11:49 PM 20/07/2018  |   Lượt xem: 2420  | 

Kết quả đạt được trong thời gian vừa qua cho thấy: Các địa phương đã tích cực, chủ động giải quyết tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống, bó gói, thông qua quá trình xử lí tài liệu đã từng bước nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức về giá trị của tài liệu lưu trữ, vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ trong hoạt động quản lí, điều hành công việc.

       Trong năm 2017, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành kiểm tra thường xuyên, toàn diện công tác văn thư, lưu trữ tại 03 tỉnh: Kon Tum, Bình Thuận, Quảng Bình và kiểm tra theo chuyên đề công tác chỉnh lí tài liệu lưu trữ tại 03 tỉnh: Đồng Tháp, Trà Vinh, Hà Tĩnh. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lí nhà nước và chất lượng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, việc tổng kết, đánh giá những kết quả đạt được sau quá trình kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và rút ra những kinh nghiệm, đề ra những giải pháp là nhiệm vụ cần thiết. Trên cơ sở Báo cáo của các địa phương, kết quả kiểm tra thực tế tại một số cơ quan, tổ chức và Thông báo kết quả kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ ban hành trong năm 2017, một số kết quả, những tồn tại, hạn chế và nhận xét, đánh giá cụ thể như sau:

       1. Kết quả đạt được trong tác văn thư, lưu trữ của các địa phương được kiểm tra

       a) Về tổ chức bộ máy, tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

       - Công tác tổ chức bộ máy: các tỉnh đã thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh tại một số địa phương như: Bình Thuận, Đồng Tháp, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Trà Vinh đã thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là đơn vị sự nghiệp công lập, có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng.

       - Tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ, nghề nghiệp đối với công chức, viên chức: Một số cơ quan, tổ chức đã bố trí người có trình độ đào tạo phù hợp với vị trí việc làm theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về việc Quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ về việc Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. Hàng năm, các địa phương chú trọng tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ và cử tham gia các khóa đào tạo tại chức mở tại địa phương.

      - Chế độ phụ cấp đối với công chức, viên chức văn thư, lưu trữ: Tại các cơ quan, đơn vị đã được thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, nguy hiểm và bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành Lưu trữ.

      b) Về hoạt động nghiệp vụ văn thư

      - Soạn thảo và ban hành văn bản: Nhìn chung các cơ quan, tổ chức ở các tỉnh được kiểm tra năm 2017 cơ bản thực hiện tốt yêu cầu về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.

       - Quản lí văn bản đi, văn bản đến: các phần mềm quản lí văn bản đi đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng đã được áp dụng ở các địa phương, hệ thống phần mềm ứng dụng đã góp phần đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ cho công tác quản lí điều hành ở các cơ quan, tổ chức, đồng thời, giúp kiểm soát các văn bản còn chưa giải quyết, quá thời hạn và giúp tiết kiệm được các chi phí vật tư, văn phòng phẩm khi in, sao gửi tài liệu. Tại tỉnh Đồng Tháp đã sử dụng phần mềm quản lí văn bản và điều hành Eoffice; tỉnh Kon Tum các cơ quan, tổ chức đang triển khai ứng dụng phần mềm Bkav Eoffice; tỉnh Hà Tĩnh sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử IO, CloudOffice; tỉnh Quảng Bình và Bình Thuận sử dụng phần mềm Quản lí văn bản và điều hành để quản lí văn bản. Riêng văn bản mật được đăng kí và quản lí riêng theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan về bảo vệ bí mật nhà nước. Văn bản đi được lưu đầy đủ và sắp xếp có hệ thống, đảm bảo thuận tiện cho việc lưu giữ và tra cứu sử dụng.

       - Lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Một số cơ quan, tổ chức đã thực hiện tương đối tốt việc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ công việc hàng năm theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó, tổ chức tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.

      - Quản lí và sử dụng con dấu: Đa số các cơ quan, tổ chức được kiểm tra trong năm 2017 thực hiện tốt, chưa phát hiện ra những sai phạm trong quản lí và sử dụng con dấu.

       c) Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

       - Thu thập, chỉnh lí, xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Tại tỉnh Quảng Bình, theo thống kê tại Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đã chỉnh lí hoàn chỉnh 8.455,585 mét, chỉnh lí sơ bộ 1.859,965 mét, còn lại 4.577,1 mét chưa chỉnh lí; tại tỉnh Hà Tĩnh, số lượng nguồn nộp lưu là 362 cơ quan, tổ chức, trong đó: tồn đọng 21.852,98 mét, chỉnh lí hoàn chỉnh 8.071,82 mét, chỉnh lí sơ bộ 2.786,1 mét;  tỉnh Bình Thuận: số tài liệu chưa chỉnh lí là 4.422,80 mét, chỉnh lí sơ bộ 2.622,78 mét, chỉnh lí hoàn chỉnh 5.332,29 mét….Số liệu chi tiết về tình hình tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại các địa phương được thể hiện chi tiết ở các bảng 1.1, bảng 1.2 và bảng 1.3. Những kết quả đạt được trong thời gian vừa qua cho thấy: Các địa phương đã tích cực, chủ động giải quyết tình trạng tài liệu còn tồn đọng, tích đống, bó gói, thông qua quá trình xử lí tài liệu đã từng bước nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức về giá trị của tài liệu lưu trữ, vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ trong hoạt động quản lí, điều hành công việc. Qua đó, giúp cho các cơ quan, tổ chức sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi trong việc tổ chức sử dụng cũng như loại ra và tiêu hủy các tài liệu hết giá trị.

 
 

       - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh tại các địa phương được đầu tư các trang thiết bị cơ bản đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu như: giá, hộp bảo quản tài liệu, bình chữa cháy; hệ thống chữa cháy thường xuyên được kiểm tra nghiêm ngặt; việc khử trùng mối, mọt theo định kỳ và vệ sinh kho tàng sạch sẽ, đảm bảo an toàn tốt cho tài liệu lưu trữ. Tại một số cơ quan, tổ chức khác, đã bố trí diện tích từ 20-100m2 làm kho Lưu trữ cơ quan; một số đơn vị đã trang bị điều hòa nhiệt độ trong kho đảm bảo điều kiện để bảo quản, kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

        - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Hình thức tổ chức phát huy giá trị tài liệu chủ yếu thông qua phục vụ tại phòng đọc và cấp bản sao chứng thực cho độc giả đến khai thác (chi tiết tại bảng 1.4). Trong năm 2017, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Bộ Nội vụ phối hợp với UBND tỉnh Đồng Tháp tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Lịch sử hình thành tỉnh Đồng Tháp trước năm 1975 qua tài liệu lưu trữ”. Đặc biệt, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Tĩnh đã xây dựng Cổng thông tin điện tử để phục vụ trực tuyến với 530.000 lượt truy cập, cấp 42 tài khoản cho độc giả khai thác trực tuyến.

        d) Về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

       Chế độ báo cáo thống kê định kì, báo cáo đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ được các cơ quan, tổ chức thực hiện đầy đủ, đúng quy định về thời gian, đối tượng cần báo cáo.

       2. Những vấn đề đặt ra

       Kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương được kiểm tra đã cho thấy sự cố gắng, nỗ lực của các địa phương này và cần được các địa phương tiếp tục phát huy trong thời gian tới.

      Tuy vậy, thực tế công tác văn thư lưu trữ ở các địa phương được kiểm tra vẫn còn những hạn chế, đặt ra những vấn đề cần giải quyết như:

      Về tổ chức bộ máy, tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ:

      + Một số địa phương chưa thành lập được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ (tỉnh Kon Tum).

      + Tỉ lệ công chức, viên chức được đào tạo ở các trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp đúng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ còn thấp, chủ yếu được đào tạo ở các chuyên ngành khác: tỉnh Kon Tum có 18% các cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí công chức, viên chức đúng chuyên ngành còn lại 82% bố trí không đúng chuyên ngành; tại tỉnh Bình Thuận, số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ được đào tạo đúng chuyên ngành chiếm 12,5 % còn lại là 87,5 % được đào tạo chuyên ngành khác…

      + Một số địa phương vẫn còn áp dụng mức bồi dưỡng bằng hiện vật vẫn theo quy định trước đây, vì chưa có văn bản mới hướng dẫn cụ thể để áp dụng các quy định theo hướng dẫn tại Thông tư số 25/2013/TT-BLĐTBXH ngày 18 tháng 10 năm 2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại.

      Về nghiệp vụ văn thư:

      + Soạn thảo và ban hành văn bản: Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính còn có một số lỗi như: trình bày số, kí hiệu văn bản đối với công văn; trích yếu nội dung văn bản còn dài, chưa phản ánh được nội dung chính của văn bản; trình bày phần thẩm quyền kí văn bản chưa đúng; chưa thực hiện đầy đủ việc ký nháy văn bản; đối với văn bản có nhiều trang còn chưa đánh số trang… Tại một số địa phương, vẫn còn tình trạng ban hành văn bản hành chính liên ngành, liên cơ quan.

      + Quản lí văn bản đi, đến: Một số cơ quan, tổ chức vẫn chưa thực hiện việc đóng dấu vào bản gốc văn bản ngay sau khi phát hành mà để đến cuối tháng, hoặc cuối năm mới thực hiện việc đóng dấu.

     + Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: Một số cơ quan, tổ chức chưa ban hành Danh mục hồ sơ công việc hàng năm để làm căn cứ quản lí, lập và giao nộp hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Đa số các cơ quan, tổ chức tại địa phương mới chỉ cung cấp cặp ba dây cho công chức, viên chức thực hiện việc lập hồ sơ sơ bộ, chưa thực hiện được việc lập hồ sơ hoàn chỉnh. Tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của công chức, viên chức vẫn lưu tại các phòng, ban chuyên môn; tài liệu thu về kho lưu trữ của cơ quan đa số là văn bản đi của bộ phận văn thư.

     Về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

     + Thu thập, chỉnh lí, xác định giá trị tài liệu lưu trữ: Nhìn chung, số lượng tài liệu được thu thập về kho lưu trữ lịch sử tỉnh còn ít so với số lượng tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đến thời hạn giao nộp theo quy định. Bên cạnh đó, còn nhiều tài liệu chưa được chỉnh lí hoàn chỉnh để xác định giá trị tài liệu và giao nộp những tài liệu có giá trị lịch sử; kinh phí bố trí cho hoạt động chỉnh lí tại một số địa phương gặp khó khăn do ngân sách của tỉnh có hạn nên chưa có nguồn vốn để thực hiện.

     + Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: Kho Lưu trữ lịch sử của một số tỉnh diện tích còn hạn chế: tỉnh Kon Tum có diện tích là 180m2; tỉnh Bình Thuận diện tích 343,36m2. Một số địa phương còn chưa bố trí xây mới, cải tạo kho trữ chuyên dụng đủ diện tích để tiếp nhận tài liệu. Tại một số cơ quan, tổ chức, công tác bảo quản tài liệu còn khó khăn, tài liệu lưu trữ để phân tán ở các phòng, ban chuyên môn chưa giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Một số tài liệu bảo quản trong bao tải, hòm tôn, cất trong nhà để xe, gầm cầu thang, hành lang…làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến tuổi thọ của tài liệu.

     - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Các hình thức xuất bản ấn phẩm lưu trữ hoặc giới thiệu tài liệu Lưu trữ lịch sử trên các phương tiện thông tin, truyền thông chưa được quan tâm thực hiện thường xuyên.

      Chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Một số cơ quan, tổ chức của địa phương báo cáo không thống nhất tại các nội dung như: Số phông được chỉnh lí hoàn chỉnh; tổng số mét giá tài liệu, số hồ sơ, đơn vị bảo; mục lục tra cứu; kho lưu trữ chưa phân biệt tiêu chuẩn của kho lưu trữ chuyên dụng và kho tạm, giá cố định hoặc giá di động; chưa điền thông tin đầy đủ về lượt người khai thác sử dụng tài liệu; chưa có số liệu về số lượng độc giả; thu thập và loại hủy tài liệu…

 
Đoàn kiểm tra của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước kiểm tra tại Sở Tài Chính.
 
 
 
Đoàn kiểm tra của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước kiểm tra tại UBND tỉnh Đồng Hới, Quảng Bình.
 

       3. Một vài đề xuất thay cho lời kết

       Để giải quyết những vấn đề trên và nâng cao hiệu quả quản lí nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương trong thời gian tới, đề nghị các cơ quan, tổ chức, các cấp có thẩm quyền quan tâm và chỉ đạo các nội dung cụ thể như sau:

      -  Hoàn thiện, thống nhất các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.

      - Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các địa phương hoàn thiện tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo quy định hiện hành. Yêu cầu các cơ quan, tổ chức khi bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ cần đáp ứng các tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ.

      - Ban hành văn bản hướng dẫn về chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người làm công tác lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 25/TT-BLĐTBXH ngày ngày 18 tháng 10 năm 2013 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

      - Tăng cường tập huấn, bồi dưỡng, lồng ghép nội dung chuyên đề về công tác lập hồ sơ công việc đối với công chức, viên chức khi tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ hàng năm tại địa phương.

      - Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; kiểm tra theo chế độ thường xuyên, đột xuất hoặc theo chuyên đề về các nội dung: lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; công tác chỉnh lí khoa học tài liệu lưu trữ./.

Vũ Văn Phú (Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)