02:28 PM 20/05/2020  |   Lượt xem: 254  | 

Nếu văn bản, tài liệu quan trọng không được in trên giấy, mực tốt sẽ không bảo đảm được yêu cầu bảo quản lâu dài.

       Giấy là một loại vật liệu có thành phần và cấu trúc phức tạp. Phần chính của giấy là xenluylô, hemixenluylô, một phần lignin, ngoài ra có các chất độn, chất phụ gia cho vào trong quá trình sản xuất giấy tùy theo yêu cầu và mục đích sử dụng. Trong quá trình sử dụng, cùng với thời gian và tác động của môi trường, giấy dần dần bị biến đổi hoá học, bị nấm mốc phá hủy, làm mất dần các tính chất ban đầu, dẫn tới các hiện tượng như cứng, giòn, biến màu, mục nát. Kết quả là sau một thời gian nhất định, các tính chất cơ lý của giấy không còn đáp ứng được yêu cầu sử dụng. Quá trình này gọi là quá trình lão hóa của giấy. Quá trình lão hóa này xảy ra càng chậm thì giấy được sử dụng càng lâu (tuổi thọ của giấy càng cao).

       Trong thực tế, nhiều loại giấy có yêu cầu sử dụng một lần hoặc không có nhu cầu lưu giữ thông tin lâu dài như giấy: in báo, in tạp chí, giấy viết thông thường… nên người sử dụng không quan tâm nhiều đến tuổi thọ của giấy. Tuy nhiên, một số loại văn bản, tài liệu quan trọng có giá trị với yêu cầu bảo quản lâu dài trong các cơ quan lưu trữ thì tuổi thọ của giấy là điều mọi quốc gia đều quan tâm.

       Để sản xuất được giấy có tuổi thọ cao, nhà sản xuất phải lựa chọn các loại nguyên liệu và chế độ công nghệ sản xuất riêng để hạn chế đến mức độ tối đa các yếu tố ảnh hưởng tới tuổi thọ của giấy như: thành phần hóa học của bột giấy; các chất độn, chất phụ gia; pH của môi trường xeo giấy; các yêu cầu về điều kiện bảo quản và sử dụng giấy (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm không khí). Các loại giấy có tuổi thọ cao đều phải có độ bền cơ lý ban đầu cao. Đây là một trong các yếu tố cần thiết đối với giấy dùng cho lưu trữ.

       1. Đặc tính của giấy

       Xuất phát từ đặc tính của giấy, trong quá trình tồn tại, giấy sẽ bị lão hóa (rách, thủng, nát, mủn, đổi màu…). Sự lão hóa của giấy là một quá trình phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là thành phần hóa học của bột giấy; các chất độn và chất phụ gia; pH của môi trường xeo giấy; điều kiện bảo quản và sử dụng giấy. Điều này liên quan tới tuổi thọ của của văn bản, tài liệu giấy. Theo thời gian, sự lão hóa của giấy nhanh hay chậm phụ thuộc vào chất lượng giấy và điều kiện bảo quản, sử dụng. Nếu văn bản, tài liệu quan trọng không được in trên giấy, mực tốt sẽ không bảo đảm được yêu cầu bảo quản lâu dài.

       2. Các quy định hiện hành

       Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản dưới Luật đã quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là vĩnh viễn hoặc có thời hạn (xác định bằng số năm cụ thể). Theo Khoản 1, Điều 17 Luật Lưu trữ năm 2011, “Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền”. Mặt khác, Điều 7 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính quy định các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy: Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ; văn bản theo Danh mục do người đứng đầu Bộ, ngành và địa phương quyết định.

       3. Chất lượng tài liệu lưu trữ tại các kho lưu trữ

       Theo số liệu thống kê tại báo cáo kết quả nghiên cứu tiền khả thi Đề án “Nghiên cứu việc sử dụng giấy, mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước năm 2018, các loại giấy in tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại các kho lưu trữ cho thấy:

       - Giai đoạn trước năm 1954, các tài liệu lưu trữ thường được in trên giấy pơluya và 02 loại giấy in (giấy được sản xuất hoàn toàn từ bột giấy hóa học; giấy được sản xuất từ hỗn hợp của bột giấy cơ học và hóa học). Hai loại giấy này chủ yếu là nhập khẩu.

       - Giai đoạn sau năm 1954, ngoài giấy pơluya và giấy in, các tài liệu còn được in trên giấy giang (giấy được sản xuất bằng bột giấy chưa tẩy trắng, có một mặt nhẵn và một mặt nhám).

       Các loại giấy trên ước tính có tuổi thọ 50 năm. Các loại giấy này đang bị nhiễm axit, có tình trạng vật lý không tốt và các lưu trữ đang phải tu bổ phục chế để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ.

       4. Chất lượng giấy in văn bản, tài liệu đang sử dụng

       Hiện nay, các cơ quan, tổ chức chủ yếu sử dụng các loại giấy in nhập khẩu của Indonesia, Thái Lan như: Paper One, Double A, Superme, Ik Plus có định lượng từ 70-80g/m2 và một số giấy sản xuất trong nước (Bãi Bằng, An Hòa, Vạn Điểm) để in văn bản, tài liệu. Theo kết quả nghiên cứu công bố, các loại giấy sản xuất này được sử dụng cho mục đích in ấn thông thường, tuổi thọ ước tính khoảng 50 năm, không phù hợp cho mục đích lưu trữ lâu dài.

       5. Nhu cầu của các cơ quan, tổ chức

       Trong hoạt động quản lý và thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan, tổ chức, hình thành nhiều loại văn bản, tài liệu quan trọng liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy; tổ chức cán bộ; an ninh quốc gia; ngoại giao… cần phải sử dụng giấy in bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng. Căn cứ vào danh mục hồ sơ, tài liệu của các cơ quan nhà nước, các văn bản, tài liệu có thể sử dụng giấy in bền lâu như: Phương án bảo vệ cán bộ lãnh đạo cấp cao của Đảng, Nhà nước và khách quốc tế; bảo vệ sự kiện quan trọng; mục tiêu, công trình trọng điểm về an ninh quốc gia; cơ quan đại diện nước ngoài, đại diện các tổ chức quốc tế tại Việt Nam; Quyết định thiết lập, thay đổi mức độ hoặc đình chỉ quan hệ ngoại giao, lãnh sự với các nước, các tổ chức quốc tế liên chính phủ; Quyết định thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể; phê duyệt điều lệ hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ trong nước; quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức và các chức danh lãnh đạo; Quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội, sử dụng đất đai, phát triển ngành; quy hoạch xây dựng, phát triển đô thị, nông thôn; quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh, thành phố; Quy hoạch tổng thể, quy hoạch chi tiết phát triển kinh tế - xã hội, phát triển ngành, phát triển đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý; kế hoạch dài hạn và hàng năm, chỉ tiêu về phát triển kinh tế - xã hội của địa phương; danh mục bí mật nhà nước của địa phương…

       Với danh mục văn bản, tài liệu quan trọng hình thành trong các cơ quan nhà nước nêu trên, Nhà nước cần phải có quy định rõ “Văn bản quan trọng của các cơ quan phải được làm bằng giấy tốt và được in bằng mực bền lâu để lưu trữ”. Hiện nay, ở Việt Nam vẫn chưa có quy định, tiêu chuẩn về giấy, mực in bền lâu mà chỉ ban hành tiêu chuẩn về photocopy (TCVN 6887:2001), giấy in (TCVN 6886:2017) nên có thể gặp phải một số khó khăn cho tổ chức, đó là:

       - Đối với nhà quản lý: Thiếu chuẩn chung để quản lý thống nhất chất lượng sản phẩm giấy in có yêu cầu về tính bền lâu; tốn kém thời gian, công sức trong hoạt động quản lý chất lượng giấy in có yêu cầu về tính bền lâu.

       - Đối với các cơ quan, tổ chức: Thiếu căn cứ để lựa chọn sản phẩm giấy đạt chất lượng in văn bản, tài liệu có thời hạn bảo quản trên 100 năm.

       - Đối với nhà sản xuất: Thiếu căn cứ để sản xuất các sản phẩm giấy in đảm bảo chất lượng, đảm bảo hài hòa lợi ích nhà sản xuất và quyền lợi của người tiêu dùng.

       - Đối với nhà khoa học: Thiếu căn cứ để kiểm tra, thử nghiệm giấy in có yêu cầu về độ bền lâu.

       Căn cứ vào nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, việc xây dựng TCVN Giấy in tài liệu - Các yêu cầu về tính bền lâu sẽ mang lại lợi ích và hiệu quả, đó là:

       - Đối với nhà quản lý: Có căn cứ để hướng dẫn các cơ quan, tổ chức sử dụng giấy in văn bản, tài liệu có yêu cầu về tính bền lâu; có cơ sở để kiểm soát việc sử dụng giấy in văn bản, tài liệu; nâng cao chất lượng văn bản, tài liệu lưu trữ; tiết kiệm chi phí tu bổ phục chế tài liệu.

       - Đối với các cơ quan, tổ chức: Có căn cứ để lựa chọn sản phẩm giấy in đảm bảo chất lượng và phù hợp với mục đích sử dụng.

       - Đối với nhà sản xuất: Có căn cứ đầy đủ, khoa học để sản xuất các sản phẩm giấy in bảo đảm chất lượng, hài hòa lợi ích sản xuất và quyền lợi người tiêu dùng…

       - Đối với nhà khoa học: Có căn cứ để kiểm tra, thử nghiệm giấy in nhằm đảm bảo tính khoa học, thống nhất; chủ động trong việc đầu tư thiết bị thử nghiệm lâu dài, hiệu quả.

       Do vậy, việc xây dựng TCVN về Giấy in tài liệu là thực sự cần thiết. Đây sẽ là căn cứ khoa học để chọn giấy in có chất lượng phù hợp với mục đích sử dụng. Các cơ quan chức năng sẽ có cơ sở pháp lý để quản lý chất lượng hàng hóa, góp phần nâng cao chất lượng giấy sản xuất trong nước và đặc biệt là giảm các chi phí không cần thiết cho việc tu bổ tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn./.

Tài liệu tham khảo:

1. Nhiệm vụ nghiên cứu tiền khả thi Đề án “Nghiên cứu việc sử dụng giấy, mực bền lâu để in văn bản, tài liệu quan trọng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước” (2018), HS. 126 - 130, Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ.

2. Nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia về giấy, mực in bền lâu sử dụng trong các cơ quan, tổ chức nhà nước (2019), HS.135, Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ.

Nguyễn Thị Kim Thu (Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ)