10:06 AM 15/08/2019  |   Lượt xem: 1104  | 

        Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học không ngừng nghiên cứu các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn của ngành văn thư và lưu trữ, trong đó đặc biệt phải kể đến là việc nghiên cứu và phát triển phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong lịch sử hình thành và phát triển, Trung tâm Tin học đã tổ chức tập huấn và triển khai ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ tại nhiều cơ quan, đơn vị trong cả nước. Hiện nay Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và triển khai Hệ thống quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Hệ thống).

     Chúng tôi trân trọng giới thiệu tổng quan về Hệ thống như sau:

      I. CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

      1. Kiến trúc phần mềm theo mô hình khách/chủ:

       Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến được xây dựng dựa trên mô hình khách/chủ (Client/Server). Lược đồ bên dưới mô tả kiến trúc logic của phần mềm:

Hình 1 - Mô hình hệ thống

  - Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách chính là trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc và tương tác với người dùng cuối;

     - Phần mềm cho máy chủ: Là một hệ thống phần mềm có kiến trúc 3 lớp:

     + Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thông tin với trình duyệt web (phần mềm máy khách) qua các giao thức http (Hypertext Transmission Protocol). Nó nhận các truy vấn và thông tin của người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy các chương trình tương ứng và gửi trả kết quả lại cho trình duyệt hiển thị;

      + Các chương trình: Các chương trình bao gồm các tệp mã lệnh, các ActiveX component (COM) and libraries (DLL). Máy chủ web, tuỳ theo các truy vấn từ phía người dùng, sẽ chạy chương trình;

      + Dịch vụ nền: Là tập hợp một số các dịch vụ cơ sở chạy tại máy chủ phục vụ cho các chức năng của Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc, gồm có hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ dữ liệu.

       2. Phần mềm có thể vận hành trên mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ

       Giao thức truyền thông giữa hai hệ thống máy khách và máy chủ trong giải pháp Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc của Trung tâm Tin học là http. Giao thức này được xây dựng trên nền tảng của bộ giao thức TCP/IP, nền tảng truyền thông của mạng Internet. Điều này giúp cho Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc có thể được triển khai mạng máy tính có quy mô và kiến trúc bất kỳ, sử dụng nhiều thiết bị phần cứng khác nhau. 

      3. Giao diện Web trên tất cả các phân hệ

       Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc được xây dựng trên nền tảng công nghệ web Các máy trạm chỉ đòi hỏi cài đặt trình duyệt Web là có thể truy cập và sử dụng tất cả các phân hệ của phần mềm. Ngoài trình duyệt các máy trạm cần được cài đặt phông chữ và bộ gõ tiếng Việt theo chuẩn Unicode.

 

Hình 2 - Giao diện chính của phần mềm

       Giao diện làm việc của Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc tương thích với các loại trình duyệt phổ dụng và hoàn toàn độc lập với hệ điều hành mà trình duyệt này được cài đặt như Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Firefox...  

      4. Hệ quản trị CSDL

     Microsoft SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDBMS) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS.

      Microsoft SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như Microsoft Internet Information Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server....

     5. Chuẩn mô tả thông tin

     Các trường thông tin mô tả văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, văn bản trong hồ sơ công việc được xây dựng theo chuẩn mô tả dữ liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành.

     II- CHỨC NĂNG

     Phần mềm cho phép quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc; phân quyền theo nhóm đối tượng người dùng tương ứng với các lớp thông tin được phép truy cập; các chức năng của hệ thống được phép sử dụng.

     1. Quản lý văn bản đi, văn bản đến

     - Các trường thông tin mô tả văn bản đi, văn bản đến theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày;

     - Phần mềm cho phép đăng ký văn bản đến, văn bản đi theo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến; các sổ văn bản đi, văn bản đến được tách theo năm, trong mỗi sổ văn bản số thứ tự văn bản được tự động tăng dần;

     - Phần mềm cho phép gắn nội dung toàn văn của văn bản đi, văn bản đến dạng file text, file ảnh, file pdf…vào hệ thống;

     - Phần mềm cho phép quản lý, tra cứu văn bản đến, văn bản đi của đơn vị trong một cơ sở dữ liệu duy nhất;

      - Phần mềm có chức năng ký số văn bản đi, văn bản đến theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ;

     - Lập và quản lý hồ sơ công việc: phần mềm cho phép quản lý danh mục hồ sơ công việc của đơn vị theo từng năm, cho phép chọn văn bản từ các sổ văn bản đi, văn bản đến đưa vào hồ sơ công việc.

     Ngoài ra phần mềm có thể tích hợp với Trục liên thông của Bộ, Ngành, hoặc của tỉnh giúp việc gửi văn bản điện tử đáp ứng quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.

      2. Phân quyền sử dụng

     - Đối tượng quản trị hệ thống thực hiện phân quyền sử dụng, quản lý người dùng, thông tin hệ thống, cấu hình giao diện, form nhập dữ liệu…;

      - Mỗi người dùng sẽ được người quản trị hệ thống cung cấp một tài khoản truy cập gồm Tên đăng nhập và Mật khẩu truy cập vào phần mềm, tuỳ theo chức danh và quyền hạn của mình người dùng có quyền phù hợp;

      - Lãnh đạo cơ quan; Lãnh đạo đơn vị; Công chức, viên chức chuyên môn; Văn thư cơ quan sẽ được phân quyền sử dụng đúng với nhiệm vụ được giao theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

      3. Các lớp thông tin

      Thông tin trong hệ thống có thể được chia thành nhiều lớp cho phép từng đối tượng có thể tiếp cận. Mỗi người sử dụng được phép tiếp cận với các lớp thông tin tương ứng do người quản trị phân quyền theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

     4. Tính mở của Hệ thống

     - Hệ thống cho phép tạo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến theo từng năm, số thứ tự văn bản tự động nhảy theo sổ văn bản;

     - Quản lý hồ sơ công việc: cho phép người dùng quản lý danh mục hồ sơ công việc theo từng năm, quản lý văn bản trong hồ sơ công việc đến mức toàn văn của văn bản;

      - Hệ thống cho phép người dùng tự định nghĩa các trường tin mô tả văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc, văn bản trong hồ sơ công việc trên cơ sở danh mục các trường tin mẫu và bổ sung các trường tin có tính đặc thù:

     + Danh mục trường tin mẫu văn bản gồm các trường mô tả về văn bản ở các thể loại văn bản như như: Số thứ tự VB, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Tác giả, Cấp gửi, Nơi gửi, Phân loại, Tên loại, Đơn vị soạn, Nơi nhận, Ý kiến giải quyết, Đã xử lý, …;

     + Danh mục trường tin mẫu về hồ sơ công việc gồm các trường dữ liệu mô tả về hồ sơ công việc như: Tên cơ quan, đơn vị, Tên phòng ban, Chuyên viên lập hồ sơ, Hồ sơ số, Tiêu đề hồ sơ, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Thời hạn bảo quản,…;

      - Cho phép tự cấu hình trang hiển thị danh mục văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, văn bản trong hồ sơ công việc, form nhập thông tin về hồ sơ, văn bản: chọn trường hiển thị, thứ tự hiển thị của các trường, từ điển liên kết với các trường tin…;

     5. Báo cáo thống kê linh hoạt, nhanh chóng

      - Hệ thống hỗ trợ báo cáo dưới dạng Word (*.doc) để người dùng có thể tuỳ chỉnh trước khi in;

      - Hệ thống có hai chức năng tìm kiếm:

      + Tìm kiếm nhanh: cho phép người sử dụng tìm kiếm thông tin tại mỗi trang hiển thị danh mục văn bản, hồ sơ mà không cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm ở trường thông tin nào;

      + Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết quả tìm kiếm được chính xác hơn.

      III. BẢO MẬT

       Hệ thống được bảo đảm an ninh theo ba mức: mức mạng, mức cơ sở dữ liệu và mức ứng dụng:

       1. Mức mạng

      Hỗ trợ giao thức SSL (Secured Socket Layer): Là một ứng dụng tựa trên nền Web, Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc có thể dễ dàng tích hợp với giao thức SSL để mã hoá dữ liệu trên đường truyền. Trên một kết nối SSL, dữ liệu truyền giữa máy trạm (trình duyệt) và máy chủ (web server) sẽ được mã hoá từ điểm đầu đến điểm cuối và vì thế nội dung của chúng sẽ được bảo mật. Giao thức SSL được dùng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và tài chính trên mạng Internet.

       2. Mức CSDL

       Bảo mật ở mức cơ sở dữ liệu dựa vào cơ chế và chính sách bảo mật do hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server) cung cấp. Các tài khoản và vai trò khác nhau trong cơ sở dữ liệu sẽ được xác lập và duy trì thông qua các công cụ quản trị của Microsoft SQL Server.

      3. Mức ứng dụng:

      Người quản trị hệ thống có thể tạo một số lượng không hạn chế người dùng trong hệ thống. Mỗi người dùng trong hệ thống có thể được phân quyền trên ba hướng tiếp cận dữ liệu:

      - Tiếp cận theo chức năng hệ thống: người dùng có thể được thực hiện một trong 4 quyền như sau: Đọc dữ liệu, Nhập mới dữ liệu, Sửa dữ liệu, Xoá dữ liệu;

     - Tiếp cận theo lớp dữ liệu: hệ thống cho phép tổ chức thành các lớp dữ liệu, tuỳ thuộc quyền của người sử dụng mà có thể được truy xuất dữ liệu thuộc lớp nào.

      4. Các chức năng khác

  • Hệ thống có chức năng ghi nhật ký sử dụng: tự động ghi lại các thao tác của người sử dụng trong hệ thống để theo dõi;
  • Chức năng Backup dữ liệu cho phép người sử dụng sao lưu toàn bộ CSDL ra một file (.bak) và ghi vào các thiết bị lưu trữ tránh mất dữ liệu khi hệ thống có sự cố;
  • Tối ưu hóa dung lượng.

      IV. YÊU CẦU PHẦN CỨNG

       1. Hệ diều hành

       Window 2000 Server hoặc Window 2003 Server, nếu không cài trên môi trường mạng (dùng tại một máy) chỉ cần cài Window 2000 Profession hoặc Window XP Profession.

       Về phía người sử dụng cần trình duyệt Web Internet Explorer 6.0 trở lên.

       2. Hệ quản trị CSDL

       Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2008 trở lên

       3. Yêu cầu phần cứng

       - Tốc độ chíp CPU Core I3: 3GHz;

       - Dung lượng bộ nhớ RAM: 04GB trở lên;

       - Ổ cứng HDD tuỳ thuộc vào dung lượng dữ liệu, thường sử dụng 300GB;

       - Ổ ghi đĩa CD hoặc DVD để phục vụ backup dữ liệu ra đĩa;

       - Card mạng để nối máy tính vào mạng nội bộ hoặc ra ngoài Internet;

       - Máy quét (Scanner) để quét văn bản

       Trên đây là giới thiệu tổng quan về Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV, chi tiết xin được liện hệ với Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; địa chỉ: số 12 Đào tấn, Ba Đình, Hà Nội; ĐT: 024.37660370; 024.37669154; Email: tinhoc@archives.gov.vn

       Mong nhận được sự cộng tác của Quý cơ quan./.