10:36 AM 22/01/2021  |   Lượt xem: 530  | 

Xây dựng thể chế, hoàn thiện các quy định pháp lý để tạo cơ sở cho việc xây dựng và thực hiện Lưu trữ số là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu và cấp bách của cơ quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ hiện nay.

Chuyển đổi số là một trong những chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước trong những năm gần đây, đặc biệt là trong bối cảnh xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số. Ngày 27 tháng 9 năm 2019, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh chính sách thúc đẩy chuyển đổi số trong các cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị-xã hội. Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã chỉ rõ mục tiêu đến năm 2025, 90% hồ sơ công việc tại cấp bộ, tỉnh; 80% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 60% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ thuộc phạm vi bí mật nhà nước). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về Công tác văn thư quy định “Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản” (Điểm a, Khoản 2, Điều 19) và “Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy” (Điểm b, Khoản 2, Điều 19). Điều đó có nghĩa là, tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử là bằng chứng chủ yếu về kết quả hoạt động của các cơ quan nhà nước tại Việt Nam trong những năm tới.

Với sự quyết tâm tham mưu của Đảng ủy, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và sự sát sao chỉ đạo của Đảng ủy, lãnh đạo Bộ Nội vụ, ngày 03 tháng 4 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 458/QĐ-TTg phê duyệt đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”  với những mục tiêu, nhiệm vụ, lộ trình cụ thể của giai đoạn đầu xây dựng Lưu trữ điện tử/Lưu trữ số (1) tại Việt Nam.

Để triển khai thực hiện chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước về chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ, yêu cầu đặt ra với cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Nội vụ) là phải hoàn thiện các quy định pháp lý về lưu trữ số.

 

 

          1. Tổng quan về chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ

Theo kinh nghiệm của một số quốc gia tiên tiến trên thế giới, chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ xuất phát từ việc chuyển đổi quan điểm về tài liệu lưu trữ từ vật mang tin sang thông tin, tiếp đó là chuyển đổi cách thức tạo lập, trao đổi, quản lý, xử lý, sử dụng và lưu trữ thông tin. Kết quả của quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức nói riêng và trong toàn xã hội nói chung là chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu sang lưu trữ dữ liệu.

1.1. Chuyển đổi quan niệm về tài liệu lưu trữ

Theo tiêu chuẩn ISO15489, tài liệu được định nghĩa là thông tin có giá trị bằng chứng về hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc được hình thành trong các giao dịch pháp lý. Tuy nhiên, một số quan điểm trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng lại cho rằng tài liệu là vật mang tin. Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Quan niệm này không phù hợp với tài liệu số, bởi lẽ, tài liệu số có khả năng chuyển đổi vật mang tin, không phụ thuộc vào vật mang tin. Như vậy, yêu cầu đầu tiên của chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ là chuyển đổi quan niệm “tài liệu lưu trữ là vật mang tin” sang quan niệm “tài liệu lưu trữ là thông tin”.

1.2. Chuyển đổi cách thức tạo lập và trao đổi thông tin

Với quan niệm tài liệu là thông tin, tài liệu số là thông tin được tạo ra bằng công nghệ, thiết bị số và được xác thực số. Chuyển đổi cách thức tạo lập và trao đổi thông tin là một khâu của chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ. Theo đó, thay bằng việc tạo lập và in tài liệu ra giấy, việc tạo lập thông tin số được thực hiện bằng việc số hóa hoặc tạo lập trực tiếp tài liệu định dạng số. Thay bằng việc chuyển phát tài liệu bằng cách thức gặp mặt trực tiếp hoặc thông qua bưu điện, việc chuyển phát tài liệu số được thực hiện thông qua hệ thống mạng. Trục liên thông văn bản quốc gia là một giải pháp cho việc chuyển phát tài liệu số trong các cơ quan nhà nước tại Viêt Nam.

1.3. Chuyển đổi cách thức quản lý tài liệu

Với tài liệu giấy, việc quản lý chủ yếu dựa trên hệ thống sổ sách. Khi công nghệ thông tin phát triển, mọi sổ sách được chuyển sang dạng tin học hóa, tức là có thể được nhập trong các phần mềm đơn giản như word, excel hoặc hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu độc lập. Với tài liệu số, việc quản lý trở nên tiện lợi hơn nhờ các tính năng tích hợp, bóc tách dữ liệu của các phần mềm hiện đại, hệ thống quản trị dữ liệu thông minh và được xây dựng trên nền tảng web.

1.4. Chuyển đổi cách thức xử lý và sử dụng tài liệu

Khi chuyển đổi tài liệu từ giấy sang số, đồng nghĩa với việc chuyển đổi quá trình xử lý thông tin từ giấy sang số. Với tài liệu giấy, mọi ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đều được thể hiện bằng bút tích của các cấp lãnh đạo trên văn bản giấy. Với văn bản số, việc xử lý văn bản được thực hiện thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo được nhập trực tiếp vào các trường thông tin của Hệ thống và được lưu dưới dạng dữ liệu đặc tả kèm theo văn bản. Trường hợp các cấp lãnh đạo cho ý kiến trực tiếp lên văn bản giấy, việc chuyển đổi số có thể tiến hành bằng cách số hóa những văn bản có bút tích của lãnh đạo và lưu trữ dưới dạng hình ảnh hoặc bóc tách các ý kiến đó thành dữ liệu đặc tả kèm theo văn bản.

Cách thức sử dụng tài liệu số cũng hoàn toàn khác cách thức sử dụng tài liệu giấy. Với tài liệu số, việc sử dụng trực tuyến tạo điều kiện thuận lợi và tiết kiệm thời gian, chi phí cho người sử dụng. Một bản gốc tài liệu số có thể cung cấp cho nhiều người cùng sử dụng trong một thời điểm nhất định, trong khi tài liệu giấy không thể đáp ứng được yêu cầu đó. Bên cạnh đó, các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ số có thể được thực hiện dưới hình thức trực tuyến giúp các nhà quản lý, nhà nghiên cứu và các công dân dễ dàng tiếp cận với tài liệu lưu trữ.

1.5. Chuyển đổi cách thức lưu trữ thông tin

Chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu sang lưu trữ dữ liệu là xu hướng chung của lưu trữ trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng. Các trung tâm dữ liệu đã và đang phát huy mạnh mẽ vai trò cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của các cấp lãnh đạo trong các cơ quan, tổ chức và đang hướng tới việc phục vụ nhu cầu khai thác thông tin quá khứ của toàn xã hội. Chức năng này trước đây là điểm mạnh của lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Với tốc độ hình thành tài liệu số trong các cơ quan, tổ chức hiện nay, việc chuyển đổi từ lưu trữ tài liệu sang lưu trữ dữ liệu của ngành Lưu trữ là tất yếu. Điều đó đòi hỏi ngành Lưu trữ cần phải chuẩn bị hàng loạt các yếu tố cốt lõi như: quy định pháp lý, quy trình nghiệp vụ, hạ tầng công nghệ (kho lưu trữ số), nguồn nhân lực và vấn đề xác thực tài liệu lưu trữ số theo thời gian. Hiện nay, hầu hết tài liệu số hình thành trong các cơ quan, tổ chức tại Việt Nam đang được ký số để xác thực. Trong khi đó, về mặt công nghệ, thời hạn của chữ ký số có giới hạn khoảng 5 năm. Chính vì vậy, việc nghiên cứu phương pháp, cách thức và thẩm quyền xác thực tài liệu lưu trữ số có thời hạn bảo quản lâu dài (20 năm, 30 năm, 50 năm…) và vĩnh viễn là cần thiết.

 

 

2. Yêu cầu hoàn thiện quy định pháp lý

Căn cứ vào những phân tích về quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ như trên, có thể thấy, việc hoàn thiện quy định pháp lý đối với lĩnh vực lưu trữ nói chung và nhiệm vụ sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 nói riêng cần tập trung làm rõ những nội dung sau.

2.1. Làm rõ các thuật ngữ liên quan đến lưu trữ số

Tài liệu điện tử, tài liệu số, lưu trữ điện tử, lưu trữ số là những khái niệm cần được làm rõ khi tiếp cận với vấn đề Lưu trữ số. Thực tế, về khía cạnh công nghệ, tên gọi các loại tài liệu thể hiện công nghệ, thiết bị tạo ra nó. Tài liệu điện tử, được tạo ra bằng công nghệ, thiết bị điện, điện tử, từ tính, quang học… và đã xuất hiện từ nhiều năm trước. Trước đây, tài liệu điện tử thể hiện dưới dạng tài liệu nghe nhìn, phim, ảnh, ghi âm và có cả tài liệu hành chính điện tử được truyền tải, lưu trữ và tra cứu trên các băng, đĩa, thiết bị lưu trữ, được hỗ trợ đọc, xem bằng máy tính. Theo đó, đối tượng quản lý chính của Lưu trữ điện tử chính là tài liệu lưu trữ điện tử.

Tài liệu số được tạo lập bằng công nghệ, thiết bị số (kỹ thuật số). Khi công nghệ và thiết bị số thay thế công nghệ và thiết bị điện tử thì tài liệu số cũng được hình thành dần dần thay thế tài liệu điện tử. Theo quan niệm của nhiều tác giả trên thế giới, đối tượng quản lý chính của Lưu trữ số là tài liệu lưu trữ số (tài liệu hình thành dạng số hoặc tài liệu được số hóa từ những tài liệu tồn tại ở vật mang tin khác) và phục vụ khai thác trực tuyến.(2) Trong bối cảnh công nghệ số hiện nay, việc xây dựng Lưu trữ số nhằm thực hiện hai trách nhiệm cỗt lõi của ngành lưu trữ, đó là giữ lại thông tin số có giá trị cho tương lai và xác thực tài liệu số khi cần làm bằng chứng trong tương lai.

Kho lưu trữ số là hệ thống thông tin thực hiện các chức năng: đăng nhập, lưu trữ, quản lý, bảo quản và cung cấp quyền truy cập vào nội dung tài liệu số. Kho Lưu trữ số có đầy đủ tính năng tương tự như một Kho Lưu trữ truyền thống, nhưng tài liệu trong kho là tài liệu số (được sản sinh định dạng số hoặc số hóa từ tài liệu định dạng khác) và phục vụ khai thác trực tuyến.

