08:38 AM 24/03/2020  |   Lượt xem: 155  | 

Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai đã tiến hành tổ chức nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu.

      Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai được thành lập theo Quyết định số 1771/QĐ-SNV của Sở Nội vụ ngày 09 tháng 12 năm 2015. Trung tâm Lưu trữ lịch sử có chức năng giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai trực tiếp quản lý tài liệu lịch sử; tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hiện, Trung tâm Lưu trữ  lịch sử đang quản lý hơn 200 phông tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính. Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai đã tiến hành tổ chức nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp những thông tin cần thiết cho cá nhân, tổ chức, phục vụ cho những mục đích  chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân.

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai.

          Với hơn 500 mét giá tài liệu của 209 phông, hàng năm, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai phục vụ gần 300 lượt người đến khai thác hồ sơ tài liệu. Đặc biệt, Trung tâm đã thực hiện việc cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu cho độc giả, các loại hồ sơ tài liệu như: bản khai thành tích, hồ sơ khen thưởng cho các cá nhân giúp xác minh được quá trình cống hiến của cá nhân trong kháng chiến. Ngoài ra, Trung tâm còn chứng thực các hồ sơ cấp đất, chứng nhận sở hữu nhà... Trung bình một năm, Trung tâm đã cấp hơn 1000 hồ sơ, tài liệu chứng thực lưu trữ và bản sao, trong đó 60% là chứng thực lưu trữ.

         Ngoài việc cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu lưu trữ, Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai còn phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc. Đây là một trong những loại hình phổ biến với những ưu thế nổi trội. Tuy điều kiện về cơ sở vật chất còn khó khăn, nhưng Trung tâm cũng đã cố gắng tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thác tài liệu tại chỗ, đồng thời, luôn cắt cử cán bộ phụ trách phòng đọc để sẵn sàng hỗ trợ cho độc giả. Chính vì vậy, hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và lưu trữ lịch sử tỉnh. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các viên chức lưu trữ, đồng thời gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Từ hình thức khai thác tài liệu này, viên chức lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại… Trung tâm cũng đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu của các phông tài liệu để đưa ra phục vụ độc giả tại phòng đọc, giúp độc giả tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

         Một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan trọng khác và có tác động chủ động đến với độc giả là công bố, giới thiệu tài liệu. Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong những năm qua, tài liệu được công bố là những tài liệu thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với ngày Thương binh Liệt sĩ (27/7), Hồ sơ cán bộ đi B và hồ sơ Khen thưởng kháng chiến...Thông qua việc làm này, đã chuyển đi những thông điệp về các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đối với người có công với cách mạng, đồng thời cũng giúp nhiều người được nhà nước giải quyết chế độ chính sách thông qua tài liệu lưu trữ...

         Ngày nay, khi cách mạng công nghiệp ngày càng phát triển và ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành nghề thì hoạt động lưu trữ cũng không nằm ngoài vòng xoay ấy. Hoạt động lưu trữ cũng đang dần chuyển dịch từ cách thức truyền thống sang tự động hóa. Trung tâm Lưu trữ tỉnh Gia Lai đã và đang triển khai đề án số hóa tài liệu lưu trữ, đề án này sẽ tiến tới một bước lâu dài trong việc tổ chức bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu cho độc giả một cách hiệu quả nhất; tối giản việc phải di chuyển để đến Trung tâm khai thác, rút ngắn khoảng cách về không gian và thời gian khi tiến hành việc phục vụ khai thác tài liệu trực tuyến cho độc giả. Đây là một cố gắng lớn trong công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu của Trung tâm và giúp cho công tác lưu trữ bắt kịp nhịp với công cuộc hiện đại hóa của đất nước.

         Bên cạnh những hình thức đã được vận dụng triển khai, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai vẫn cần phải nỗ lực hơn nữa để phong phú hóa hơn các hình thức như: việc tổ chức xây dựng, xuất bản ấn phẩm lưu trữ, tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, thông báo nội dung tài liệu; xây dựng những thước phim giới thiệu về công tác lưu trữ hoặc xây dựng các mô hình để đưa Trung tâm Lưu trữ là một trong những điểm nhấn của du lịch tỉnh; là nơi để du khách dừng chân, là nơi để các thế hệ sinh viên, học sinh đến tham quan, học hỏi có như vậy tài liệu lưu trữ mới thực sự phát huy được giá trị của mình.

 

 

 Công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai tại Kho Lưu trữ lịch sử của Trung tâm.

 

         Nhìn chung, việc tổ chức khai thức sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai đã thực hiện đúng theo các quy định của Ngành về quy trình, quy định với khá nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu. Trung tâm Lưu trữ  lịch sử tỉnh Gia Lai luôn ý thức được trách nhiệm của mình trong việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với khối tài liệu đang quản lý, bởi vì tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội./.

Thu Hương (Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai)