10:48 AM 12/10/2020  |   Lượt xem: 549  | 

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm, nghiên cứu và triển khai ứng dụng từ rất sớm. Bài viết sẽ lần lượt giới thiệu tới độc giả những ứng dụng của Cục đã được triển khai và hướng đề xuất nội dung xây dựng kho lưu trữ tài liệu điện tử.

    I. QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (CNTT) TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

    1. Nghiên cứu, triển khai ứng dụng

    Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm, nghiên cứu và triển khai ứng dụng từ rất sớm. Năm 1989, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức nghiên cứu đề tài cấp nhà nước: "Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia", Mã số 48A.02.04 do PGS.TS Dương Văn Khảm, nguyên Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước làm chủ nhiệm. Đề tài đã tập trung phân tích đặc điểm thông tin tài liệu lưu trữ, yêu cầu phân loại, xử lý thông tin tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ.

    Kế thừa kết quả nghiên cứu của Đề tài, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tiếp tục triển khai các đề tài nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ, cụ các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ và cấp cơ sở đã được triển khai nghiên cứu như sau:

    - Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư (1992-1996);

    - Nghiên cứu ứng dụng tin học để quản lý tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức lưu trữ (1996-1998);

    - Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ (1993-1998);

    - Nghiên cứu các nguyên tắc và phương pháp mô tả tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (tài liệu quản lý nhà nước thời kỳ sau cách mạng tháng 8/1945) (1996-1998);

    - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ CD-ROM vào việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (tài liệu Châu bản) (1995-1996);

    - Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ (1998-1999);

    - Nghiên cứu giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ, quản lý và khai thác sử dụng tài liệu ghi âm trên CD.ROM (1998-1999);

    - Hợp tác với Trung tâm Tin học, Văn phòng Chính phủ xây dựng chương trình quản lý văn thư và phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ trên Lotus Notes (ngày 03 tháng 4 năm 1999 Trung tâm Nghiên cứu khoa học Lưu trữ đã ký bản thoả thuận hợp tác phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ áp dụng cho các cơ quan hành chính nhà nước);

    - Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử (2006-2008);

    - Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu điện tử (2009-2010);

    - Nghiên cứu cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số (2010-2012);

    - Nghiên cứu chuẩn dữ liệu trong việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả với tài liệu lưu trữ điện tử (2012-2014);

    - Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam (2013-2015);

    - Xây dựng khung cơ bản của việc quản lý văn bản, tài liệu trong bối cảnh Chính phủ điện tử tại Việt Nam (2018);

    - Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào lưu trữ cơ quan (2017-2020).

    2. Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và văn bản quy phạm pháp luật

    Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ như sau:

    - Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ;

    - Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28 tháng 4 năm 2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, bản hướng dẫn biên mục phiếu tin và phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ;

    - Quyết định số 131/QĐ-LTNN ngày 09 tháng 8 năm 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc mở Website của ngành Lưu trữ trên mạng Internet;

    - Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29 tháng 01 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm sự kiện và Mẫu mục lục tài liệu ghi âm sự kiện;

    - Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 07 tháng 3 năm 2003 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Website Lưu trữ Việt Nam trên Internet;

    - Công văn số 240/VTLTNN-TTTH ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc chỉ đạo ứng dụng CNTT tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Tin học;

    - Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý và khai thác mạng tin học lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

    - Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy định về chuẩn thông tin đầu vào và việc biên mục văn bản, tài liệu hành chính tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

    - Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

    - Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ;

    - Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

    - Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

    - Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 15 tháng 11 năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy định quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

    - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ (trong đó, Chương II quy định về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử);

    -  Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

    - Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

    - Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

    - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

    Thực hiện hướng dẫn, quy định và kết quả nghiên cứu từ các văn bản, đề tài nghiên cứu nói trên, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã triển khai ứng dụng và đạt được một số kết quả nhất định như sau:

    a) Trang thiết bị phần cứng:

    - Tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia: sử dụng tủ đĩa lưu trữ Reo1000 kết nối trực tiếp với các máy chủ database để lưu trữ dữ liệu. Mỗi tủ đĩa có khả năng lưu trữ lớn và có thể mở rộng dung lượng lưu trữ theo yêu cầu sử dụng; trang bị hệ thống lưu trữ có khả năng quản trị và lưu trữ với dung lượng thông tin khoảng 3TB đối với mỗi Trung tâm. Hệ thống đáp ứng yêu cầu quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tại phòng đọc của các Trung tâm;

    - Tại các đơn vị thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử: đã xây dựng hệ thống mạng LAN trang thiết bị phục vụ công việc chuyên môn, hệ thống máy chủ, hệ thống mạng, hệ thống lưu trữ có khả năng quản trị và lưu trữ với dung lượng thông tin khoảng 5TB, đường Leased line với các hệ thống tường lửa (firewall); Sử dụng thiết bị lưu trữ SAN (Storage Area Network) EVA3000. SAN là một mạng riêng gồm các thiết bị lưu trữ được liên kết với nhau và liên kết với máy chủ (hoặc một nhóm các máy chủ) đóng vai trò như các điểm truy nhập trong SAN.

    Bên cạnh việc dùng SAN, tủ đĩa cứng làm thiết bị lưu trữ chính, tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Tin học sử dụng tape storage để backup các dữ liệu với dung lượng lớn. Các dữ liệu lưu trên tape có nhược điểm là tốc độ truy cập chậm hơn so với trên ổ đĩa cứng nhưng bù lại, có thể lưu trữ được dung lượng lớn dữ liệu với chi phí rẻ, cho phép bảo quản lâu dài. Ngoài các giải pháp lưu trữ nói trên, giải pháp lưu trữ khác phổ biến ở Việt Nam là thực hiện lưu trữ trên các đĩa CD, DVD cũng được lựa chọn tại Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Trung tâm Tin học.

    Hệ thống máy chủ

    Mỗi Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã có ít nhất một database server dùng lưu trữ dữ liệu và ít nhất một application server cho các chương trình ứng dụng.

    Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử, các server được chia làm hai nhóm:

    Nhóm thứ nhất là các internal server nằm trong internal LAN (Application Server, Database Server, Storage Server) dùng cho mục đích lưu trữ và quản lý cơ sở dữ liệu, phát triển ứng dụng.

    Nhóm thứ hai là các public server. Đây là các server thực hiện giao tiếp trực tiếp với internet, cung cấp kết nối cho người dùng. Các server loại này gồm có Web Server, Mail Server, DNS/Proxy Server.

    b) Hệ thống phần mềm:

    Các chức năng chính được tin học hoá:

    - Công tác thu thập tài liệu (nguồn nộp lưu, tài liệu nộp lưu);

    - Quản lý xuất, nhập tài liệu giữa các phòng: phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu; phòng Bảo quản tài liệu; phòng Chỉnh lý tài liệu; phòng Tổ chức sử dụng tài liệu;

    - Quản lý độc giả, quản lý các quá trình đăng ký mượn, duyệt, thu phí, trả tài liệu;

    - Quản lý các quá trình cập nhật, truyền, nhận dữ liệu, đồng bộ hoá dữ liệu giữa các đơn vị cập nhật dữ liệu với phòng Tin học và Công cụ tra cứu thuộc các Trung tâm Lưu trữ quốc gia với Trung tâm Tin học;

    - Quản lý các loại hình tài liệu: tài liệu hành chính; tài liệu phim, ảnh; tài liệu ghi âm; tài liệu xây dựng cơ bản trên cùng một hệ thống thống nhất;

    - Quản trị hệ thống;

    - Quản lý các quá trình sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu, an toàn và xác thực thông tin;

    - Lập các báo cáo phục vụ công tác quản lý.

    Hiện nay, phần mềm đã được triển khai tại: Trung tâm Lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử; Trung tâm Lưu trữ quốc gia I; Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV, đã phục vụ khai thác, sử dụng tại phòng đọc của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

    c) Cơ sở dữ liệu:

TT

Tên cơ sở dữ liệu

Số lượng 

Dung lượng (MB)

Bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia

Trang ảnh

Ghi âm

(Giờ)

1

Châu bản Triều Nguyễn

353836

 

36800

TTLTQG I

2

Địa bạ Triều Nguyễn

694000

 

92900

TTLTQG I

3

Nha kinh lược Bắc kỳ

367310

 

50200

TTLTQG I

4

Nha huyện Thọ Xương

67210

 

5780

TTLTQG I

5

Toàn quyền Đông dương

564000

 

108000

TTLTQG I

6

Thống sứ Bắc kỳ

600000

 

115000

TTLTQG I

7

Tài liệu ghi âm

 

400

 

TTLTQG II

8

Đĩa hát

 

520

 

TTLTQG II

9

Phông hội đồng Quân nhân cách mạng

8540

 

 

TTLTQG II

10

Phông ủy ban Lãnh đạo quốc gia

4978

 

 

TTLTQG II

11

Phông phủ Thủ tướng VNCH

148000

 

 

TTLTQG II

12

Quốc hội

 

7.201

449536

(439Gb)

TTLTQG III

13

Ảnh

1.117.292

 

1048576

(1024Gb)

TTLTQG III

14

Bản dập tài liệu Mộc bản Triều Nguyễn

55.324

 

 

TTLTQG IV

Tổng cộng

3.925.221

8.121

1.906.792

 

   

     (Còn nữa)

Ths. Lê Văn Năng (Giám đốc Trung tâm LTQG tài liệu điện tử)