02:50 PM 07/06/2019  |   Lượt xem: 1041  | 

     Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, một số cơ quan, tổ chức có ý kiến trao đổi về các quy định trong việc đặt tên file khi số hóa tài liệu lưu trữ từ nền giấy đối với phông mở và đặt mã phông lưu trữ, tên file khi số hóa tài liệu lưu trữ trên nền giấy đối với phông đóng hiện đang bảo quản tại Lưu trữ cơ quan.

      Chúng tôi hướng dẫn thực hiện như sau:

      1. Đặt tên file khi số hóa tài liệu lưu trữ từ nền giấy đối với phông mở

       Theo Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn cách đặt tên file bao gồm tổ hợp các thông tin: Mã cơ quan lưu trữ, Phông số, Mục lục số, hồ sơ số, tờ số.

     Vì trước đây chưa có quy định về mã định danh của cơ quan, tổ chức hình thành phông, nên phải dùng mã của cơ quan lưu trữ lịch sử (đối với Lưu trữ cơ quan thì dùng mã của cơ quan lưu trữ lịch sử mà cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đó).

     Hiện nay, để bảo đảm thống nhất trong việc quản lý tài liệu điện tử ngay từ khi tài liệu được tạo lập, việc đặt tên file khi số hóa tài liệu lưu trữ đối với phông mở, phải theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 02/2019/TT-BNV (Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN không còn hiệu lực), cụ thể tên file gồm tổ hợp các thông tin: Mã định danh của cơ quan, tổ chức hình thành phông, năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, số thứ tự văn bản trong hồ sơ.

     Ví dụ: Mục lục số 1, Phông lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bao gồm tài liệu lưu trữ từ năm 1995 đến năm 2005, mục lục có hồ sơ từ Hồ sơ số 01 đến Hồ sơ số 3.000; Mục lục số 2, Phông lưu trữ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bao gồm tài liệu lưu trữ từ năm 2006 đến năm 2016, mục lục có hồ sơ từ Hồ sơ số 01 đến Hồ sơ số 4.500.

     Văn bản được số hóa có các thông tin sau:

     - Thuộc Phông Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

     - Thuộc Hồ sơ số 5;

     - Số thứ tự của văn bản trong hồ sơ: 3;

     - Tờ đầu của văn bản được đánh số tờ: 15;

    - Thời gian bắt đầu của hồ sơ: 02/11/1995;

    - Thời gian kết thúc của hồ sơ: 12/10/1997;

    Trước đây, tên file được đặt theo Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN là: Q3.12.1.5.15. Trong đó:

    - Q3 là mã của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III);

    - 12 là phông số của Phông Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (số thứ tự trong Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, ban hành kèm theo Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25 tháng 5 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước);

    - 1 là Mục lục số;

    - 5 là Hồ sơ số;

    - 15 là tờ số.

    Hiện nay, tên file được đặt theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV là: 000.00.16.G09.1997.5.3

    Trong đó:

    - 000.00.16.G09 là Mã định danh của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (theo quy định tại Quyết định số 746/QĐ-BNV ngày 03/5/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành Danh mục mã định danh các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành);

    - 1997 là năm của hồ sơ;

    - 5 là số, ký hiệu hồ sơ (trường hợp này, hồ sơ không có ký hiệu);

    - 3 là số thứ tự của văn bản trong hồ sơ.

     2. Mã phông lưu trữ và đặt tên file khi số hóa tài liệu lưu trữ trên nền giấy đối với phông đóng hiện đang bảo quản tại Lưu trữ cơ quan

    - Trường hợp phông đóng thuộc danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, nhưng chưa nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, hiện đang bảo quản tại Lưu trữ cơ quan thì đặt tên file như trường hợp phông đóng hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử. Cụ thể tên file bao gồm: Mã định danh của cơ quan lưu trữ, Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ, Mục lục số, Hồ sơ số, số thứ tự văn bản trong hồ sơ. Trong đó Mã định danh của cơ quan lưu trữ là mã định danh của cơ quan lưu trữ lịch sử mà phông đó thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào;

   - Trường hợp phông đóng không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, thì Mã phông và cách đặt tên file như sau: Tên file gồm: Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ, Mục lục số, Hồ sơ số. Trong đó Mã phông/công trình/sưu tập lưu trữ do cơ quan, tổ chức quy định./.

Th.S Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước