03:55 PM 15/08/2019  |   Lượt xem: 1240  | 

      I. PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

  1. Giới thiệu

       Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Trải qua bề dầy về thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị ngày một lớn hơn, mà công cụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn chủ yếu là các công cụ truyền thống, nên gặp nhiều khó khăn, nhiều khi không thể thực hiện được. Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay.

      Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học không ngừng nghiên cứu các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn của ngành văn thư và lưu trữ, trong đó đặc biệt phải kể đến là việc nghiên cứu và phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong lịch sử hình thành và phát triển, Trung tâm Tin học đã tổ chức tập huấn và triển khai ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị trong cả nước.

       Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được phát triển qua nhiều phiên bản ứng dụng thực tiễn. Sản phẩm được thừa kế và phát huy toàn bộ các thế mạnh của các sản phẩm cũ, đồng thời bổ sung nhiều tính năng, tiện ích mới, nhằm mang lại tối đa hiệu quả sử dụng thực tế đối với khách hàng. Hiện nay Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và triển khai Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (sau đây gọi tắt là Hệ thống).

      Chúng tôi trân trọng giới thiệu tổng quan về Hệ thống như sau:

      - Phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ được thiết kế, xây dựng và vận hành theo các chuẩn công nghệ mở đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các phân hệ mới mà không kéo theo sự đổ vỡ hệ thống cũng như đảm bảo được sự kế thừa các thành quả đã đạt được;

      - Phần mềm Hỗ trợ hiển thị tốt trên nhiều loại thiết bị: máy tính, thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại thông minh.

 

 

Giao diện phần tra nhập liệu của chương trình

  1. Công cụ lập trình

      - Phần mềm Quản lý tài liệu Lưu trữ được viết trên công nghệ Microsoft ASP.NET nền tảng .NETFRAMEWORK 4.0 và được xây dựng kiến trúc 3 lớp (Lớp giao diện, lớp xử lý và lớp cơ sở dữ liệu), hệ thống bao gồm các phân hệ chức năng và được tích hợp thành một hệ thống thống nhất. Phần mềm có thể vận hành trên mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ thông qua giao thức HTTP. Phần mềm có thể khai thác trên mạng LAN. WAN, hay mạng Internet.

  1. Chuẩn mô tả thông tin

      Các trường thông tin của phần mềm Quản lý Tài liệu lưu trữ  được xây dựng theo chuẩn mô tả dữ liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành. Hệ thống được thiết kế, xây dựng và triển khai tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về kết nối hệ thống, tích hợp dữ liệu, đặc tả dữ liệu và truy xuất thông tin quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BTTTT.

  1. Có thể tích hợp vào các cổng thông tin điện tử Portal của tỉnh/Bộ

      - Được xây dựng trên công nghệ web-base do đó chương trình có thể tích hợp được vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử và khai thác rộng rãi trên mạng Internet;

     - Có phân hệ tự động chuyển hồ sơ tài liệu từ CSDL mạng cục bộ  sang CSDL khai thác trên Internet linh hoạt theo yêu cầu của người dùng.

      - Có thể tích hợp  Phân hệ tra cứu độc giả trực tuyến và Quản lý độc giả vào cổng thông tin điện tử một cách độc lập giúp độc giả có thể dễ dàng tra cứu tài liệu cũng như giúp cho việc bảo mật và an toàn cho dữ liệu;

  1. Hỗ trợ bộ mã chuẩn quốc tế UNICODE đa ngôn ngữ

      - Chương trình hỗ trợ bộ mã tiếng Việt UNICODE theo chuẩn TCVN6909:2001;

      - Hỗ trợ đa ngôn ngữ, vì thế người dùng có thể nhập hồ sơ tài liệu dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau: Anh, Pháp, Nga, Trung,..

  1. Hệ thống mẫu biểu báo cáo, thống kê, in ấn

       - Kết xuất báo cáo theo đúng khuôn mẫu sổ mục lục hồ sơ và văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành thống nhất trong ngành lưu trữ;

       - Hệ thống báo cáo đa dạng, phong phú và khoa học theo tiêu chuẩn của ngành:

      + Mục lục hồ sơ, mục lục văn bản;

      + Danh sách phông, bộ sưu tập lưu trữ;

       - Hệ thống bảng biểu thống kê phù hợp với hệ thống biểu mẫu thống kê về công tác văn thư lưu trữ do Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

      - In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của người sử dụng;

       - Có thể kết xuất báo cáo ra nhiều định dạng khác nhau Word, Excel, PDF  đáp ứng yêu cầu của người dùng;

      - Khả năng tùy biến cao trong việc tạo khuôn dạng báo cáo dữ liệu, người sử dụng có thể tự định dạng cho các loại báo cáo dữ liệu khác nhau mà không cần sự can thiệp của đơn vị cung cấp phần mềm;

      - Chức năng Thống kê tài liệu cho biết toàn bộ số lượng tài liệu của từng Phông tài liệu, Loài hình tài liệu đã được tạo lập theo nhiều tiêu chí khác nhau.

 

Giao diện chức năng báo cáo của chương trình

  1. Hệ thống khung phân loại ký hiệu thông tin

       - Chương trình hỗ trợ quản lý toàn bộ danh mục các hồ sơ theo một hệ thống phân loại thông tin tài liệu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia;

      - Hệ thống khung phân loại thông tin bao gồm đầy đủ tất cả các mức phân cấp thông tin từ mức cao đến mức thấp của tất cả các ngành, các lĩnh vực từ tổ chức, nhân sự, hành chính, chính trị, xã hội, nghề nghiệp, địa dư, quốc gia … đến công an, quân sự, ngoại giao, tư pháp, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hóa, thể thao, dân tộc, tôn giáo, v.v…;

  1. Phân quyền theo khung phân loại thông tin và theo tài khoản truy cập

      - Phân quyền theo từng tài khoản cá nhân hay tài khoản nhóm với tên và mật khẩu truy cập được mã hóa ngẫu nhiên hạn chế tối đa việc truy cập trái phép;

     - Phân quyền theo danh mục tài liệu hạn chế sử dụng bảo đảm người dùng được truy nhập và khai thác theo các lớp thông tin tài liệu lưu trữ theo chủ đề nghiên cứu được các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

     - Phân quyền nhiều lớp theo khung phân loại thông tin nhằm ngăn chặn chi tiết nhóm tài liệu được phép hay không được phép khai thác.

      - Phân quyền cho người dùng theo nhóm quyền và chi tiết đến từng chức năng;

       - Chức năng Quản trị và giám sát cho phép kiểm tra hoạt động trên hệ thống người dùng làm gì vào lúc nào…

 

Khung phân loại thông tin

  1. Tìm kiếm từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo khung phân loại thông tin

      - Khả năng tìm kiếm linh hoạt và chính xác, đáp ứng nhiều yêu cầu và nhiều tiêu chí tìm kiếm của người dùng, kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm, khả năng bỏ qua các lỗi đơn giản về kỹ năng tìm kiếm của người dùng để tìm ra tài liệu yêu cầu;

       - Khung phân loại thông tin là một công cụ hữu hiệu và là một thế mạnh của việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ mà không một hệ thống tìm kiếm nào có được, góp phần quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn.

      - Cơ chế tìm kiếm tài liệu theo cơ chế Full text search giúp việc tra cứu tài liệu nhanh chóng với số lượng dữ liệu rất lớn và chính xác ngoài ra phần mềm còn hỗ trợ tìm kiếm tiêng việt không dấu giúp người dùng có thể tìm kiếm dễ dàng trong những trường hợp người nhập liệu nhập sai dữ liệu.

 

Giao diện chức năng tìm kiếm trực tuyến của chương trình

 

  1.  Các chức năng chính của chương trình

      - Quản lý danh mục Phông tài liệu cho phép người dùng thêm mới, chỉnh sửa Phông tài liệu;

      - Quản lý danh mục loại hình tài liệu;

      - Quản lý danh mục hồ sơ, văn bản cho phép người dùng tùy biến thêm mới trường tin hồ sơ, văn bản, theo yêu cầu. Cho phép đính kèm thông tin toàn văn lên file hồ sơ, văn bản;

       - Chức năng Báo cáo cho phép người dùng có thể in danh mục hồ sơ, văn bản theo nhiều tiêu chí khác nhau. Kết xuất báo cáo ra Word, Excel, hay PDF theo đúng khuôn mẫu sổ mục lục hồ sơ và văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành thống nhất trong ngành lưu trữ.

       - Chức năng Thống kê cho biết số lượng phông, loài hình tài liệu, sô lượng hồ sơ, văn bản và thông tin đính kèm toàn văn  đã được số hóa;

       - Chức năng xuất nhập dữ diệu ra định dạng XML cho phép người dùng có thể trao đổi dữ liệu giữa các đơn vị với nhau theo tiêu chuẩn của Bộ Thông tin Truyền thông ban hành. Ngoài ra, việt kết xuất dữ liệu ra đinh dạng XML giúp đảm bảo an toàn dữ liệu cho lâu dài khi có sự thay đổi sang phần mềm mới hoặc tránh sự nhập lại toàn bộ dữ liệu trong tương lai khi phần mềm trở đã lên lạc hậu;

       - Chức năng quản lý độc giả cho phép quản lý độc giả, in phiếu yêu cầu, thông kế số lượng độc giả mượn tài liệu…

      - Chức năng Tra cứu tài liệu trực tuyến, độc giả đăng ký, in phiếu yêu cầu..

      - Hệ thống có chức năng ghi nhật ký sử dụng: tự động ghi lại các thao tác của người sử dụng trong hệ thống để theo dõi…

       - Chức năng Backup dữ liệu cho phép người sử dụng Backup toàn bộ CSDL ra một file .bak và sao lưu vào các thiết bị lưu trữ tránh mất dữ liệu khi hệ thống có sự cố…

      II. BẢO MẬT

      Hệ thống được bảo đảm an ninh theo ba mức: mức mạng, mức cơ sở dữ liệu và mức ứng dụng:

       1. Mức mạng

       Hỗ trợ giao thức SSL (Secured Socket Layer): Là một ứng dụng tựa trên nền Web, phần mềm Lưu trữ có thể dễ dàng tích hợp với giao thức SSL để mã hoá dữ liệu trên đường truyền. Trên một kết nối SSL, dữ liệu truyền giữa máy trạm (trình duyệt) và máy chủ (web server) sẽ được mã hoá từ điểm đầu đến điểm cuối và vì thế nội dung của chúng sẽ được bảo mật. Giao thức SSL được dùng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và tài chính trên mạng Internet.

       2. Mức CSDL

       Bảo mật ở mức cơ sở dữ liệu dựa vào cơ chế và chính sách bảo mật do hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server) cung cấp. Các tài khoản và vai trò khác nhau trong cơ sở dữ liệu sẽ được xác lập và duy trì thông qua các công cụ quản trị của Microsoft SQL Server.

       3. Mức ứng dụng

      Người quản trị hệ thống có thể tạo một số lượng không hạn chế người dùng trong hệ thống. Mỗi người dùng trong hệ thống có thể được phân quyền trên ba hướng tiếp cận dữ liệu:

     - Tiếp cận theo chức năng hệ thống: người dùng có thể được thực hiện một trong 4 quyền như sau: Đọc dữ liệu, Nhập mới dữ liệu, Sửa dữ liệu, Xoá dữ liệu.

      - Tiếp cận theo lớp dữ liệu: hệ thống cho phép tổ chức thành các  lớp dữ liệu, tuỳ thuộc quyền của người sử dụng mà có thể được truy xuất dữ liệu thuộc lớp nào.

      - Tiếp cận file toàn văn của văn bản.

     III. YÊU CẦU PHẦN CỨNG

       1. Hệ điều hành

       Window 2008 Server, Window 2012 Server,  hoặc Window 2016 Server, nếu không cài trên môi trường mạng (dùng tại một máy) chỉ cần cài Window XP Professional, Windows 7 hoặc Windows 8, Windows 10.

       Về phía người sử dụng cần trình duyệt Web  như: Internet Explorer, Firefox hoặc Chrome để sử dụng.

       2. Hệ quản trị CSDL

       Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server phiên bản 2012 trở lên.

       3- Yêu cầu phần cứng

       - Tốc độ chíp CPU Core I3: 3GHz trở lên,

       - Dung lượng bộ nhớ RAM: 06 GB trở lên

       - Ổ cứng HDD tuỳ thuộc vào dung lượng dữ liệu, thường sử dụng 400GB.

       - Ổ ghi đĩa CD hoặc DVD để phục vụ backup dữ liệu ra đĩa.

       - Card mạng để nối máy tính vào mạng nội bộ hoặc ra ngoài Internet.

       Trên đây là giới thiệu tổng quan về Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV, chi tiết xin được liện hệ với Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; địa chỉ: số 12 Đào tấn, Ba Đình, Hà Nội; ĐT: 024.37660370; 024.37669154; Email: tinhoc@archives.gov.vn

      Mong nhận được sự cộng tác của Quý cơ quan./.