03:22 PM 08/06/2020  |   Lượt xem: 231  | 

     1. Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng trong việc xây dựng thể chế, kiện toàn tổ chức bộ máy đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

     Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin, thế giới chứng kiến xu hướng xây dựng Chính phủ kết nối (connected Government) hay chính phủ liên kết (joined-up), chính phủ thống nhất (Whole-of-Government). Trong chính phủ kết nối, các cơ quan phối hợp để giải quyết các vấn đề chính sách chung, cung cấp dịch vụ công “một cửa”, tích hợp cho người dân, doanh nghiệp. Xu hướng này là một thành phần trong xu hướng chính phủ phục vụ, lấy người dân làm trung tâm. Khi đó, người dân thay vì phải tới nhiều cơ quan để tìm kiếm thông tin, thực hiện dịch vụ công có thể thông qua cổng dịch vụ công tích hợp để thực hiện tất cả các dịch vụ. Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm kết nối, chia sẻ thông tin để đơn giản hóa quy trình, thủ tục dịch vụ công mà người dân, doanh nghiệp thực hiện.

     Cùng với quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong mội trường nói trên đã xuất hiện một loại hình tài liệu mới đó là tài liệu điện tử và được hình thành từ hai nguồn:

     - Từ khi được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ;

     - Được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác sang thông tin số (số hoá từ tài liệu khác).

     Đối với nguồn thứ nhất, để bảo đảm tính xác thực của tài liệu, yêu cầu quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng. Chính vì lẽ đó, vai trò của cơ quan lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về công nghệ thông tin, về cung cấp và quản lý chữ ký số, về xây dựng các quy định của pháp luật đối với việc quản lý tài liệu điện tử... trong việc bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, chuẩn trao đổi thông tin... có liên quan đến việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử.

     Theo Luật giao dịch điện tử thì thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc khi đáp ứng được các điều kiện:

     - Nội dung của thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;

     - Nội dung của thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

     Vì vậy, đối với nguồn thứ hai, để bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ điện tử cần sử dụng chữ ký số đối với tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ và duy trì giá trị pháp lý lâu dài của chữ ký số.

     Để quản lý được khối tài liệu này đòi hỏi có sự nỗ lực của các cấp chính quyền, đặc biệt cần tăng cường sự lãnh đạo của các Cấp uỷ Đảng trong việc: Xây dựng thể chế; Kiện toàn hệ thống tổ chức; Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu Phông lưu trữ nhà nước.

     2. Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

     a) Đối với công tác xác định giá trị tài liệu điện tử

     Tài liệu điện tử sẽ trải qua nhiều thay đổi từ thời điểm chúng được sản sinh cho đến khi hết giá trị hiện hành. Công nghệ thông tin luôn ở trong trạng thái phát triển, các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu liên tục phải cập nhật các thay đổi đó trong các hệ thống thông tin của mình bao gồm cả các tài liệu “sống” trong các hệ thống đó. Trong mỗi lần thay đổi chuyển tài liệu hình thành trong một hệ thống đã lỗi thời sang  một hệ thống mới, bên cạnh những thay đổi có chủ định, những thay đổi không cố ý vẫn xẩy ra vì mỗi công nghệ có một sự định dạng, cách thức tổ chức dữ liệu khác nhau và đặc biệt là ngày càng ưu việt hơn. Như vậy, sẽ hình thành một “quy trình bảo quản liên tục”. Quy trình này bắt đầu khi tài liệu được tạo lập theo đúng những yêu cầu về tính xác thực đã đặt ra và tiếp tục với việc ghi chép lại/tài liệu hoá toàn bộ những thay đổi đối với tài liệu cũng như các quá trình đánh giá, chuyển giao, tái tạo và bảo quản tài liệu.

     Việc đánh giá tài liệu điện tử, vì vậy phải bao gồm các hoạt động sau: thu thập thông tin về tài liệu và các bối cảnh của chúng; xác định giá trị của tài liệu; xác định tính khả thi của việc bảo quản tài liệu, và đưa ra quyết định đánh giá cuối cùng. Những thông tin về tài liệu cần được thu thập bao gồm thông tin về bối cảnh tạo lập và về bối cảnh công nghệ - thông tin làm cơ sở và căn cứ vào đó, tài liệu được xem là xác thực. Việc xác định giá trị đòi hỏi phải xác định cả giá trị cần tiếp tục bảo quản của tài liệu điện tử và tính xác thực của chúng. Tóm lại, việc xác định giá trị tài liệu bao gồm 4 phần: thứ nhất, phải xem xét, xác định tính xác thực của tài liệu; thứ hai, phải xác định tính khả thi của việc bảo toàn tính xác thực của tài liệu trong suốt quá trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này; thứ ba, là các tiêu chuẩn đánh giá và việc đánh giá phải được thực hiện ngay từ đầu trong vòng đời của tài liệu; thứ tư, là phải liên tục giám sát tài liệu của cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu.

     Vấn đề thách thức đặt ra và cần sự tập trung chỉ đạo của các cấp Uỷ đảng ở đây là quá trình đánh giá phải có một phương pháp khác mặc dù lý thuyết về đánh giá không hề thay đổi: mục đích vẫn là giữ lại những tài liệu có giá trị, không trùng thừa mà quan trọng là tính xác thực mà thiếu chúng, tài liệu không thể được xem là đáng tin cậy với tư cách là những bằng chứng cũng như là nguồn lực thông tin. Tuy nhiên, những thay đổi về phương pháp luận là những thay đổi khá căn bản, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải tham gia, phối hợp lâu dài với các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu, giữa một bên là sự hướng dẫn theo thẩm quyền việc thực hiện các quy trình phù hợp trong tạo lập và duy trì tài liệu và một bên là sự can thiệp một cách triệt để vào việc tạo lập và lưu trữ tài liệu. Đó là một công việc tuy khó thực hiện, có vai trò quyết định đối với việc bảo đảm tính xác thực của tài liệu nhưng vẫn có thể thực hiện được nếu như có các chính sách, chiến lược và tiêu chuẩn của cơ quan/tổ chức, của nhà nước và quốc tế để hỗ trợ cho công việc của người làm lưu trữ.  Nhưng trở ngại lớn nhất hiện nay với việc áp dụng phương pháp luận đánh giá mới vẫn là từ những người làm công tác lưu trữ truyền thống và sự từ chối tham gia của họ vào những hoạt động mà họ không cho là thuộc lĩnh vực lưu trữ. Để vượt qua rào cản đó cần có thời gian và cần sự chỉ đạo sát sao của các cấp Uỷ đảng để bảo đảm chúng ta sẽ không bị mất một phần tài liệu lưu trữ của thời đại này.    

b) Đối với công tác thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

     Việc lựa chọn các phương tiện và khuôn thức chuyển giao, bảo quản tài liệu là yêu cầu cần phải được nghiên cứu, quy định bởi các cơ quan có thẩm quyền. Việc này, đã được nhiều nước như Canada, Mỹ, Anh, Australia ... đầu tư nghiên cứu một cách có hệ thống. Ở Việt Nam, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 về việc hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư,  Bộ Thông tin và Truyền thông đã ban hành Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT  ngày 15 tháng 12 năm 2017 về việc công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 02/2019/TT-BNV về việc quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

     Trong đó quy định các tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về kết nối; tiêu chuẩn về tích hợp dữ liệu; tiêu chuẩn về truy cập thông tin; tiêu chuẩn về an toàn thông tin; Điểm neotiêu chuẩn về dữ liệu đặc tả. Trong đó đáng lưu ý là tiêu chuẩn về truy cập thông tin, đã quy định Điểm neochuẩn nội dung web: HTML v4.01; chuẩn nội dung web mở rộng: XHTML v1.1; Điểm neovăn bản: (.txt), (.rtf), v1.8, (.pdf) v1.4, v1.5, (.doc), (.odt) v1.0; Điểm neoảnh đồ họa: JPEG, GIF v89a, TIFF, PNG; Điểm neophim ảnh/âm thanh: MPEG-1, MPEG-2, MP3, AAC; Điểm neobộ ký tự và mã hóa: ASCII; bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt: TCVN 6909:2001.... Tuy nhiên việc hướng dẫn sự lựa chọn hay quy định phương tiện chuyển giao hay lưu trữ chưa được thực hiện. Trong khi hiện nay có rất nhiều phương tiện lưu trữ thông tin số như: băng tuyến tính số (DLT IV, không nén); băng tuyến tính - mở (LTO); băng 9 rãnh; đĩa CD ghi (CR-R); đĩa (lưu giữ trực tuyến hoặc gần tuyến tính)...

     Đối với phương tiện lưu trữ thông tin số có 6 tiêu chí để đánh giá một phương tiện lưu trữ có tính ưu việt hay không bao gồm:

     - Tuổi thọ của phương tiện lưu trữ được chứng minh là trong khoảng ít nhất 10 năm;

     - Dung lượng lưu trữ;

     - Có những phần mềm/dịch vụ phát hiện và sửa lỗi hiệu quả;

     - Công nghệ/hãng sản xuất có tên tuổi trên thị trường;

     - Chi phí thấp (bao gồm chi phí lưu trữ trên mỗi MB và tổng chi phí cho việc mua và duy trì các phần mềm và phần cứng cần thiết);

     - Chi phí đào tạo cho các nhân viên quản lý phương tiện lưu trữ.

     Cùng với sự lựa chọn và thay đổi của các phương tiện lưu trữ này là  sự nâng cấp nền tảng công nghệ, cơ hội đối với công tác thu thập, bảo quản tài liệu điện tử là vật mang tin có dung lượng lớn, có thể chuyển giao dưới nhiều hình thức: băng từ, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến...tiết kiệm được thời gian, kho tàng, nhân lực.

     Bên cạnh đó là những thách thức như tốc độ thay đổi của công nghệ cho thấy bất kỳ sự lựa chọn về khuôn thức và phương tiện chuyển giao đều chỉ mang tính nhất thời. Vì không có yêu cầu cụ thể nào về phương tiện lưu trữ nên việc lựa chọn trách nhiệm chủ yếu ở đây dựa trên các nhân tố ảnh hưởng đến cơ quan lưu trữ. Vì nỗ lực của lưu trữ không chỉ đơn thuần là bảo quản tài liệu mà yếu tố truy cập, khai thác sử dụng tài liệu cũng là yếu tố quan trọng của công tác lưu trữ. Trong quá trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét những vấn đề: khuôn thức tệp dữ liệu chuyển giao được chấp nhận; xác định cần phải làm gì khi tài liệu bị mất hoặc không hoàn chỉnh hoặc có vấn đề về tính xác thực của tài liệu; xác định phương tiện chuyển giao: chuyển giao trên các phương tiện số như băng hoặc đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến. Chuyển giao trên băng là các thao tác sao chép các dữ liệu sang băng, thường được thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm sao lưu, những phần mềm này thường có tính độc quyền cao, giá thành đắt. Vì vậy, việc lựa chọn phương tiện chuyển giao cần phải được cân nhắc và thoả thuận trước với các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu là nguồn nộp lưu vào các lưu trữ lịch sử. Sau khi tài liệu được thu thập về các lưu trữ lịch sử, vấn đề quan trọng nhất và cũng là khó khăn nhất đối với công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử là: duy trì các thành phần của tài liệu điện tử và các siêu dữ liệu liên quan; có thể tái tạo được tài liệu bảo đảm tính xác thực ban đầu. Tái tạo lại tài liệu điện tử là việc khôi phục lại nó, tức là sắp xếp lại các thành phần số hoá và trình bày nó dưới dạng ban đầu. Ví dụ thông tin trên một trang web, có thể ở các dạng văn bản, hình ảnh và nội dung của trang web này chỉ có thể đọc được thông qua một trình duyệt web. Thế nhưng, trang web thường không có tệp ảnh hoặc thành phần ảnh nhưng thay vào đó là các phần văn bản chỉ dẫn cách làm cho hình ảnh xuất hiện trên trang. Bản thân hình ảnh được lưu dưới dạng một thành phần tách rời khỏi trang web. Vì vậy, có ít nhất hai thành phần cần được sắp xếp lại để tạo thành trang web và sau khi khôi phục cũng chỉ đọc được nội dung của trang web này thông qua một trình duyệt web. Như vậy, thực tế phải bảo quản: nội dung trang web bao gồm cả các thành phần chỉ dẫn; các thành phần hình ảnh đi kèm; trình duyệt web. Trong quá trình bảo quản mà chỉ cần một trong ba yếu tố này thay đổi là không thể tái tạo lại nội dung ban đầu của trang web. Đây thực sự là thách thức lớn đối với những người làm công tác lưu trữ trong thời đại công nghệ liên tục thay đổi mà dung lượng lưu trữ tài liệu điện tử ngày một lớn trong các cơ quan lưu trữ.

     Để quản lý công tác thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, cần tăng cường sự lãnh đạo của các cấp Uỷ đảng trong việc xây dựng quy định quy trình giao nộp, thống nhất  phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển, trong đó cần lưu ý thu thập đầy đủ dữ liệu cũng như dữ liệu đặc tả; kiểm tra virus; sao lưu dự phòng; tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

     c) Đối với công tác tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

     Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã có những tác động to lớn tới mọi lĩnh vực đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của mọi quốc gia trên thế giới, về bản chất, công nghệ thông tin là phương tiện tạo lập, truyền, xử lý và lưu trữ thông tin, tạo ra thông tin mới có giá trị cao hơn dựa trên những thông tin có trước, nhằm cung cấp thông tin cho các hoạt động điều hành quản lý, sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, nghiên cứu lịch sử... Như vậy, trong quá trình hoạt động của các cơ quan/tổ chức trong môi trường ứng dụng công nghệ thông tin đã xuất hiện tài liệu điện tử ngay từ lúc sản sinh, ngoài ra tại các cơ quan lưu trữ với những tài liệu truyền thống hiện đang bảo quản cũng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin bằng cách tạo lập các cơ sở dữ liệu thông tin cấp một, thông tin cấp hai tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác hiệu quả thông tin tài liệu lưu trữ cần xây dựng  hệ thống thông tin đa phương tiện (hệ thống thông tin được xác định bao gồm cả phần cứng, phần mềm và dữ liệu) cho phép độc giả truy cập thông qua hệ thống máy tính.

     Khác với các phương pháp lưu trữ truyền thống như lưu trữ trên giấy, băng từ, Micro Film hay một số phương tiện mang tin khác, công nghệ thông tin tỏ rõ thế mạnh trên tất cả các phương diện như: có thể tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ theo nhiều chiều, đối với các loại hình tài liệu, đối với nhiều phông; có thể phục vụ đồng thời nhiều độc giả cùng một thời điểm; có thể lưu trữ trên nhiều phương tiện, bảo quản ở nhiều nơi, bảo đảm tính an toàn của các cơ sở dữ liệu; cung cấp công cụ quản lý hiện đại cho công tác lưu trữ như thống kê lưu trữ, quản lý độc giả, quản lý kho, quản lý môi trường bảo quản (nhiệt độ, độ ảm),...Ngày nay, đã có một số thư viện số được tạo nên bằng kỹ thuật thư viện số (Library Digital) và thông tin được lưu trữ trên các phương tiên số dưới dạng các cuốn sách điện tử, có thể lưu trữ được nhiều chủ đề khác nhau, từ chủ đề văn hoá xã hội, lịch sử, âm nhạc, hội hoạ, thể thao cho tới những chủ đề về pháp luật, nhân vật lịch sử và thế giới tự nhiên... Thông qua mạng máy tính và các phương tiện truyền thông, độc giả có thể truy cập vào thư viện số khổng lồ đó, tự chọn và tìm kiếm cho mình những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, thuận  tiện không phụ thuộc vào không gian, thời gian. Không những vậy, hệ thống còn cho phép kế thừa, cập nhật, liên kết các đối tượng dữ liệu từ những thư viện khác tạo thành những chủ đề mới, tận dụng được công nhập dữ liệu của tất cả các điểm khác, mở ra triển vọng to lớn trong việc tạo lập và khai thác sử dụng thông tin nói chung. Bên cạnh đó là những khó khăn như vấn đề truy cập trái phép, lấy thông tin trái phép, làm mất hoặc thay đổi thông tin; virus tấn công hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu; các cơ quan lưu trữ luôn phải thay đổi công nghệ theo kịp sự thay đổi của công nghệ trong xã hội vì tài liệu điện tử sẽ trở nên không thể tiếp cận khai thác được nếu như chúng lệ thuộc vào công nghệ lỗi thời.

     Để phát huy lợi thế và hạn chế những nguy cơ trên, cần tăng cường sự chỉ đạo của các cấp Uỷ đảng trong việc thực hiện: đăng tải các thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức; khuyến khích các cơ quan, tổ chức thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến; phương tiện, thiết bị lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục hạn chế sử dụng không được kết nối với mạng diện rộng.

     Hiện nay, lưu trữ tại các nước phát triển, đã thực hiện việc số hóa và xây dựng các cơ sở dữ liệu quốc gia, tạo lập các dịch vụ khai thác sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ như các hệ thống thông tin: dữ liệu địa chính, thăm dò tài nguyên, nông nghiệp, khoa học công nghệ,… Phải nói rằng các dịch vụ lưu trữ, khai thác và tìm kiếm thông tin ngày càng phát triển với tốc độ nhanh chóng, bằng chứng là hàng loạt các công ty dịch vụ tìm kiếm ra đời và đang rất thành công. Bởi vậy, vấn đề thu thập, lưu trữ, bảo quản an toàn, xác định giá trị tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng, bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn thông tin... đối với tài liệu điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức là một vấn đề có tính thời cơ và cũng là thách thức cần phải được các cơ quan lưu trữ đầu tư nghiên cứu, xây dựng thể chế, kiện toàn hệ thống tổ chức đáp ứng yêu cầu./.

Ths. Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm LTQG tài liệu điện tử