04:00 PM 04/02/2013  |   Lượt xem: 582  | 

Phần mềm do nhóm nghiên cứu của Cục Hậu cần - Bộ Tổng tham mưu xây dựng.

Trước thực trạng tài liệu rời lẻ không được lập hồ sơ, bảo quản trong tình trạng bó gói tại các cơ quan, đơn vị hiện nay, công tác quản lý, phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốt nhiều thời gian, nhân lực, công sức.

Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà hầu hết các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng bó gói, lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý. Ứng dụng công nghệ thông tin để lập hồ sơ thay cho phương thức truyền thống vừa không tốn diện tích sắp xếp, tính bảo mật cao, vừa tiết kiệm thời gian nhân lực nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chí và nghiệp vụ lưu trữ. Vì vậy, thay vì việc phải đi bới từng bó tài liệu trong các tủ hồ sơ, nhóm nghiên cứu của Cục Hậu cần do Trung tá Trần Văn Hoan, Cục Hậu cần, Bộ Tổng tham mưu và Thiếu tá, Thạc sĩ Tăng Minh Tuấn, Văn phòng Bộ Tổng tham mưu đã nghiên cứu, xây dựng phần mềm “Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ”.

Tính năng của phần mềm ưu việt và hoạt động tốt trên cả hệ điều hành Windows 7 hoặc WinXP. Cơ chế hoạt động của phần mềm rất đơn giản như sau: Sau khi danh mục tài liệu rời lẻ được cập nhật vào máy tính trong tình trạng lộn xộn, chương trình tự động phân tách từng mục lục hồ sơ cụ thể theo ý đồ của người sắp xếp, ví dụ theo thời gian, theo chủ đề, theo tác giả, theo cơ quan… Danh mục đã được sắp xếp nói trên có thể được in ra để phục vụ việc quản lý, kiểm tra hồ sơ, tài liệu.

Phần mềm này giúp người dùng không cần phân loại, sắp xếp theo phương pháp thủ công truyền thống nên tiết kiệm được thời gian, công sức và diện tích khi sắp xếp, phân loại. Chương trình có thể lựa chọn hồ sơ theo nhiều tiêu chí. Hơn nữa, nó có thể tự động sắp xếp thời gian phát sinh văn bản theo trình tự. In ra được mục lục từng hồ sơ cụ thể…

Phần mềm được thiết kế logic, khoa học, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu. Đặc biệt, phần mềm được thiết kế đơn giản, chương trình thân thiện, dễ dùng, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học của cán bộ công chức hiện nay.

Phần mềm “Tự động lập hồ sơ từ những tài liệu rời lẻ” do nhóm nghiên cứu của Cục Hậu cần (Bộ Tổng tham mưu) được ứng dụng trong thực tế sẽ giúp cho các doanh nghiệp giảm nhân lực và lưu trữ được các tài liệu văn bản rời lẻ một cách chính xác và khoa học, dễ tìm, dễ lấy./.

Lan Phương - TTLTQG III (Sưu tầm từ báo Khoa học và Đời sống)