09:30 AM 23/02/2021  |   Lượt xem: 327  | 

Lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử là một trong những nguồn cơ sở dữ liệu đầu vào để thực hiện lưu trữ điện tử. Việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ, tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc được giao được nhiều cơ quan, tổ chức đưa vào quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

     Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức; góp phần bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ 4.0, việc chuyển đổi hình thức làm việc từ xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên giấy sang xử lý văn bản trên môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước là một yêu cầu tất yếu.

     Lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử là một trong những nguồn cơ sở dữ liệu đầu vào để thực hiện lưu trữ điện tử. Việc lập hồ sơ công việc là nhiệm vụ, tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc được giao được nhiều cơ quan, tổ chức đưa vào quy chế làm việc, quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

     Hiện nay, 100% các cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa sử dụng phần mềm dùng chung TD Office để thực hiện xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giải quyết thủ tục hành chính. Trên cơ sở các văn bản của Trung ương, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1304/QĐ-UBND ngày 14/4/2020 về việc ban hành Kế hoạch triển khai xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử và xây dựng “phòng họp không giấy tờ” tại UBND tỉnh và các sở, ban, ngành, đơn vị thuộc UBND tỉnh; Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 18/5/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tập trung chỉ đạo đổi mới quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giải quyết thủ tục hành chính chuyển từ môi trường làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường điện tử trong các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã. Theo đó, từ ngày 22/5/2020 trở đi, 100% văn bản, hồ sơ công việc của các cơ quan cấp tỉnh, 100% văn bản, hồ sơ công việc của UBND cấp huyện (từ ngày 01/7/2020 trở đi), 100% văn bản, hồ sơ công việc của UBND cấp xã (từ ngày 01/9/2020 trở đi) được trao đổi, tạo lập, xử lý, ký số trên môi trường điện tử (trừ văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật).

     Nhằm quản lý thống nhất cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; bảo đảm tài liệu điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn, an ninh thông tin trên một hệ thống phần mềm dùng chung của tỉnh. Sở Nội vụ đã ban hành Hướng dẫn số 326/HD-SNV ngày 29/5/2020 về Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trong các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Năm 2020, Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức 07 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho 840 học viên là cán bộ công chức cấp xã, chuyên viên theo dõi công tác văn thư, lưu trữ phòng Nội vụ cấp huyện, Chánh văn phòng (trưởng phòng hành chính), chuyên viên trực tiếp làm công tác văn thư, chuyên viên phụ trách công nghệ thông tin tại các sở, ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh; chuyên viên phòng hành chính - tổng hợp các đơn vị trực thuộc sở; trực tiếp hướng dẫn cán bộ công chức, viên chức lập hồ sơ điện tử trên phần mềm dùng chung TD office.

     Một số huyện, ngành chủ động phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (nội dung tập trung chủ yếu về lập hồ sơ trên môi trường điện tử) như UBND các huyện: Bá Thước, Quan Hóa, Mường Lát; Tp. Thanh Hóa, Sở Y tế. Thông qua các lớp tập huấn, các học viên được cập nhật, bổ sung kiến thức, kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ. Từ đó, giúp học viên có khả năng vận dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn tại cơ sở, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng, góp phần nâng cao hoạt động quản lý hành chính ở địa phương, đơn vị.

     Một số đơn vị đã quan tâm bố trí được kinh phí thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ để phục vụ khai thác (Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Lao động-Thương binh và Xã hội). Tuy nhiên, việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng còn gặp nhiều khó khăn do chưa bố trí được kinh phí để thực hiện (chủ yếu là bố trí từ nguồn kinh phí thường xuyên hằng năm của các cơ quan, đơn vị).

     Để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, Sở Nội vụ Thanh Hóa đề nghị các sở, ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố triển khai một số nội dung:         

     Một là, chỉ đạo, quán triệt nội dung của Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử, tuyên truyền lưu trữ tài liệu điện tử đến cán bộ, công chức, viên chức các phòng, ban, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

     Hai là, chủ động lập dự toán kinh phí từ nguồn kinh phí chi thường xuyên để thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố; từng bước số hóa đáp ứng yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ khai thác, sử dụng và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

     Ba là, nâng cấp hệ thống và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu điện tử; chỉ đạo công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ trong môi trường mạng và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định./.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

Đỗ Thị Tuyết – Chi cục VTLT Thanh Hóa