốt.

.

 

Các loại hình tài liệu băng, đĩa.

Các loại hình tài liệu băng, đĩa.

 

     - Các yêu cầu về điều kiện, nguyên tắc, xây dựng kế hoạch bảo quản: Một số yếu tố tác động đến tài liệu như nhiệt độ, độ ẩm tương đối, chất lượng không khí, các tác nhân sinh học (nấm, mốc, vi khuẩn,…), do vậy về kho tàng nên để nhiệt độ thấp và ổn định, không có các vật tạo ra từ trường; hoặc lựa chọn hộp đựng kín các cuộn phim theo kích thước của phim,… diện tích, không gian trung chuyển giữa kho chứa tài liệu với bên ngoài trước khi đưa tài liệu đi khai thác hoặc số hóa hay đưa đi xử lý tình trạng vật lý yếu kém; đảm bảo nhiệt độ kho chứa tài liệu luôn ổn định và có hệ thống tản nhiệt đều trong phòng, tránh tình trạng nhiệt độ thổi thẳng vào tài liệu.

     - Nguyên tắc, điều kiện, lựa chọn tài liệu để số hóa; bảo quản kỹ thuật số. Xác định mức độ hư hỏng, độ co, bết dính của tài liệu để làm căn cứ lựa chọn, ưu tiên thực hiện số hóa hoặc xử lý nghiệp vụ trước. Hoặc muốn kiểm tra độ co của tài liệu là bao nhiêu thì trong 1 cuộn phim có thể sử dụng khoảng 100 lỗ hay khung hình để đo và so sánh với kích thước chuẩn của cuộn phim, nếu tỷ lệ chênh lệch khoảng 1,5%-2% thì có thể vẫn số hóa được, nhưng nếu tỷ lệ từ 2% trở lên thì khó để số hóa, tuy nhiên trong trường hợp cần thiết thì có thể làm số hóa với từng khung hình;…. Tùy vào điều kiện bảo quản và kinh tế của từng cơ quan, có thể thực hiện việc bảo quản, xử lý theo mức độ khác nhau: lưu trữ tài liệu số hóa ở định dạng nào (ví dụ: lưu file đuôi TIF (file không nén, dung lượng lớn, đòi hỏi việc đầu tư cơ sở hạ tầng để lưu trữ nhiều và lớn hơn), hoặc file đuôi JPG,…)

     - Hướng dẫn xây dựng hệ thống siêu dữ liệu (metadata) với nhiều trường thông tin và một số phần mềm phục vụ xây dựng siêu dữ liệu cũng được các chuyên gia đề cập đến như: AVCC, Dublin core,....

     - Cách tạo lập kho lưu trữ kỹ thuật số, bản quyền và cấp quyền truy cập đối với tài liệu nghe nhìn. Việc xây dựng một hệ thống lưu trữ mở là mong muốn của những người làm lưu trữ và đây cũng là vấn đề không chỉ của tài liệu nghe nhìn mà còn với cả các loại hình tài liệu khác. Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu này cần có sự đầu tư tương đối lớn về các trang thiết bị, hệ thống lưu trữ các tài liệu số hóa, đường truyền; tìm hiểu rõ các quy định của nhà nước, của ngành về bản quyền và quyền truy cập;….

     - Cách thức, phương pháp huy động nguồn tài chính phục vụ cho công tác bảo quản, xử lý tài liệu nghe nhìn.

     Các hoạt động thực hành, trải nghiệm thực tế của Lớp tập huấn giúp cho các chuyên gia và học viên gắn kết với nhau hơn, đồng thời các học viên hiểu rõ hơn quy trình thực hiện, điều kiện bảo quản, các thiết bị, không gian, phương án, phần mềm xử lý, quản lý tài liệu cũng như cấp quyền truy cập đối với dữ liệu của tài liệu nghe nhìn,….

 

Chuyên gia Mick Newham đang hướng dẫn cách xử lý tài liệu nghe nhìn cho các học viên.

 

 

Chuyên gia Irfan Zuberi đang giới thiệu tiêu chuẩn bảo quản tài liệu nghe nhìn cho các học viên.

Các học viên tích cực trao đổi, hăng say thực hành.

 

 

Các học viên tích cực trao đổi, hăng say thực hành.

 

 

Các chuyên gia và học viên tham quan, học tập kinh nghiệm tại Viện Phim Việt Nam.

 

 

Các chuyên gia và học viên tham quan, học tập kinh nghiệm tại Đài Truyền hình Việt Nam.

 

 

Các học viên được Chuyên gia và Ban Tổ chức lớp trao chứng chỉ hoàn thành Lớp tập huấn.

 

3. Một số kiến nghị

Nhằm đưa những kiến thức đã được tiếp nhận từ lớp tập huấn vào thực tiễn, triển khai, thực hiện một số nội dung, biện pháp như:

- Tiếp tục nhận được sự quan tâm, chỉ đạo, sát sao của lãnh đạo các cấp trong việc bảo quản, xử lý, số hóa tài liệu nghe nhìn.

- Tiếp tục củng cố, thúc đẩy quan hệ hợp tác với Trung tâm Nghiên cứu về Bảo quản và Phục chế di sản văn hóa quốc tế (ICCROM) cũng như một số đơn vị, tổ chức, các cơ quan văn thư, lưu trữ của các nước trên thế giới. Hoạt động này chính là cơ hội, là môi trường tốt để nâng cao nhận thức, năng lực, trình độ, hiểu biết đối với đội ngũ nguồn nhân lực quản lý cũng như các nhân lực trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ; là một trong những biện pháp và là kênh để truyền tải thông tin về công tác lưu trữ của Việt Nam với bạn bè, đồng nghiệp trên thế giới và tạo điều kiện, phát huy giá trị những tài liệu lưu trữ mà Việt Nam đã, đang và sẽ quản lý, bảo quản;…

- Công tác tuyên truyền, áp dụng các quy định trong việc quản lý, bảo quản, giao nộp tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu nghe nhìn nói riêng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân hiện đang bảo quản các tài liệu này cần được thực hiện một cách triệt để, tránh tình trạng tài liệu bị mất mát, hư hỏng, xuống cấp và thiếu đồng bộ, thống nhất.

- Tài liệu được bảo quản tại lưu trữ hiện hành và khi đưa vào lưu trữ lịch sử cần được số hóa. Điều này không chỉ phục vụ cho công tác khai thác, tra tìm tài liệu được dễ dàng, tránh việc sử dụng, tác động trực tiếp lên bề mặt tài liệu, từ đó kéo dài được tuổi thọ của tài liệu, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng, ứng dụng hệ thống lưu trữ số mở trong tương lai, kết nối tài liệu lưu trữ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước, trong khu vực và trên thế giới. Thực hiện bảo hiểm dữ liệu số và dữ liệu khai thác sử dụng trên môi trường mạng của tài liệu nghe nhìn.

Bên cạnh đó, các tài liệu cần được định kỳ kiểm tra, xử lý để hạn chế hư hỏng. Việc số hóa tài liệu nên được kiểm tra và thực hiện trong khoảng 10 năm 1 lần để tài liệu khi được số hóa vẫn có thể đọc trên các thiết bị phù hợp tại thời điểm sử dụng.

- Trong quá trình bảo quản tài liệu nghe nhìn, các tài liệu này cần được mô tả chi tiết về: tên cơ quan, kho bảo quản, cơ quan/cá nhân sản xuất, thời gian tài liệu, tiêu đề tài liệu, chú giải nội dung tài liệu, kích thước, tình trạng vật lý, …những thông tin này cần được cập nhật cụ thể trên phần mềm, để dễ quản lý, phục vụ khai thác sử dụng cũng như lựa chọn những loại tài liệu cần đưa ra xử lý nghiệp vụ; cần nghiên cứu, lựa chọn một số tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả tài liệu nghe nhìn của một số tổ chức quốc tế để áp dụng và xây dựng tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả phù hợp với điều kiện hiện có của các cơ quan lưu trữ tại Việt Nam.

- Tạo môi trường thuận lợi cho quá trình thực hiện việc bảo quản của chính cơ quan, đơn vị.

- Đầu tư cơ sở hạ tầng một cách thống nhất, đồng bộ: kho tàng, giá để tài liệu, hệ thống điều hòa, hút ẩm, hệ thống lưu trữ, truyền thông tin, dữ liệu,…

- Thực hiện việc biên dịch nội dung, thông tin tài liệu do các Chuyên gia biên soạn và cung cấp để làm tư liệu, tài liệu nghiên cứu, học tập và áp dụng vào thực tiễn công việc của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như các cơ quan, tổ chức khác.

- Tiếp tục mở các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu về công tác lưu trữ cho các đội ngũ nhân sự chuyên môn.

- Tạo điều kiện cho công chức, viên chức thuộc Cục được tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tiếng Anh chuyên ngành tiếp cận, biến những kinh nghiệm, kiến thức từ lưu trữ các nước trên thế giới.

Vai trò, ý nghĩa của khối tài liệu nghe nhìn trong việc tái hiện một cách sống động, đa chiều về lịch sử, giá trị của mỗi cá nhân, gia đình, dòng họ hay cơ quan, ngành, của dân tộc, của các quốc gia trên thế giới, của nhân loại là điều không ai có thể phủ nhận được, trong khi đó khối lượng tài liệu này hiện đang dần bị xuống cấp ngày càng nhiều, các thiết bị dùng để đọc những tài liệu này ngày đang dần thay thế bởi các công nghệ mới. Do vậy, việc triển khai những nội dung của lớp tập huấn cũng như thực hiện những kiến nghị cần làm mặc dù đó là chặng đường dài, tuy nhiên thực sự cấp bách, cần sự chung tay của các đội ngũ nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ cũng như các ngành, các cấp có liên quan.                                

Chú thích:

* Trung tâm Quốc tế về Nghiên cứu Bảo tồn và Phục hồi các di sản văn hóa (ICCROM) là một tổ chức liên chính phủ hoạt động trong lĩnh vực bảo tồn di sản văn hóa. Thành lập năm 1956, trong khuôn khổ Hội nghị toàn thể UNESCO tại New Delhi. Hiện có 136 quốc gia và vùng lãnh thổ là thành viên của tổ chức (Theo https://vi.wikipedia.org).

Đỗ Hương (Trung tâm Lưu trữ quốc gia III)