02:11 PM 17/09/2019  |   Lượt xem: 375  | 

Bài viết sẽ cung cấp cho độc giả hiểu hơn về giá trị của khối tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và những đề xuất, giải pháp, khuyến nghị về quản lý, bảo quản và phát huy giá trị khối tài liệu này trong thời gian tới.

       Ngày 30 tháng 4 năm 1975 là mốc son chói lọi trong lịch sử dân tộc Việt Nam. Ngày hòa bình, độc lập và thống nhất trên toàn lãnh thổ Việt Nam. Tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử đã phản ánh một giai đoạn lịch sử quan trọng của đất nước. Tuy nhiên, do hoàn cảnh lịch sử, có nhiều vấn đề về thu thập, sưu tầm, bảo quản và tổ chức sử dụng khối tài liệu này đang được đặt ra cho các Lưu trữ lịch sử ở cả trung ương và địa phương.

      Nhằm đánh giá thực trạng khối tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và đề xuất giải pháp quản lý, bảo quản, phát huy giá trị khối tài liệu này trong thời gian tới, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội thảo khoa học với chủ đề “Tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” tại Hà Nội ngày 30 tháng 7 năm 2019.

      1. Nội dung Hội thảo

      Kỷ yếu Hội thảo có 15 báo cáo tham luận và 01 báo cáo đề dẫn tập trung vào các vấn đề chính sau:

      Thứ nhất, thực trạng tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

      Các báo cáo đã phản ảnh tương đối rõ nét thực trạng (khối lượng, thời gian, thành phần, nội dung, tình hình tổ chức khoa học) khối tài liệu lưu trữ trước năm 1975, đó là:

      - Lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang đang bảo quản 11 mét tài liệu giai đoạn từ năm 1954 - 1975.

      - Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đang bảo quản 23 phông tài liệu thuộc tỉnh Hà Tây cũ, 18 phông tài liệu thuộc thành phố Hà Nội.

      - Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp đang bảo quản 02 phông (Tòa Hành chính tỉnh Kiến Phong từ năm 1956 - 1975).

      - Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi: Các tài liệu lưu trữ về tỉnh Quảng Ngãi trước năm 1975 thu thập từ các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử một số tỉnh và một số gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự  gồm có: tài liệu thời kỳ Phong kiến (chủ yếu là thời Nguyễn 1802 - 1945), tài liệu thời kỳ thuộc địa Pháp (1858 - 1945), tài liệu một số tổ chức chính thể Quốc gia Việt Nam (1945 - 1955), tài liệu các cơ quan trung ương chế độ Việt Nam Cộng hòa (1955 - 1975)…

      - Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An có tổng số 100 mét giá tài liệu gồm 4.500 hồ sơ của 02 phông (Ủy ban Kháng chiến hành chính tỉnh Nghệ An giai đoạn 1945 - 1954, Ủy ban Hành chính tỉnh Nghệ An giai đoạn 1955 - 1975).

      - Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Ninh đang bảo quản 32 mét giá tài liệu Phông Ủy ban Hành chính tỉnh Bắc Ninh (1947 - 1963).

      Hiện nay, khối tài liệu này được các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chỉnh lý hoàn chỉnh một số phông, xác định thời hạn bảo quản ở 03 mức: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời, lập công cụ mục lục tra cứu hoặc có một số phông được chỉnh lý nhưng không được xác định thời hạn bảo quản. Tình trạng vật lý có nhiều tài liệu không dấu, mờ chữ; tài liệu viết tay, khó đọc; một số tài liệu bị ố vàng, bay chữ; giòn, mục, nát… và chủ yếu là tài liệu giấy. Giá trị của khối tài liệu lưu trữ trước năm 1975 có ý nghĩa chính trị, lịch sử và khoa học cao. Đây là nguồn sử liệu quý giá giúp các nhà nghiên cứu tham khảo.

     Thứ hai, công tác bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ năm trước 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

      Để quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ trước năm 1975 nói riêng, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã ban hành một số văn bản về quy chế, quy định, nội quy về công tác lưu trữ; thu thập, bổ sung tài liệu; bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ… Để bảo quản lâu dài, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã thực hiện một số biện pháp tu bổ, phục chế tài liệu; thay hộp, bìa hồ sơ, các trang thiết bị bị hư hỏng; khử trùng, khử axit cho tài liệu; trang bị các phương tiện bảo quản đảm bảo an toàn theo đúng quy định của ngành. Các báo cáo tham luận đã nêu những hình thức để phát huy giá trị khối tài liệu này vào thực tiễn như: tổ chức các hình thức phục vụ độc giả tại phòng đọc và thông qua Cổng thông tin điện tử một cửa dịch vụ hành chính công của tỉnh; các cuộc triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ nhân dịp các ngày lễ lớn của tỉnh; lễ bàn giao hồ sơ cho cán bộ đi B nhằm tôn vinh và tri ân đối với người có công đất nước; xuất bản các ấn phẩm thông qua tài liệu lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử…; sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ trước năm 1975 từ các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử một số tỉnh, thành phố và các cá nhân, gia đình, dòng họ… vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; xây dựng và triển khai thực hiện Đề án tu bổ, phục chế; số hóa khối tài liệu lưu trữ trước năm 1975 nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

       2. Một số đề xuất, kiến nghị

      Bên cạnh kết quả đạt được, một số giải pháp đẩy mạnh công tác phát huy giá trị khối tài liệu lưu trữ này đã được đề xuất như: tiếp tục tổ chức sưu tầm, thu thập hồ sơ, tài liệu trước năm 1975 nhằm bảo quản thống nhất, tập trung an toàn tài liệu để tránh thất lạc, mất mát; ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và phát huy giá trị tài liệu; nghiên cứu áp dụng các hình thức phát huy giá trị tài liệu mới (trưng bày, triển lãm trên không gian ảo, di động; xây dựng phóng sự, video gắn với tài liệu, hình ảnh, nhân vật, sự kiện…); số hóa tài liệu lưu trữ trước năm 1975 có tình trạng vật lý kém; phối hợp, trao đổi chia sẻ việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ giữa các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh…

       Một số đề xuất, kiến nghị liên quan đến việc quản lý và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước năm 1975 tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã được nêu tại Hội thảo, đó là:

      - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham mưu cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy định khai thác, sử dụng tài lưu trữ trong môi trường mạng; thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu, thu phí, lệ phí khai thác và bảo mật thông tin trên môi trường mạng.

      - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn đánh giá lại giá trị tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời.

      - Các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tăng cường đổi mới phương pháp phát huy giá trị tài liệu như: tổ chức phòng đọc trực tuyến, tổ chức triển lãm, xuất bản sách; xây dựng các bộ phim, các ấn phẩm văn hóa có giá trị từ tài liệu lưu trữ ; tăng cường số hóa tài liệu lưu trữ và hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu khai thác thông tin nhằm giảm thiểu việc cung cấp sử dụng tài liệu gốc…

      - Việc sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đều được thực hiện ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ lịch sử các tỉnh nên cần có quy định cụ thể về vấn đề này để xác định loại tài liệu sưu tầm ở Lưu trữ lịch sử các cấp, tránh chồng chéo, phân tán tài liệu và đảm bảo nguyên tắc quản lý thống nhất tài liệu.

      - Cần có sự thỏa thuận liên ngành giữa cơ quan Lưu trữ - Bảo tàng để đưa ra các nội dung thỏa thuận như: lập danh mục tài liệu lưu trữ trước năm 1975 (đối với khối tài liệu không xác định được thuộc quyền sưu tầm, quản lý của bên nào); cùng xác định nguồn, thành phần, địa điểm cần phải sưu tầm; xác định trách nhiệm, nhiệm vụ của mỗi bên khi thực hiện sưu tầm; cùng phối hợp quản lý và phát huy giá trị tài liệu theo chức năng của mỗi bên.

       3. Kết luận của Hội thảo và một số khuyến nghị

      3.1. Về kết luận của Hội thảo

       - Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ nghiên cứu, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy định về khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ; hướng dẫn cơ chế, thẩm quyền sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử; hướng dẫn xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời để thực hiện thống nhất tại các Lưu trữ lịch sử.

       - Các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cần tổ chức rà soát, thống kê, chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ trước năm 1975 để xác định đầy đủ số lượng, thành phần, nội dung và ý nghĩa, giá trị của tài liệu lưu trữ.

      3.2. Một số khuyến nghị

      Trên cơ sở kết quả của các Hội thảo khoa học “Phương án xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài tại các Lưu trữ lịch sử” năm 2017; “Tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” năm 2019 và báo cáo chuyên đề “Thực tiễn xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài tại các Lưu trữ lịch sử” năm 2018, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đưa ra một số khuyến nghị cho các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời nói chung và tài liệu trước năm 1975 nói riêng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, cụ thể như sau:

      - Đối với khối tài liệu có thời hạn lâu dài, tạm thời mà chưa được xác định thời hạn bảo quản bằng số năm cụ thể, Lưu trữ lịch sử cần xây dựng kế hoạch và phương án xử lý phù hợp nhằm giải phóng kho tàng, nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Để xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời, các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh có thể thực hiện theo một số bước cơ bản sau:

       + Bước 1. Rà soát tổng thể trên hệ thống sổ mục lục, thống kê, xác định số lượng hồ sơ, nội dung, thành phần, tình trạng tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời trong các phông.

       + Bước 2. Xây dựng kế hoạch và phương án xử lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời của các phông (nội dung, nhân lực, thời gian thực hiện, cơ sở vật chất).

       + Bước 3. Xây dựng và trình duyệt các văn bản hướng dẫn xác định giá trị khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời theo tiêu chuẩn, nguyên tắc, phương pháp phù hợp với thực tế tài liệu trên cơ sở áp dụng các quy định hiện hành.

       + Bước 4. Chỉnh lý, xác định giá trị lại đối với khối tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời. Lập danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản cụ thể.

      + Bước 5. Thẩm định danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản cụ thể.

       Khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có mục lục hồ sơ riêng, tiếp tục được bổ sung hàng năm từ đơn vị hình thành phông là nguồn nộp lưu. Khối tài liệu có thời hạn được bảo quản riêng, có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu phục vụ tra tìm (khối tài liệu này được xem xét, đánh giá thường xuyên để loại bỏ, tiêu hủy hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản, nếu có thay đổi về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội có thể được bổ sung trở lại khối “vĩnh viễn” trong quá trình xử lý nghiệp vụ hàng năm).

       + Bước 6. Hoàn thiện hồ sơ phông và mục lục hồ sơ các phông có tài liệu đánh giá lại.

       + Bước 7. Làm thủ tục tiêu hủy đối với khối tài liệu đã hết thời hạn bảo quản.

      - Hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu phục vụ cho công tác quản lý, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước năm 1975.

      - Thực hiện tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ trước năm 1975 có tình trạng vật lý kém (mủn, rách, ố vàng, mờ chữ…).

      - Tổ chức giải mật, giảm mật tài liệu lưu trữ trước năm 1975 có đóng dấu chỉ mức độ mật theo quy định của pháp luật hiện hành.

      - Ưu tiên lựa chọn những tài liệu có giá trị, nhu cầu khai thác, sử dụng cao để số hóa.

      - Tăng cường phối hợp, tổ chức các hoạt động phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trước năm 1975.

      - Tăng cường trao đổi, chia sẻ thông tin và sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ trước năm 1975 giữa các Lưu trữ lịch sử trung ương và cấp tỉnh, giữa Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh (có đề xuất, kiến nghị cụ thể về phương thức thực hiện) với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (nếu cần).

      - Đề xuất, kiến nghị Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Lãnh đạo Sở Nội vụ quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, kinh phí và nguồn nhân lực để thực hiện các hoạt động nêu trên.

      Với các kết quả trên, chúng tôi hy vọng sẽ cung cấp cho độc giả hiểu hơn về giá trị của khối tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh cũng có những đề xuất, giải pháp hiệu quả về quản lý, bảo quản và phát huy giá trị khối tài liệu này trong thời gian tới./

* Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Tài liệu lưu trữ trước năm 1975 đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” được lưu tại Thư viện Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước), số 12 Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội

Nguyễn Thị Kim Thu (Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ)