04:56 PM 07/02/2020  |   Lượt xem: 3829  | 

       I. Vị trí và chức năng

       1. Văn phòng Cục là đơn vị chức năng thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng tham mưu giúp Cục trưởng tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động chung của Cục; tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, điều phối chương trình làm việc của Cục trưởng và các Phó Cục trưởng, các đơn vị chức năng và sự nghiệp công lập thuộc Cục theo chương trình, kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Cục trưởng.

       Tham mưu, quản lý và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng; văn thư, lưu trữ; Thường trực Ban Chỉ đạo xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; quản trị công sở, ngân sách, tài chính, kế toán - tài vụ, phục vụ hậu cần.

       2. Văn phòng Cục có tư cách pháp nhân, có con dấu, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng theo quy định của pháp luật.

        II. Nhiệm vụ và quyền hạn

       Văn phòng Cục tham mưu giúp Cục trưởng thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

       1. Công tác thông tin tổng hợp

       a) Chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản và ra thông báo kết luận các cuộc họp, các cuộc giao ban công tác của Cục và các buổi làm việc của Lãnh đạo Cục với các cơ quan, tổ chức khi Lãnh đạo Cục yêu cầu.

       b) Xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình công tác của Cục;

       c) Xây dựng chương trình, lịch làm việc của Lãnh đạo Cục.

       2. Công tác thi đua, khen thưởng

       a) Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của Cục;

       b) Quản lý thống nhất và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Cục và ngành văn thư, lưu trữ;

       3. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước về văn thư, lưu trữ của Cục

       a) Tiếp nhận, bóc bì, phân loại, đăng ký, trực tiếp xử lý hoặc theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến trên sổ hoặc trên phần mềm quản lý, sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, lập và lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống văn bản của Cục;

       b) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi trước khi trình Lãnh đạo Cục trên phần mềm quản lý, sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, lập và lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống văn bản; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản; đăng ký văn bản đi; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có); làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi và lưu văn bản đi;

       c) Lập Danh mục hồ sơ của Cơ quan Cục; kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Cục;

       d) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định, bảo vệ bí mật Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Cục theo quy định của pháp luật;

       đ) Sao chụp văn bản, tài liệu phục vụ công tác chung của Cục; cung cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Cục;

       e) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Cục và Văn phòng Cục;

       g) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị; thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; bảo vệ, bảo quản an toàn; phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật;

       h) Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Cục.

       4. Thường trực Hội đồng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001 của Cục và Cơ quan Cục;

       5. Tiếp công dân; giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền của Cục trưởng.

       6. Thực hiện công tác kế toán, tài vụ của Cơ quan Cục

       a) Hướng dẫn các đơn vị chức năng xây dựng dự toán thu, chi các nhiệm vụ đặc thù, các dự án, đề án, chương trình mục tiêu, đoàn ra, đoàn vào theo quy định của pháp luật;

       b) Lập dự toán và tổng hợp thu, chi ngân sách hàng năm của cơ quan Cục; quản lý thu, chi các nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên theo quy định của Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

       c) Quản lý các dự án về sửa chữa, cải tạo trụ sở cơ quan Cục theo quy định của pháp luật, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

       d) Thực hiện quản lý trụ sở và tài sản của cơ quan Cục.

       đ) Tổ chức thực hiện việc kiểm kê tài sản định kỳ hàng năm, lập báo cáo kiểm kê, gửi các cơ quan có liên quan theo quy định; tổ chức việc thanh lý, nhượng bán, điều chuyển tài sản, dụng cụ, phương tiên, trang thiết bị của cơ quan Cục theo quy định của pháp luật;

       e) Tổ chức công tác kế toán theo quy định của pháp luật;

       g) Lập báo cáo quyết toán NSNN định kỳ, đột xuất, chuyên đề theo quy định của pháp luật và cơ quan quản lý có thẩm quyền;

       h) Điều chỉnh sổ sách kế toán sau khi có quyết định phê duyệt quyết toán của Cục trưởng;

       i) Thực hiện chế độ thống kê báo cáo theo quy định của pháp luật;

       k) Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, báo cáo, sổ sách chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.

       7. Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở, phục vụ hậu cần

       a) Trình Cục trưởng quyết định chủ trương, biện pháp hiện đại hóa công sở; lập kế hoạch, tổ chức cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì trụ sở Cục theo quy định của pháp luật, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

       b) Đảm bảo phương tiện đi công tác và các điều kiện làm việc của công chức, người lao động trong Cơ quan Cục theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Cục;

       c) Chủ trì và phối hợp với các đơn vị có liên quan bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật, lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Cục;

       d) Tổ chức khám bệnh cho công chức và người lao động các đơn vị chức năng thuộc Cục; thực hiện công tác vệ sinh môi trường tại trụ sở Cục;

       đ) Phối hợp với Ban Chấp hành Công đoàn Cơ quan Cục tổ chức ăn trưa cho công chức và người lao động làm việc tại Văn phòng và các đơn vị chức năng;

       e) Làm nhiệm vụ thường trực, bảo vệ và thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai; bảo đảm trật tự, an toàn trụ sở Cục;

       8. Quản lý công chức, người lao động của Văn phòng theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;

       9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

       III. Lãnh đạo Văn phòng

       1. Văn phòng Cục có Chánh Văn phòng và không quá 02 Phó Chánh Văn phòng.

       2. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.