02:27 PM 23/06/2020  |   Lượt xem: 371  | 

Nhiều công việc quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu sẽ có các phần mềm, công cụ hiện đại hỗ trợ. Người làm công tác văn thư, lưu trữ không chỉ cần có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mà còn có hiểu biết nhất định về công nghệ để làm chủ các phần mềm, công cụ hiện đại.

          Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) với sự phát triển mạnh mẽ và kỳ diệu của công nghệ làm thay đổi sâu sắc nhiều mặt của đời sống xã hội. CMCN 4.0 đã và đang làm thay đổi cách thức chúng ta sinh sống, làm việc và giao tiếp với nhau. Với cấu trúc hội tụ của kỹ thuật số, vật chất và công nghệ sinh học, CMCN 4.0 tác động đến toàn bộ đời sống tại nhiều quốc gia. Cũng giống như nhiều nước trên thế giới, Việt Nam không nằm ngoài những tác động của CMCN 4.0.

          CMCN 4.0 là sự hội tụ của nhiều công nghệ mới trong đó cốt lõi công nghệ thông tin. Do đó, các hoạt động của Chính phủ khi ứng dụng các thành tựu của CMCN 4.0 vẫn phải dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin. Quá trình thực hiện CMCN 4.0, Chính phủ điện tử là quá trình từng bước ứng dụng công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ thông tin vào các hoạt động, các quy trình quản lý nhà nước nhằm dần dần thay đổi phương thức hoạt động theo hướng hiện đại, minh bạch và hiệu quả hơn. Văn bản, tài liệu là sản phẩm chính trong hoạt động quản lý nhà nước. Những thay đổi trong hoạt động quản lý nhà nước theo hướng phù hợp với môi trường công nghệ sẽ kéo theo những thay đổi của công tác văn thư, tiếp đến là sự thay đổi của công tác lưu trữ, từ đối tượng cho đến cách thức, phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ và cả những người làm công tác văn thư, lưu trữ. Đối tượng quản lý của công tác văn thư, lưu trữ không chỉ có văn bản, tài liệu giấy mà còn là văn bản, tài liệu điện tử. Nhiều công việc quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu sẽ có các phần mềm, công cụ hiện đại hỗ trợ. Người làm công tác văn thư, lưu trữ không chỉ cần có nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mà còn có hiểu biết nhất định về công nghệ để làm chủ các phần mềm, công cụ hiện đại…. CMCN 4.0 tác động trực tiếp và tạo ra nhiều thay đổi mang tính “cách mạng” trong quản lý và lưu trữ tài liệu. Nếu công tác lưu trữ không thay đổi để phù hợp sẽ bị lạc hậu, không đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin thông suốt phục vụ hoạt động quản lý nhà nước. Việc nắm bắt, ứng dụng hiệu quả các thành tựu của CMCN 4.0 trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần nâng cao năng suất, chất lượng của công tác này.

          Các nghiên cứu bước đầu cho thấy CMCN 4.0 tác động đến công tác lưu trữ ở các góc độ sau:

          1. Người làm lưu trữ

          Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tư duy, suy nghĩ, học hỏi… tương tự như con người nhưng xử lý dữ liệu ở mức độ rộng lớn hơn, quy mô hơn, hệ thống, khoa học và nhanh hơn so với con người. Với khả năng xử lý thông tin vô cùng phức tạp, AI không chỉ giúp phát triển việc làm mới mà còn tạo ra nguy cơ thất nghiệp hàng loạt ở nhiều vị trí nhân sự khác nhau. Nhiều loại hình công việc, đặc biệt là những công việc có đặc thù máy móc, lặp đi lặp lại và đòi hỏi lao động chân tay chính xác sẽ được tự động hóa. Trong cuốn sách Cách mạng công nghệ lần thứ tư, Công ty sách Thái Hà, 2018, tác giả Klaus Schwab viết: “Sớm hơn dự đoán của đa số, công việc của những nghề nghiệp như luật sư, phân tích tài chính, bác sĩ, phóng viên, kế toán, bảo hiểm hay thủ thư có thể sẽ được tự động hóa một phần hoặc toàn bộ”. Thư ký và trợ lý hành chính, trừ nhân viên pháp lý, y tế, điều hành là một trong những nghề dễ bị tự động hóa nhất. Bởi vậy, trong tương lai, nhu cầu về số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ sẽ giảm. Cơ cấu người làm việc trong các cơ quan, bộ phận lưu trữ sẽ thay đổi. Người làm trực tiếp tác nghiệp về thu thập, chỉnh lý, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu sẽ giảm đi. Nhân sự ngành lưu trữ sẽ giảm đi, trong khi, nhân sự ngành công nghệ thông tin, tự động hóa, cơ khí…sẽ tăng lên.

          Nếu như trước đây, yêu cầu cơ bản nhất đối với người làm lưu trữ là có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ thì trong CMCN 4.0 yêu cầu đối với người làm lưu trữ có sự thay đổi không nhỏ và sự phối hợp giữa người làm lưu trữ - người làm công nghệ thông tin cần chặt chẽ hơn bao giờ hết. Người làm lưu trữ cần có những kỹ năng như:

          - Công nghệ thông tin: để quản lý dữ liệu, quy trình, tạo lập và sử dụng các ứng dụng, phần mềm công nghệ… Có am hiểu nhất định về quản lý và bảo mật thông tin tài liệu trong môi trường điện tử.

          - Sử dụng thành thạo các máy móc, phương tiện, trang thiết bị lưu trữ hiện đại.

          - Sáng tạo: Sáng tạo là một trong những kỹ năng mà chỉ con người mới có, khác với trí tuệ nhân tạo, robot… Kỹ năng này giúp con người đưa ra các ý tưởng nhằm tận dụng, ghép nối để sử dụng hiệu quả tất cả các thành tựu của công nghệ.

          - Phán quyết và ra quyết định: Trong CMCN 4.0, với kho dữ liệu thông tin khổng lồ và sự phân tích, tổng hợp thông tin của trí tuệ nhân tạo, con người không cần làm những việc như vậy. Điều quan trọng nhất là việc sử dụng những dữ liệu đó để đưa ra các phán quyết và quyết định đúng đắn nhất.

          - Nhận thức linh hoạt: Đó là khả năng quan sát, tìm hiểu, phân tích và đánh giá chính xác các tình huống xảy ra, từ đó đưa ra các giải pháp xử lý đúng đắn; khả năng phản ứng nhanh để nắm bắt các cơ hội có lợi hoặc giải quyết các khó khăn.

          2. Nghiệp vụ lưu trữ

         Trong CMCN 4.0, với sự ứng dụng mạnh mẽ thành tựu của công nghệ thông tin, kỹ thuật số… nhiều thông tin của văn bản không được biểu diễn bằng ký tự ngôn ngữ, số, chữ cái, hình ảnh… trên nền giấy như truyền thống mà được mã hóa trên các phương tiện điện tử. Trong thực tế hiện nay, văn bản, tài liệu giấy và văn bản, tài liệu điện tử cùng tồn tại và có thể chuyển đổi cho nhau. Điều đó nghĩa là: có thể tạo ra văn bản, tài liệu điện tử từ văn bản, tài liệu giấy và ngược lại. Với việc hướng tới một Chính phủ điện tử, để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc, một văn bản, tài liệu ngay từ khi hình thành đã tồn tại ở cả dạng giấy và điện tử. Thực tế này dẫn tới việc số hóa tài liệu giấy là xu hướng chung và là nhiệm vụ ưu tiên của các cơ quan lưu trữ. Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chức còn sử dụng tin nhắn, email, một số ứng dụng mạng xã hội (facebook, zalo…)… để trao đổi thông tin. Vậy những tài liệu như vậy có phải là một bộ phận của hồ sơ công việc không, có cần thu thập, bảo quản lâu dài hay không… là vấn đề mà các nhà lưu trữ cần xem xét, quyết định.

          Với dạng thức tài liệu lưu trữ mới, các phương pháp, cách thức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ phải thay đổi cho phù hợp trên cơ sở vẫn tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu chung về nghiệp vụ. Mặt khác, với sự hỗ trợ của các sản phẩm, thành tựu từ cuộc CMCN 4.0, nhiều khâu nghiệp vụ lưu trữ sẽ được các máy móc, công nghệ mới hỗ trợ. Trí tuệ nhân tạo, phần mềm ứng dụng… sẽ giúp các nhà lưu trữ thu thập, tìm kiếm, quản lý hồ sơ, tài liệu một cách tự động và nhanh chóng. Tài liệu lưu trữ sẽ được tự động thu thập, xử lý và bảo quản để sẵn sàng phục vụ khai thác, sử dụng theo các chuẩn và quy định của cơ quan lưu trữ.

          Nhu cầu tìm kiếm, khai thác và chia sẻ thông tin từ tài liệu lưu trữ sẽ gia tăng. Các tài liệu lưu trữ không chỉ đóng vai trò là bộ nhớ của quốc gia, dân tộc mà còn là tài nguyên thông tin chung của nhân loại, là một bộ phận cấu thành nền tảng của xã hội thông tin. Nhu cầu chia sẻ thông tin tài liệu lưu trữ trong CMCN 4.0 sẽ không bị giới hạn bởi không gian và thời gian. Quy mô, nhu cầu tiếp cận, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ trong phạm vi quốc gia mà sẽ là toàn cầu. Nhờ sự ra đời của hàng loạt ứng dụng công nghệ thực tế ảo (VR, AR, MR), ranh giới giữa thế giới ảo và thế giới thực không ngừng bị phá vỡ, mang đến những trải nghiệm hấp dẫn cho người dùng. Việc tổ chức các hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ hay tham quan kho lưu trữ đang có thêm sự khác biệt so với hiện nay. Độc giả không cần đến trực tiếp vẫn có thể xem các trưng bày, triển lãm hay tham quan kho lưu trữ ảo với sự hỗ trợ của công nghệ.

          Tuy nhiên, yêu cầu bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin tài liệu lưu trữ sẽ ngày càng cao. Việc bảo quản an toàn tài liệu bao gồm: Bảo vệ sự toàn vẹn, tinh cậy của tài liệu; bảo vệ thông tin trong quá trình truyền thông tin qua mạng; bảo vệ hệ thống máy tính, mạng máy tính, máy chủ… khỏi sự xâm nhập phá hoại từ bên ngoài. Các thông tin trong văn bản, tài liệu điện tử khi trao đổi trên mạng cũng sẽ phải đối mặt với nguy cơ bị mất an toàn như: bị truy cập bất hợp pháp, xem trộm thông tin, sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho những người không được phép. Nguy hiểm hơn là khi văn bản, tài liệu bị thay đổi nội dung trước khi chuyển đến cho người nhận. Việc đánh cắp thông tin trong văn bản, tài liệu điện tử dễ xảy ra và khó phát hiện hơn nhiều do tính chất vô hình, dễ nhân bản và dễ hủy bỏ.

          3. Chính sách lưu trữ

          Do sự tác động mạnh mẽ của CMCN 4.0, công tác lưu trữ đang có những thay đổi đáng kể hơn và đòi hỏi chính sách, nghiệp vụ lưu trữ cũng cần phải thay đổi nhanh hơn để thích ứng. Nhưng trên thực tế, việc đảm bảo hài hòa tốc độ phát triển của công nghệ và chính sách không dễ dàng. Nếu giữ nguyên chính sách, công nghệ sẽ bị cản trở, kìm hãm; nếu lấy tiến bộ công nghệ làm căn cứ xây dựng chính sách thì chính sách phải thay đổi rất nhanh. Trong khi, chính sách là lĩnh vực rất khó để sửa đổi thường xuyên vì phải duy trì một thời gian mới có thể ổn định cơ chế vận hành, bộ máy cũng như nhân sự. Nhiều chuyên gia cho rằng, sự lạc hậu của chính sách so với đổi mới công nghệ là tất yếu. Tuy nhiên, chính sách, quy định cần có tính dự báo, lường hết được những tình huống đa dạng của thực tiễn, nhất là những tình huống gắn với việc đổi mới công nghệ dựa trên sự sáng tạo, bao gồm cả yếu tố không có trong thực tế.  Phát biểu tại Hội thảo và Triển lãm quốc tế Smart IoT Việt Nam 2018 “Hiện thực hóa tiềm năng và khai phá thị trường IoT của Việt Nam” tổ chức ngày 24/10/2018 tại Thành phố Hồ Chí Minh, Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Nguyễn Mạnh Hùng nhận định:“Cuộc CMCN 4.0 là một cuộc cách mạng về chính sách nhiều hơn là một cuộc cách mạng về công nghệ”.

          Ở Việt Nam, những tác động của CMCN 4.0 đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung và công tác lưu trữ nói riêng đang dần rõ nét. Việc nhận định, đánh giá về những thay đổi của công tác lưu trữ trong CMCN 4.0 có thể chưa đầy đủ. Tuy nhiên, một số chính sách lưu trữ cần có sự xem xét và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. Ví dụ như:

          Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Định nghĩa này đã khẳng định tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu. Quan niệm này chưa thực sự phù hợp với tài liệu điện tử. Đối với tài liệu điện tử, tài liệu là thông tin được lưu trữ bằng vật mang tin. Thông tin và vật mang tin tách rời nhau. Máy tính, máy chủ, USB, ổ cứng… chưa phải là tài liệu nếu không có thông tin. Thông tin điện tử không có vật mang tin thì cũng không thể nắm bắt, tiếp cận và kiểm soát được. Như vậy, khi bảo quản tài liệu điện tử cần bảo quản thông tin, vật mang tin và các thiết bị để vật mang tin hoạt động.

          Cũng có một vấn đề khác đặt ra như đã nêu là tin nhắn, email, các ứng dụng mạng xã hội (facebook, zalo…)… đang được sử dụng phổ biến hiện nay có phải là tài liệu không? Vì vậy, quan điểm về tài liệu cần được mở rộng hơn, phù hợp với các dạng thức tài liệu mới, đặc biệt là đối với tài liệu điện tử. Nếu quan điểm về tài liệu thay đổi thì quan điểm về tài liệu lưu trữ cũng thay đổi theo. Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Đối với tài liệu giấy, có thể dễ dàng phân biệt bản gốc, bản chính và bản sao. Tính xác thực của tài liệu giấy được bảo đảm và thể hiện rõ ràng bởi chữ ký và con dấu trên tài liệu. Tuy nhiên với tài liệu điện tử thì khác. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, chúng ta có thể tạo ra hàng loạt tài liệu điện tử giống hệt nhau. Vậy lúc này, sự phân biệt bản chính, bản gốc hay việc khẳng định tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu mới cần phải xem xét, đánh giá để quyết định có lưu trữ hay không. Để bảo đảm tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử thì phải kiểm tra được tính xác thực của chữ ký số trên tài liệu. Thông tin về người ký số, cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm kiểm tra chữ ký số. Điều này đồng nghĩa với việc tài liệu lưu trữ điện tử tồn tại bao nhiêu lâu thì phần mềm kiểm tra chữ ký số cũng cần tồn tại từng đó thời gian.

          Điều 8 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định các hành vi bị nghiêm cấm:

          1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ.

          2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ.

          3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ.

          4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

          5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép”.

          Đối với tài liệu điện tử thì có tình trạng thông tin và vật mang tin không gắn liền với nhau, do có thể chuyển đổi từ vật mang tin này sang vật mang tin khác. Vì vậy, việc nghiêm cấm làm lộ, lọt thông tin của tài liệu là vấn đề cần quan tâm và quy định rõ.

          Cách thức quảng bá, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang có nhiều thay đổi.  Độc giả có thể không cần đến trực tiếp phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử mà sẽ khai thác qua mạng. Tài liệu lưu trữ không chỉ giới thiệu qua các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử mà cả các trang mạng xã hội. Sự lan tỏa của thông tin qua các trang mạng xã hội rất nhanh nhưng cũng cần có sự kiểm soát nhất định. Tài liệu lưu trữ nếu không có cách thức kiểm soát tốt sẽ bị chỉnh sửa làm sai lệch nội dung thông tin. Hình thức bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của tài liệu lưu trữ khi sử dụng cũng cần được quy định rõ.

          Có thể thấy rằng CMCN 4.0 mang lại cả cơ hội và thách thức đối với công tác lưu trữ. Người làm công tác lưu trữ tận dụng tốt những thành tựu của CMCN 4.0 sẽ tạo ra nhiều đổi mới và đột phá trong tương lai. Tuy nhiên, để thích ứng với CMCN 4.0, công tác lưu trữ cần có những thay đổi nhất định từ chính sách cho đến nghiệp vụ và con người./.

Nhật Minh