Tuy nhiên, khái niệm tài liệu điện tử, tài liệu số, lưu trữ điện tử, lưu trữ số, kho lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số đang được sử dụng với nội hàm giống nhau và đều hướng tới loại hình tài liệu đã và đang hình thành trong cơ quan, tổ chức và được ký số, xác thực số. Chính vì vậy, việc đưa ra những thuật ngữ chuẩn để thống nhất cách hiểu trong các cơ quan nhà nước nói riêng và trong toàn xã hội nói chung là một yêu cầu đặt ra với việc hoàn thiện quy định pháp lý về lưu trữ.

2.2. Hoàn thiện các quy định pháp lý về số hóa và quản lý tài liệu số hóa

Hệ thống quy định pháp lý nói chung, Luật Lưu trữ sửa đổi nói riêng cần bảo đảm tạo cơ sở vững chắc cho các giải pháp số hóa và quản lý tài liệu số hóa, cụ thể cần làm rõ những vấn đề sau:

- Số hóa loại hình tài liệu nào của cơ quan, tổ chức, cá nhân?

- Giá trị của tài liệu số hóa: loại tài liệu số hóa nào thay thế được tài liệu giấy đưa ra số hóa? Tài liệu số hóa thay thế bản được số hóa trong trường hợp nào? Trường hợp nào sau khi số hóa có thể loại bỏ tài liệu giấy được số hóa?

- Thời hạn bảo quản đối với tài liệu số hóa: trường hợp nào thời hạn bảo quản của bản số hóa được xác định như bản được số hóa, trường hợp nào tài liệu số hóa có thời hạn bảo quản khác bản được số hóa?

- Nguyên tắc số hóa: tiêu chí bảo đảm tính chân thực của tài liệu số hóa? Có được chỉnh sửa so với bản được số hóa không? Chỉnh sửa trong khuôn khổ nào? Mức độ chỉnh sửa tối đa?

- Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ: trường hợp cơ quan, tổ chức tự thực hiện nhiệm vụ số hóa? Trường hợp cơ quan, tổ chức thuê dịch vụ số hóa?

- Quản lý dữ liệu số hóa: yêu cầu tối thiểu về hạ tầng thiết bị và chức năng của phần mềm.

- Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan đến quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ số hóa và quản lý tài liệu số hóa.

2.3. Hoàn thiện các quy định pháp lý quản lý tài liệu hình thành dạng số

Các quy định pháp lý, đặc biệt là Luật Lưu trữ sửa đổi cần làm rõ:

- Giá trị pháp lý, giá trị lịch sử, giá trị làm chứng cứ của các loại tài liệu số.

- Yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số, Hệ thống lưu trữ số của một ngành, lĩnh vực, quốc gia.

- Tiêu chuẩn Kho Lưu trữ số

- Thẩm quyền xác thực tài liệu lưu trữ số theo thời gian của cơ quan nhà nước. Vai trò, trách nhiệm của Ban Cơ yếu Chính phủ, đơn vị cung cấp chứng thư số và giải pháp ký số đối với các cơ quan nhà nước.

- Thẩm quyền xác thực tài liệu lưu trữ số theo thời gian của tổ chức, cá nhân. Vai trò, trách nhiệm của các CA công cộng - đơn vị cung cấp chứng thư số và giải pháp ký số cho các tổ chức, cá nhân ngoài nhà nước.

- Quy trình và thẩm quyền chứng thực tài liệu lưu trữ số.

- Giải pháp bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ số

- Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia xây dựng và triển khai Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số, Hệ thống Lưu trữ số.

Tóm lại, Lưu trữ số là xu hướng chung của toàn thế giới và là chủ trương của Đảng, chính sách của Nhà nước trong bối cảnh xây dựng và thực hiện Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế số tại Việt Nam. Việc xây dựng và thực hiện Lưu trữ số là trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân và toàn xã hội. Trong đó, xây dựng thể chế, hoàn thiện các quy định pháp lý để tạo cơ sở cho việc xây dựng và thực hiện Lưu trữ số là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu và cấp bách của cơ quan quản lý nhà nước lĩnh vực lưu trữ hiện nay.

--------------------

Chú thích:

(1) Hiện nay, khái niệm tài liệu điện tử, tài liệu số, lưu trữ điện tử, lưu trữ số đang được sử dụng với nội hàm giống nhau và đều hướng tới loại hình tài liệu đã và đang hình thành trong cơ quan, tổ chức và được ký số, xác thực số. Chính vì vậy, báo cáo này sử dụng thuật ngữ tài liệu số và lưu trữ số để bảo đảm đúng bản chất của tài liệu lưu trữ được ký số đang hình thành trong các cơ quan nhà nước tại Việt Nam hiện nay.

(2) http://www.lisbdnet.com/digital-archives-concepts-meaning/

Lê Văn Năng - Nguyễn Thị Chinh (Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử)