11:38 AM 14/10/2020  |   Lượt xem: 523  | 

Kho lưu trữ điện tử là hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ điện tử, có thể được thiết lập, vận hành, khai thác trên hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ và truyền thông của Trung tâm dữ liệu (Data Center).

(Tiếp theo và hết)

   II. ĐỀ XUẤT NỘI DUNG XÂY DỰNG KHO LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

   1. Mục tiêu chung

   Xây dựng kho lưu trữ điện tử (có khả năng thu thập, quản lý và khai thác tài liệu dưới dạng điện tử): xây dựng phần mềm quản lý kho lưu trữ điện tử đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế (ISO) và quốc gia (nếu có); bảo đảm các điều kiện cần thiết khác về cơ sở pháp lý, hạ tầng kỹ thuật, tổ chức và con người để vận hành, khai thác có hiệu quả; bước đầu đưa một phần tài liệu lưu trữ lịch sử vào vận hành, khai thác, nhằm góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ của Nhà nước trước mắt và lâu dài, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành và công tác nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu sử dụng của người dân, doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

   2. Mục tiêu cụ thể

    -  Xây dựng các quy định, hướng dẫn cho việc triển khai cụ thể các quy trình thu thập, bổ sung, lưu trữ, quản lý dữ liệu, khai thác sử dụng, quản trị và lập kế hoạch cho việc bảo quản lâu dài các hồ sơ điện tử, tài liệu điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các Lưu trữ lịch sử;

    - Nghiên cứu, xây dựng các tiêu chuẩn dữ liệu, phần mềm “Quản lý Kho lưu trữ điện tử” thích hợp để thu thập (bao gồm cả số hoá), quản lý chặt chẽ và phục vụ khai thác kịp thời mọi loại hồ sơ tài liệu điện tử thuộc thẩm quyền thu thập và quản lý của các Lưu trữ lịch sử liên quan đến tài liệu lưu trữ lịch sử, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, tin cậy, khả dụng của hồ sơ tài liệu điện tử được lưu trữ mà không phụ thuộc vào bất cứ phần cứng hoặc phần mềm đặc thù nào;

    -  Xây dựng các quy định, tài liệu hướng dẫn cho việc cài đặt, cấu hình, vận hành quản trị, bảo trì hệ thống;

    - Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật (máy chủ ứng dụng, máy chủ web, thiết bị lưu trữ) cho việc cài đặt, vận hành Trung tâm dữ liệu, phục vụ việc quản lý, sử dụng quy mô dữ liệu nêu trên và sẵn sàng mở rộng, đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ trong tương lai;

    - Chuyển giao công nghệ, tập huấn cho người sử dụng đáp ứng yêu cầu vận hành hệ thống Kho lưu trữ điện tử theo đúng các chức năng và yêu cầu đã được thiết kế.

    3. Yêu cầu

    - Đáp ứng yêu cầu tiếp nhận, quản lý và sử dụng lâu dài tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ nhà nước (dung lượng không hạn chế);

    - Tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ (tiêu chuẩn ngành), tiêu chuẩn an toàn thông tin và dữ liệu có liên quan tới quản lý, bảo quản, lưu trử và sử dụng tài liệu, hồ sơ lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ nhà nước;

    - Bảo đảm, phù hợp với công nghệ tiên tiến, tiêu chuẩn công nghiệp, hệ thống mở; được thiết lập và vận hành trên hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông chung, thống nhất của các cơ quan nhà nước; phù hợp với mô hình tổ chức, bộ máy và trình độ tiếp nhận, sử dụng  của công chức, viên chức ngành Lưu trữ.

    4. Nội dung

    - Xây dựng phần mềm quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu số hoá, thu thập, lưu trữ, xử lý, sử dụng tài liệu lưu trữ cũng như vận hành, khai thác trên mạng máy tính của cơ quan và mạng thông tin diện rộng;

    - Xây dựng công cụ và thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu cũ;

    - Tập huấn, chuyển giao công nghệ;

    - Xây dựng và ban hành các quy định, quy trình nghiệp vụ, tiêu chuẩn dữ liệu hướng tới phù hợp với xu hướng, tiêu chuẩn trên thế giới đối với việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.

    5. Giải pháp

    Về bản chất, kho lưu trữ điện tử là hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ điện tử, có thể được thiết lập, vận hành, khai thác trên hạ tầng kỹ thuật xử lý, lưu trữ và truyền thông của Trung tâm dữ liệu (Data Center). Nhiều hệ thống thông tin điện tử có thể được thiết lập, vận hành, khai thác trên cùng một (hạ tầng kỹ thuật) Trung tâm dữ liệu để phục vụ yêu cầu tác nghiệp, điều hành của nhiều cơ quan, tổ chức.

    Phần mềm chỉ là một yếu tố trong hệ thống, nhằm hỗ trợ và trợ giúp người dùng thực hiện tác nghiệp, vì thế, đầu tiên chúng ta sẽ tìm hiểu về mô hình tham chiếu hệ thống lưu trữ mở OIAS. Sau đó là vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin, giải pháp kỹ thuật. Bên cạnh việc xây dựng, phát triển phần mềm, mục tiêu quan trọng là xây dựng các tiêu chuẩn mô tả thông tin, bước đầu cải tiến và xây dựng các quy trình hoạt động phù hợp.

    6. Yêu cầu chung đối vơi phần mềm

    - Phần mềm phải được thiết kế và triển khai phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14721: 2003 về mô hình hệ thống thông tin lưu trữ mở OAIS (Reference Model Open Archive Information System); vận dụng các tiêu chuẩn quốc tế có liên quan tới việc xây dựng, triển khai kho lưu trữ điện tử theo mô hình hệ thống thông tin lưu trữ mở;

    - Phần mềm phải được thiết kế và triển khai trên cơ sở tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành có liên quan tới quản lý và lưu trữ tài liệu, hồ sơ lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ nhà nước;

    - Phần mềm phải được thiết kế và triển khai phù hợp với yêu cầu quản lý dữ liệu ngày một tăng của tài liệu thuộc Phông Lưu trữ nhà nước;

    - Phần mềm phải được thiết kế và triển khai phù hợp với năng lực của đội ngũ công chức, viên chức ngành Lưu trữ trong việc tiếp nhận chuyển giao công nghệ và năng lực quản trị hệ thống Kho lưu trữ điện tử; phù hợp với khả năng đầu tư tài chính của Nhà nước cho việc duy trì và phát triển kho lưu trữ điện tử;

    - Phần mềm phải có khả năng cài đặt và vận hành trên các hệ thống có quy mô lớn (bao gồm nhiều máy chủ và các thiết bị lưu trữ chuyên dụng đối với Lưu trữ quốc gia), đồng thời cũng đáp ứng yêu cầu cài đặt và vận hành trên các hệ thống qui mô nhỏ (đối với Lưu trữ tỉnh);

    - Phần mềm phải có khả năng tích hợp thuận tiện với các hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp của các cơ quan nhà nước và các tổ chức chính trị xã hội.

    7. Các quy trình trong OAIS

    Mô hình OAIS cung cấp mô tả tham chiếu các quy trình (trong OAIS gọi là các chức năng) sau:

    - Ingest: thu nộp, tiếp nhận tài liệu vào kho lưu trữ;

    - Data management: quản trị dữ liệu;

    - Archival store: quản trị kho lưu giữ, thiết lập cấu trúc kho lưu trữ và quản lý lưu trữ các đối tượng thông tin trong kho;

    - Presevation planning: lập kế hoạch lưu trữ;

    - Access: quản lý truy cập, khai thác;

    - Administration: quản trị.

    8. Yêu cầu chức năng của phần mềm

    - Số hóa: Hiện trạng nhiều tài liệu lưu trữ chưa ở dạng số, vì thế, để đưa vào Kho lưu trữ điện tử, hệ thống cần có phân hệ số hóa;

    - Thu thập:

    + Hệ thống có khả năng chấp nhận tất cả các loại hồ sơ điện tử, với các định dạng được hỗ trợ;

    + Hệ thống cần hỗ trợ kiểm tra tính đầy đủ, đúng đắn, nhất quán của hồ sơ được thu thập.

    - Quản trị dữ liệu:

    + Hệ thống có khả năng quản lý việc sắp xếp các hồ sơ như tạo lập, loại huỷ, sao chép, đóng gói hồ sơ tài liệu;

    + Hệ thống cung cấp khả năng quản lý dữ liệu đặc tả;

    + Hệ thống có khả năng quản lý dữ liệu theo vòng đời của hồ sơ tài liệu.

    - Quản trị Kho lưu trữ:

    + Hệ thống cần bảo đảm khả năng lưu trữ các hồ sơ tài liệu;

    + Hệ thống cung cấp các công cụ hỗ trợ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu được lưu trữ;

    + Hệ thống cần quản lý định danh và vị trí của hồ sơ tài liệu trong kho;

    + Hệ thống có khả năng quản lý sao lưu dự phòng (bảo đảm khả năng chống chịu sự cố cũng như vận hành liên tục);

    + Hệ thống có khả năng lưu trữ hồ sơ tài liệu dưới nhiều định dạng khác nhau theo quy định (phục vụ bảo hiểm cũng như sử dụng).

    - Sử dụng:

    + Hệ thống cung cấp các tính năng tìm kiếm hồ sơ tài liệu được quản lý trong kho lưu trữ (tìm kiếm trên các trường thông tin mô tả cũng như nội dung với các định dạng được hỗ trợ);

    + Hệ thống cung cấp khả năng truy cập đến các tài nguyên theo các mức độ an toàn bảo mật khác nhau;

    + Hệ thống cung cấp khả năng kết xuất kết quả theo định dạng quy định;

    + Hệ thống có khả năng kiểm soát các truy cập sử dụng tài nguyên tuân thủ chính sách của tổ chức, thẩm quyền của các đối tượng sử dụng.

    - Quản trị hệ thống:

    + Hệ thống cho phép quản lý các đối tượng người dùng;

    + Hệ thống cung cấp các chức năng báo cáo thống kê khác nhau;

    + Hệ thống có chức năng quản lý theo dõi nhật ký vận hành;

     - Yêu cầu khác:

    + Hệ thống có khả năng quản lý dữ liệu khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh;

    + Hệ thống an toàn bảo mật: bảo vệ hồ sơ tài liệu khỏi các truy cập bất hợp pháp cũng như chống chịu các sự cố được chỉ ra, bảo đảm khả năng truy cập liên tục cho người dùng hợp pháp.

    Để triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ một cách thống nhất, hiệu quả, đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan tiếp tục nghiên cứu, xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm hướng dẫn, quy định các nội dung nói trên đặc biệt cần sớm xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành quy chuẩn kỹ thuật về định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối, liên thông giữa các hệ thống: Quản lý văn bản và điều hành; Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan; Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử./.

Ths. Lê Văn Năng (Giám đốc Trung tâm LTQG tài liệu điện tử)