10:11 AM 11/06/2020  |   Lượt xem: 501  | 

Vậy yếu tố Con người sẽ thay đổi ra sao? Câu trả lời đó phụ thuộc rất nhiều vào tư duy, sự sẵn sàng, quyết tâm của mỗi công chức, viên chức đang công tác trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

       Các nhà khoa học đã chỉ ra bốn yếu tố đóng vai trò then chốt trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, một ngành, một lĩnh vực cụ thể: Chính sách, Quy trình, Công nghệ và Con người. Trong đó, Con người là yếu tố trung tâm, thiết lập, chỉ đạo, điều phối và vận hành những yếu tố còn lại. Khi một trong bốn yếu tốt trên thay đổi, sẽ kéo theo sự thay đổi của ba yếu tố còn lại và dần dẫn sẽ thay đổi cả cơ quan, tổ chức, ngành, lĩnh vực sang một giai đoạn hoạt động mới.

       Đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ, trong những năm gần đây sự thay đổi yếu tố Công nghệ đã và đang tác động rất mạnh đến công tác văn thư lưu trữ. Đầu tiên là sự ra đời của máy tính, con người sử dụng máy tính để ghi lại và truyền đạt thông tin thay cho việc viết tay hay đánh máy chữ... sau đó, sự ra đời của Hệ thống máy tính nối mạng dẫn đến việc truyền đạt thông tin trong nội bộ cơ quan, tổ chức cũng được thực hiện thông qua mạng nội bộ... Tiếp đó, sự ra đời của Intenet như một cuộc cách mạng ào ạt, việc ghi tin, truyền đạt thông tin, xử lý thông tin và lưu trữ thông tin được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử và đang dần dần thay thế cho môi trường vật lý truyền thống. Thêm vào đó, công nghệ 4.0 với những ưu thế vượt trội về khả năng tích hợp, phân tích, nhận diện, chia sẻ và dự báo thông tin đã hoàn toàn lấn át những phương thức quản lý thông tin trên toàn thế giới. Nói cách khác, văn thư và lưu trữ điện tử đã và đang len lỏi, đan xen, thay thế một phần và rất có thể tiến tới thay thế hoàn toàn văn thư, lưu trữ truyền thống.

       Đối với Việt Nam, sự tác động của Công nghệ nói trên đã kéo theo sự thay đổi rõ ràng yếu tố Chính sách. Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã khẳng định giá trị pháp lý, giá trị làm chứng cứ, giá trị lịch sử của thông điệp dữ liệu. Tiếp đó, Nghị quyết 36c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 đưa ra vấn đề hiện đại hóa hành chính với chỉ tiêu: “đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện; hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến”. Luật Lưu trữ năm 2011 cũng lần đầu quy định về tài liệu lưu trữ điện tử và cụ thể hóa trong Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

       Đặc biệt, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 đã quy định một cách chính thức việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước qua Trục liên thông văn bản quốc gia; Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV bước đầu đặt nền móng cho công tác văn thư, lưu trữ điện tử. Gần đây nhất, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 đã quy định “Cơ quan, tổ chức có hệ thống đáp ứng yêu cầu của pháp luật sử dụng và lưu văn bản điện tử thay cho văn bản giấy”. Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày ngày 27 tháng 9 năm 2019 của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó đã chỉ rõ những tồn tại, hạn chế chung của quốc gia như: thể chế chính sách còn nhiều hạn chế, cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực chưa đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi số.... và nhấn mạnh việc chủ động áp dụng công nghệ số trong đào tạo nguồn nhân lực.

       Như vậy, có thể nói, sự thay đổi yếu tố Công nghệ đã dấn đến sự thay đổi Chính sách văn thư, lưu trữ. Từ đó, dẫn đến những thay đổi về Quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ, như: soạn thảo và ban hành văn bản điện tử, quản lý văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu (có thêm thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức).

       Vậy yếu tố Con người sẽ thay đổi ra sao? Câu trả lời đó phụ thuộc rất nhiều vào tư duy, sự sẵn sàng, quyết tâm của mỗi công chức, viên chức đang công tác trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và cụ thể là đối với từng đảng viên trong nhiệm kỳ 2020 - 2025. Sự thay đổi nguồn nhân lực là tất yếu theo đúng quy trình hoạt động và vận hành của cơ quan, tổ chức, ngành, lĩnh vực khi Công nghệ, Chính sách và Quy trình đã thay đổi. Điều đó đặt ra nhiệm vụ quan trọng đối với Đảng ủy Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhiệm kỳ tới trong việc xây dựng chiến lược, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ không những trong phạm vi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mà còn tham mưu Bộ Nội vụ trong việc xây dựng chương trình bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng đối với đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trong toàn quốc.

       Nhân Đại hội Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, liên quan đến nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh xay dựng Chính phủ điện tử, chính phủ số, tôi mạnh dạn đưa ra một số đề xuất sau đây:

       Một là: Đảng ủy Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần định hướng xây dựng tiêu chuẩn đối với từng vị trí việc làm tại Cục, các đơn vị thuộc Cục, vị trí việc làm văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu văn thư, lưu trữ điện tử. Trong đó, cần bổ sung yêu cầu cụ thể về kỹ năng công nghệ thông tin, kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành, kỹ năng xử lý thông tin trên môi trường mạng, kỹ năng sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội, kỹ năng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên môi trường mạng...  đối với công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

       Hai là: Căn cứ vào tiêu chuẩn vị trí việc làm, rà soát đánh giá tổng thể đội ngũ công chức, viên chức của Cục, các đơn vị thuộc Cục; công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nhà nước. Từ đó, Đảng ủy Cục chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực của Cục, các đơn vị thuộc Cục; đồng thời tham mưu Bộ Nội vụ xây dựng Đề án đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức nhà nước trong phạm vi toàn quốc.

       Ba là: Giao nhiệm vụ cho mỗi đảng viên là công chức, viên chức, người lao động tiên phong, chủ động trong việc tự đổi mới, từ việc thay đổi tư duy đến việc nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng công nghệ thông tin, kỹ năng giải quyết công việc trên môi trường mạng dần dần tạo lập thói quen mới, thích ứng và đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường mạng. Bên cạnh đó, đảng viên là công chức, viên chức cần nghiên cứu, tham mưu cho các cấp lãnh đạo các giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số tại cơ quan, đơn vị, lĩnh vực công tác.

       Tôi tin tưởng rằng, với quyết tâm đổi mới, sáng tạo, đoàn kết xây dựng văn thư, lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu của Chính phủ điện tử, Đại hội Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nhiệm kỳ 2020 – 2025 nhất định sẽ đặt ra những mục tiêu cụ thể, khả thi trong Nghị quyết và Đảng ủy Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ từng bước lãnh đạo, chỉ đạo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội đề ra.

TS. Nguyễn Thị Chinh (Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ)